Comment créer un planning de cours que vous n'avez pas à republier chaque semaine

Darío enseigne le taekwondo à Ciudad Juárez depuis neuf ans, à l’Academia Dragón Rojo. Chaque dimanche soir, il fait toujours la même chose : il ouvre Canva, modifie l’image du planning avec les changements de la semaine — que la ceinture bleue ait bougé d’une demi-heure, qu’il y ait un cours spécial le samedi — puis la republie dans son statut WhatsApp et sur Facebook. Le mardi, quelqu’un lui écrit : « Le cours de 18 h, c’est toujours 18 h ? » Il l’avait déjà changé pour 18 h 30 depuis dimanche, mais cette personne a vu l’ancienne image qu’une camarade ceinture blanche lui a retransférée.

Ce problème a un nom : une image ne se met pas à jour pour tout le monde en même temps, et il y a toujours quelqu’un avec la version de la semaine passée gardée sur son téléphone. Ce dont Darío a besoin, ce n’est pas d’un calendrier plus joli. C’est un planning de cours qui se monte une fois et se répète tout seul.

Qu’est-ce qu’un planning de cours récurrent ?

Un planning de cours récurrent est un tableau qui affiche les cours que vous répétez semaine après semaine, sans date de calendrier derrière : chaque ligne vit dans un jour de la semaine et une heure, pas dans un « 24 septembre ». Il se crée une seule fois et reste valable jusqu’à ce que vous le modifiiez ou le supprimiez — contrairement à un événement, qui correspond à une date précise et se termine ce jour-là.

C’est exactement l’inverse de l’image que publie Darío, où chaque semaine est un nouveau fichier. Ici, le cours de ceinture blanche du lundi est une seule ligne qui existe une fois et se répète toute seule, lundi après lundi, sans que personne n’ait à la ressaisir.

Quelles informations comporte chaque cours ?

Sur les neuf colonnes que peut comporter chaque cours dans le planning, seules trois sont obligatoires : le titre, le jour de la semaine et l’heure de début. Les autres sont celles qui font qu’on décide d’y aller : la durée, la salle, avec qui et pour quel niveau.

Darío saisit ainsi le cours de ceinture blanche du lundi : titre « Ceinture blanche et jaune », jour lundi, heure 18 h, durée 60 minutes, salle « Tatami 1 », niveau « Ceinture blanche et jaune » à nouveau (pour qu’on le lise d’un coup d’œil dans la liste) et lui-même comme instructeur. Neuf informations, saisies une seule fois, pas chaque dimanche.

À quoi ressemble votre planning à l’intérieur ?

Ce n’est pas une liste de lignes de haut en bas. À l’intérieur, ça ressemble à une grille du lundi au dimanche, avec chaque cours dans la colonne de son jour et classé par heure — comme l’emploi du temps d’une école, pas comme une feuille Excel à lire ligne par ligne. Darío y voit, d’un coup d’œil, qu’il a un créneau libre le mardi à 18 h et que le jeudi est déjà complet à partir de l’après-midi.

Est-ce que ça se connecte au prix que vous facturez déjà ?

Si votre page a déjà une liste de Services avec des prix — par exemple « Taekwondo enfants, 650 $ par mois » —, vous pouvez lier chaque cours à ce service au lieu de réécrire le nom et le prix à la main. Le nom, la photo et le prix du cours viennent directement de là. Le jour où vous augmentez la mensualité à 700 $, elle se met à jour toute seule dans chaque ligne du planning qui utilise ce service : vous n’avez pas à corriger cours par cours un chiffre qui se répète dix fois.

Quand dois-je activer la capacité par cours ?

La règle est la même que pour n’importe quelle entreprise proposant des cours : tant que vous n’avez jamais eu à dire à personne « il n’y a plus de place », laissez-le sans capacité définie. C’est un planning informatif et les gens continuent de s’inscrire par WhatsApp, comme toujours — ajouter un chiffre à ce stade ne fait qu’ajouter une étape à quelqu’un qui allait de toute façon venir.

Le jour où le Tatami 1 sera plein et que quelqu’un restera debout à la porte, vous mettrez un chiffre sur ce cours — quinze, vingt, ce qui rentre — et à partir de là, ça se compte tout seul. Chaque semaine compte à part : si le lundi se remplit, ça n’affecte pas le lundi suivant, qui rouvre avec la capacité au complet. Sur la page, les gens voient « 12 places sur 15 » tant qu’il reste de la place, avec un bouton pour réserver ; une fois complet, le bouton affiche « Complet » et ne se laisse plus cliquer.

Est-ce la même chose qu’un système de rendez-vous ou qu’un forfait de cours ?

Non, et il vaut mieux bien les distinguer, car chacun résout un problème différent. Un système de rendez-vous réserve un créneau pour une seule personne, comme prendre rendez-vous chez le dentiste. Un planning de cours récurrent, c’est l’inverse : la même heure, le même cours, pour tout le groupe qui peut y tenir, semaine après semaine. Et un forfait de cours prépayé, c’est encore autre chose : il compte combien de visites il reste à votre élève, pas dans quelle salle ni à quelle heure est son prochain cours. Les trois peuvent coexister sur la même page, chacun réglant sa part du problème.

À quoi ça ressemble en pratique

Voici comment Darío l’a décrit à Proyecta :

« Academia Dragón Rojo, à Ciudad Juárez. J’enseigne le taekwondo : ceinture blanche et jaune les lundis et mercredis à 18 h au Tatami 1, capacité de quinze ; ceinture verte et plus les mardis et jeudis à 19 h, capacité de douze, au Tatami 2. Les cours pour enfants coûtent 650 $ par mois et je les ai déjà dans mes services. Je veux un bouton WhatsApp et la carte de l’endroit où nous sommes. »

Le résultat est un planning réel et publié, en grille, par jour, avec la capacité qui se compte toute seule chaque semaine. Il n’y a plus d’image à republier un dimanche soir, et personne ne lui redemande si le cours de 18 h, c’est toujours 18 h.

Si votre entreprise a déjà des cours qui se répètent chaque semaine, commencez par les décrire à Proyecta comme vous les raconteriez à un nouvel élève : quels jours, à quelle heure, avec qui. La capacité et le lien avec vos prix, vous les ajoutez le jour où vous en aurez besoin, pas avant.