Jak zrobić plan zajęć, którego nie trzeba przesyłać na nowo co tydzień
Cykliczny plan zajęć to tabela, która powtarza się co tydzień bez stałej daty, ułożona raz, z opcjonalnym limitem miejsc na zajęcia — bez konieczności przesyłania jej na nowo w każdy poniedziałek.
Darío od dziewięciu lat uczy taekwondo w Ciudad Juárez, w Akademii Dragón Rojo. Każdej niedzieli wieczorem robi to samo: otwiera Canvę, edytuje obrazek z planem zajęć, wprowadzając zmiany na dany tydzień — że niebieski pas przesunął się o pół godziny, że w sobotę są zajęcia specjalne — i wrzuca go na swój status WhatsApp oraz na Facebooka. We wtorek ktoś do niego pisze: „Czy zajęcia o 18 dalej są o 18?”. On już zmienił je na 18:30 w niedzielę, ale ta osoba widziała starą wersję, którą przesłała jej koleżanka z białym pasem.
Ten problem ma nazwę: obrazek nie aktualizuje się dla wszystkich w tym samym momencie, a zawsze znajdzie się ktoś z wersją z zeszłego tygodnia zapisaną w telefonie. Darío nie potrzebuje ładniejszego kalendarza. Potrzebuje planu zajęć, który układa się raz, a potem powtarza się sam.
Czym jest cykliczny plan zajęć?
Cykliczny plan zajęć to tabela pokazująca zajęcia, które powtarzasz tydzień w tydzień, bez konkretnej daty w tle: każdy wiersz istnieje w dniu tygodnia i o określonej godzinie, a nie „24 września”. Układasz go raz i pozostaje aktualny, dopóki go nie zmienisz albo nie usuniesz — w przeciwieństwie do wydarzenia, które ma konkretną datę i kończy się tego samego dnia.
To dokładne przeciwieństwo obrazka, który wrzuca Darío, gdzie każdy tydzień to nowy plik. Tutaj poniedziałkowa klasa białego pasa to jeden wiersz, który istnieje raz i powtarza się sam, poniedziałek za poniedziałkiem, bez konieczności wpisywania go od nowa.
Jakie dane ma każda klasa?
Spośród dziewięciu kolumn, jakie może mieć każda klasa w planie, tylko trzy są obowiązkowe: tytuł, dzień tygodnia i godzina rozpoczęcia. Pozostałe to te, które sprawiają, że ktoś decyduje się przyjść: jak długo trwają zajęcia, w jakiej sali, z kim i dla jakiego poziomu.
Poniedziałkowe zajęcia białego pasa Darío wpisuje tak: tytuł „Biało-żółty pas”, dzień poniedziałek, godzina 18:00, czas trwania 60 minut, sala „Tatami 1”, poziom ponownie „Biało-żółty pas” (żeby dało się to odczytać na pierwszy rzut oka na liście) i instruktor — on sam. Dziewięć danych, wpisanych raz, a nie co niedzielę.
Jak wygląda Twój plan zajęć od środka?
To nie jest lista wierszy od góry do dołu. Od środka wygląda jak siatka od poniedziałku do niedzieli, z każdą klasą w kolumnie swojego dnia, ułożoną według godziny — jak plan lekcji w szkole, a nie arkusz Excela, który trzeba czytać wiersz po wierszu. Dzięki temu Darío widzi na pierwszy rzut oka, że we wtorek ma wolne o 18, a czwartek jest już zajęty od popołudnia.
Czy to łączy się z ceną, którą już pobierasz?
Jeśli Twoja strona ma już listę Usług z cenami — na przykład „Taekwondo dla dzieci, $650 miesięcznie” — możesz połączyć każdą klasę z tą usługą zamiast wpisywać nazwę i cenę ręcznie od nowa. Nazwa, zdjęcie i cena klasy pobierane są wtedy prosto stamtąd. Gdy podniesiesz miesięczny abonament do $700, aktualizuje się sam w każdym wierszu planu, który korzysta z tej usługi: nie musisz wchodzić klasa po klasie, żeby poprawić liczbę, która powtarza się dziesięć razy.
Kiedy powinienem włączyć limit miejsc na zajęcia?
Zasada jest taka sama jak w każdym biznesie z zajęciami: dopóki nigdy nie musiałeś nikomu powiedzieć „już nie ma miejsca”, zostaw to bez limitu. To informacyjny plan zajęć, a ludzie nadal zapisują się przez WhatsApp, tak jak zawsze — dodanie tam liczby tylko dokłada zbędny krok komuś, kto i tak by przyszedł.
Tego dnia, gdy Tatami 1 się zapełni i ktoś zostanie stojąc w drzwiach, nadajesz tym zajęciom liczbę — piętnaście, dwadzieścia, ile się zmieści — i od tego momentu zaczyna się liczyć sama. Każdy tydzień liczy się osobno: jeśli poniedziałek się zapełni, nie wpływa to na kolejny poniedziałek, który znów otwiera się z pełnym limitem. Na stronie ludzie widzą „12 z 15 miejsc”, dopóki jest wolne miejsce, oraz przycisk, żeby je zarezerwować; gdy limit się wyczerpie, przycisk pokazuje „Brak miejsc” i nie da się już go kliknąć.
Czy to to samo co system rezerwacji wizyt albo pakiet zajęć?
Nie, i warto je rozróżnić, bo każdy rozwiązuje coś innego. System rezerwacji wizyt rezerwuje godzinę dla jednej osoby, jak umówienie się do dentysty. Cykliczny plan zajęć działa odwrotnie: ta sama godzina, te same zajęcia, dla całej grupy, która się zmieści, tydzień w tydzień. A przedpłacony pakiet zajęć to jeszcze coś innego: liczy, ile wizyt zostało Twojej uczennicy, a nie w jakiej sali czy o której godzinie są jej kolejne zajęcia. Wszystkie trzy mogą współistnieć na tej samej stronie, każde odpowiadając za swoją część.
Jak to wygląda w praktyce
Tak Darío opisał to platformie Proyecta:
„Akademia Dragón Rojo, w Ciudad Juárez. Uczę taekwondo: biało-żółty pas w poniedziałki i środy o 18:00 na Tatami 1, limit piętnaście osób; zielony pas i wyżej we wtorki i czwartki o 19:00, limit dwanaście osób, na Tatami 2. Zajęcia dla dzieci kosztują $650 miesięcznie i mam je już w moich usługach. Chcę przycisk WhatsApp i mapę z lokalizacją.”
Powstaje z tego prawdziwy, opublikowany plan zajęć — w siatce, według dni, z limitem miejsc liczącym się samodzielnie co tydzień. Nie ma już obrazka do przesyłania w niedzielny wieczór, i nikt więcej nie pyta, czy zajęcia o 18 dalej są o 18.
Jeśli Twój biznes ma już zajęcia, które powtarzają się co tydzień, zacznij od opisania ich platformie Proyecta tak, jak opowiedziałbyś o nich nowemu uczniowi: w jakie dni, o której godzinie, z kim. Limit miejsc i połączenie go z cenami dodasz w dniu, w którym będą Ci potrzebne, nie wcześniej.