So erstellst du einen Kursplan, den du nicht jede Woche neu hochladen musst
Ein wiederkehrender Kursplan ist eine Tabelle, die sich jede Woche ohne festes Datum wiederholt, einmal erstellt wird, optionale Platzbegrenzung pro Kurs haben kann und die du nicht jeden Montag neu hochladen musst.
Darío unterrichtet seit neun Jahren Taekwondo in Ciudad Juárez, in der Academia Dragón Rojo. Jeden Sonntagabend macht er dasselbe: Er öffnet Canva, bearbeitet das Bild mit dem Stundenplan mit den Änderungen der Woche – mal hat sich der blaue Gürtel um eine halbe Stunde verschoben, mal gibt es samstags eine Sonderstunde – und lädt es in seinen WhatsApp-Status und auf Facebook hoch. Am Dienstag schreibt ihm jemand: „Ist der Kurs um 6 noch um 6?” Er hatte ihn seit Sonntag schon auf 6:30 geändert, aber diese Person hatte das alte Bild gesehen, das ihr eine Trainingspartnerin mit weißem Gürtel weitergeleitet hatte.
Dieses Problem hat einen Namen: Ein Bild aktualisiert sich nicht für alle gleichzeitig, und es gibt immer jemanden mit der Version der Vorwoche gespeichert auf dem Handy. Was Darío braucht, ist kein hübscherer Kalender. Es ist ein Kursplan, der einmal erstellt wird und sich von selbst wiederholt.
Was ist ein wiederkehrender Kursplan?
Ein wiederkehrender Kursplan ist eine Tabelle, die die Kurse zeigt, die du Woche für Woche wiederholst, ohne ein Kalenderdatum dahinter: Jede Zeile lebt an einem Wochentag und zu einer Uhrzeit, nicht an einem „24. September”. Er wird einmal erstellt und bleibt gültig, bis du ihn änderst oder löschst – im Gegensatz zu einem Termin, der ein konkretes Datum ist und an diesem Tag endet.
Das ist genau das Gegenteil des Bildes, das Darío hochlädt, bei dem jede Woche eine neue Datei ist. Hier ist der Kurs für den weißen Gürtel montags eine einzige Zeile, die einmal existiert und sich von selbst wiederholt, Montag für Montag, ohne dass jemand sie neu eintippen muss.
Welche Daten trägt jeder Kurs?
Von den neun Spalten, die jeder Kurs im Stundenplan haben kann, sind nur drei Pflicht: der Titel, der Wochentag und die Uhrzeit, zu der er beginnt. Die anderen sind die, die darüber entscheiden, ob jemand hingeht: wie lange er dauert, in welchem Saal, mit wem und für welches Niveau.
Darío erfasst den Montagskurs für weißen Gürtel so: Titel „Weißer und gelber Gürtel”, Tag Montag, Uhrzeit 18:00 Uhr, Dauer 60 Minuten, Saal „Tatami 1”, Niveau „Weißer und gelber Gürtel” nochmal (damit man es auf einen Blick in der Liste lesen kann) und als Trainer er selbst. Neun Angaben, einmal erfasst, nicht jeden Sonntag.
Wie sieht dein Stundenplan von innen aus?
Es ist keine Liste von Zeilen von oben nach unten. Von innen sieht er aus wie ein Raster von Montag bis Sonntag, mit jedem Kurs in der Spalte seines Tages und nach Uhrzeit sortiert – wie der Stundenplan einer Schule, nicht wie eine Excel-Tabelle, die man Zeile für Zeile lesen muss. Darío sieht dort auf einen Blick, dass er dienstags um 6 eine Lücke hat und donnerstags ab dem Nachmittag schon voll ist.
Lässt er sich mit dem Preis verbinden, den du schon berechnest?
Wenn deine Seite bereits eine Liste mit Dienstleistungen und Preisen hat – zum Beispiel „Kinder-Taekwondo, $650 im Monat” –, kannst du jeden Kurs mit dieser Dienstleistung verknüpfen, statt Namen und Preis erneut von Hand einzutippen. Name, Foto und Preis des Kurses werden direkt von dort übernommen. Am Tag, an dem du den Monatsbeitrag auf $700 erhöhst, aktualisiert er sich von selbst in jeder Zeile des Stundenplans, die diese Dienstleistung nutzt: Du musst nicht Kurs für Kurs eine Zahl korrigieren, die sich zehnmal wiederholt.
Wann sollte ich die Platzbegrenzung pro Kurs aktivieren?
Die Regel ist dieselbe wie für jedes Unternehmen mit Kursen: Solange du noch nie jemandem sagen musstest „es gibt keinen Platz mehr”, lass sie aus. Es ist ein informativer Stundenplan, und die Leute melden sich weiterhin per WhatsApp an, wie immer – eine Zahl dort einzufügen, bringt nur einen zusätzlichen Schritt für jemanden, der sowieso schon kommen wollte.
An dem Tag, an dem Tatami 1 voll wird und jemand an der Tür stehen bleibt, gibst du diesem Kurs eine Zahl – fünfzehn, zwanzig, was reinpasst –, und ab da zählt es von selbst. Jede Woche zählt separat: Wenn der Montag voll ist, betrifft das nicht den folgenden Montag, der wieder mit vollständiger Kapazität öffnet. Auf der Seite sehen die Leute „12 von 15 Plätzen”, solange Platz ist, und einen Button, um ihn zu reservieren; wenn er voll ist, steht auf dem Button „Ausgebucht” und er lässt sich nicht mehr anklicken.
Ist das dasselbe wie ein Terminsystem oder ein Kurspaket?
Nein, und es lohnt sich, sie zu unterscheiden, weil jedes etwas anderes löst. Ein Terminsystem reserviert eine Stunde für eine einzelne Person, wie einen Zahnarzttermin. Ein wiederkehrender Kursplan ist umgekehrt: dieselbe Uhrzeit, derselbe Kurs, für die ganze Gruppe, die reinpasst, Woche für Woche. Und ein vorausbezahltes Kurspaket ist nochmal etwas anderes: Es zählt, wie viele Besuche deiner Schülerin noch bleiben, nicht in welchem Saal oder zu welcher Uhrzeit ihr nächster Kurs ist. Alle drei können auf derselben Seite nebeneinander bestehen, jedes löst seinen eigenen Teil.
Wie sieht das in der Praxis aus
So beschrieb es Darío gegenüber Proyecta:
„Academia Dragón Rojo, in Ciudad Juárez. Ich unterrichte Taekwondo: weißer und gelber Gürtel montags und mittwochs um 18 Uhr im Tatami 1, Platz für fünfzehn; grüner Gürtel und höher dienstags und donnerstags um 19 Uhr, Platz für zwölf, im Tatami 2. Die Kinderkurse kosten $650 im Monat, die habe ich schon in meinen Dienstleistungen. Ich möchte einen WhatsApp-Button und die Karte, wo wir sind.”
Heraus kommt ein echter, veröffentlichter Stundenplan, als Raster, nach Tag, mit einer Platzzählung, die sich jede Woche von selbst zurücksetzt. Es gibt kein Bild mehr, das sonntagabends neu hochgeladen werden muss, und niemand fragt Darío je wieder, ob der Kurs um 6 noch um 6 ist.
Wenn dein Unternehmen bereits Kurse hat, die sich jede Woche wiederholen, beginne damit, sie Proyecta genau so zu beschreiben, wie du sie einem neuen Schüler erzählen würdest: welche Tage, zu welcher Uhrzeit, mit wem. Die Platzbegrenzung und die Verknüpfung mit deinen Preisen fügst du an dem Tag hinzu, an dem du sie brauchst – nicht vorher.