Como criar um pacote de aulas sem controlar tudo na mão

Paola tem um estúdio de pilates em Hermosillo com seis reformers. Vendia o pacote de oito aulas em dinheiro e controlava tudo numa folha colada na recepção, com uma marquinha por aula. Numa segunda-feira, uma aluna disse que ainda tinha três aulas. A folha dizia uma. Nenhuma das duas tinha como provar, e Paola deixou as três para não perder a aluna.

Isso acontece com qualquer estúdio que vende aulas por adiantado. A aluna não mentiu, e a folha também não. A conta vivia em três lugares ao mesmo tempo, e nenhum deles mandava.

O que é um pacote de aulas e por que a conta sempre desanda?

Um pacote de aulas é um número fixo de aulas que a sua aluna paga adiantado e vai gastando a cada vez que vem. É bom para ela porque cada aula sai mais barata, e é bom para você porque recebe antes de prestar o serviço.

A conta desanda porque ninguém mantém um único controle. Você tem a folha, sua aluna tem a memória dela e o chat tem os “me reserva quinta?”. Basta uma aula marcada pelo WhatsApp que ninguém anotou, ou anotada duas vezes, para que as três versões deixem de bater.

Quantas aulas cada pacote deve ter?

Com três opções quase sempre dá certo: uma aula avulsa, um pacote pequeno e um grande, por exemplo de 1, 5 e 10 aulas. Mais opções confundem, e com menos não sobra nada para comparar.

O que faz elas venderem é a diferença aparecer em dinheiro. Um exemplo com preços redondos:

• Aula avulsa: $180.
• Pacote de 5 aulas: $800, ou seja, $160 por aula.
• Pacote de 10 aulas: $1,500, ou seja, $150 por aula.

Escreva o preço por aula junto ao total. Sua aluna não vai fazer a divisão, e “$150 a aula” convence mais do que “$1,500”. Os números são seus; o que importa é que cada degrau baixe um pouco o preço por aula sem deixar a aula avulsa parecendo ridícula, porque é ela que serve de teste para quem ainda não te conhece.

Que regras você escreve antes de vender?

Três: se o pacote vence, o que acontece quando alguém cancela ou falta, e se dá para compartilhar. Escreva-as antes de definir o preço, porque quase toda discussão sobre pacote é por causa de uma regra que ninguém escreveu.

A de Paola ficou assim, na descrição de cada pacote:

“As aulas não vencem. A aula é contada quando você reserva o seu lugar, compareça ou não. O pacote é pessoal.”

Nenhuma delas é a “certa”. Tem estúdio que coloca validade de dois meses para as pessoas virem com frequência, e outros que deixam compartilhar o pacote com a mãe ou o parceiro. O que não pode acontecer é a regra aparecer pela primeira vez no meio da discussão, com a aluna na porta.

Como o seu site controla essa conta?

Descontando uma aula cada vez que sua aluna reserva o lugar, na mesma hora, e mostrando o saldo dela na conta. Assim não existem mais três versões da conta, só uma.

Paola descreveu assim na Proyecta: “um site para o meu estúdio de pilates em Hermosillo, com horário de aulas, vaga para seis por aula, aula avulsa e pacotes de 5 e 10 aulas, com pagamento por cartão”. Saiu um site publicado, com o link dele, e um painel para administrar tudo.

No painel, os pacotes ficam numa seção chamada Pacotes de créditos. Cada um tem o nome, o preço, quantos créditos inclui (quantas aulas), para que servem esses créditos, aulas ou agendamentos, e uma descrição, que é onde entram as suas três regras.

Do lado da sua aluna, acontece isto:

1. Compra o pacote com cartão pelo site, e as aulas ficam creditadas na conta dela.
2. Escolhe a aula e a data. Vê quantas vagas restam, reserva e aparece “Vaga reservada”. Nesse momento uma aula é descontada.
3. Na conta dela, junto das reservas, vê “Créditos disponíveis” com o número, por exemplo “Aulas: 7”. Ela não precisa mais te perguntar.
4. Se as aulas acabarem, ao tentar reservar aparece “Você não tem aulas disponíveis. Compre um pacote primeiro.”

Você, na aba Aulas, escolhe a aula e a data e vê a lista de inscritas. Essa lista substitui a folha da recepção.

O que acontece se uma aluna cancelar?

A vaga é liberada para outra aluna, mas a aula não volta para ela. Hoje o site desconta no momento da reserva e não devolve o crédito quando uma inscrição é cancelada.

Por isso a regra de Paola diz “a aula é contada quando você reserva”: é exatamente o que o site dela faz, e a aluna lê isso antes de pagar. Se você preferir perdoar cancelamentos feitos com antecedência, pode, mas essa exceção hoje você resolve por conta própria, fora do controle do site.

O mesmo vale para a validade. O site não coloca data de vencimento nos créditos, então “as aulas não vencem” é a regra que se cumpre sozinha. Se você preferir uma validade de dois meses, pode escrever essa regra, mas quem faz ela valer é você.

Uma regra que o seu site já cumpre sozinho não gera discussão. Uma que depende de você volta a ser a folha da recepção.

Antes de colocar o preço

Escreva hoje as três regras do seu pacote de aulas, uma por linha. Depois leia para a aluna com quem você mais teve dificuldade de fechar a conta e pergunte o que ela entendeu. O que ela responder diferente do que você quis dizer é o que falta no texto.

Quando tiver as regras prontas, descreva o seu estúdio na Proyecta, com o seu horário, as suas vagas, os seus pacotes e essas três regras, e publique. Está em proyecta.dev.