Comment créer un forfait de cours sans faire les comptes à la main

Paola a un studio de pilates à Hermosillo avec six reformers. Elle vendait son forfait de huit cours en espèces et tenait les comptes sur une feuille collée à la réception, avec un petit crochet par cours. Un lundi, une élève lui a dit qu’il lui en restait trois. La feuille disait un. Aucune des deux n’avait de quoi le prouver, et Paola lui a laissé les trois pour ne pas la perdre.

Ça arrive à n’importe quel studio qui vend des cours d’avance. L’élève n’a pas menti, et la feuille non plus. Le compte vivait à trois endroits en même temps, et aucun ne faisait autorité.

Qu’est-ce qu’un forfait de cours, et pourquoi finit-il par ne plus être juste ?

Un forfait de cours, c’est un nombre fixe de cours que ton élève paie d’avance et qu’elle dépense à chaque fois qu’elle vient. C’est avantageux pour elle parce que chaque cours lui revient moins cher, et pour toi parce que tu es payée avant même de donner le service.

Ça se dérègle parce que personne ne tient un compte unique. Toi tu as ta feuille, ton élève a sa mémoire, et le chat a ses « tu me réserves jeudi ? ». Il suffit d’un cours réservé par WhatsApp que personne n’a coché, ou coché deux fois, pour que les trois versions cessent de coïncider.

Combien de cours doit contenir chaque forfait ?

Avec trois options, ça suffit presque toujours : un cours à l’unité, un petit forfait et un grand, par exemple de 1, 5 et 10 cours. Trop d’options embrouillent, et avec moins, il n’y a rien à comparer.

Ce qui les fait vendre, c’est que la différence se voie en pesos. Un exemple avec des prix ronds :

Cours à l’unité : $180.
Forfait de 5 cours : $800, soit $160 le cours.
Forfait de 10 cours : $1 500, soit $150 le cours.

Écris le prix par cours à côté du total. Ton élève ne va pas faire la division elle-même, et « $150 le cours » convainc plus que « $1 500 ». Les chiffres sont les tiens ; ce qui compte, c’est que chaque palier fasse un peu baisser le prix par cours sans rendre ridicule le cours à l’unité, car c’est celui-là qui sert à convaincre qui ne te connaît pas encore.

Quelles règles écrire avant de le vendre ?

Trois : si le forfait expire, ce qui se passe quand quelqu’un annule ou ne vient pas, et s’il peut être partagé. Écris-les avant de fixer le prix, parce que presque toutes les disputes autour des forfaits viennent d’une règle que personne n’a écrite.

Celle de Paola est devenue ceci, dans la description de chaque forfait :

« Les cours n’expirent pas. Le cours est décompté au moment où tu réserves ta place, que tu viennes ou non. Le forfait est personnel. »

Aucune n’est « la bonne ». Certains studios fixent une validité de deux mois pour que les gens reviennent souvent, d’autres laissent partager le forfait avec la maman ou le conjoint. Ce qui ne peut pas arriver, c’est que la règle apparaisse pour la première fois en pleine discussion, l’élève à la porte.

Comment ton site tient-il les comptes ?

En décomptant un cours à chaque fois que ton élève réserve sa place, au moment même, et en lui montrant son solde dans son compte. Comme ça, il n’y a plus trois versions du compte, mais une seule.

Paola l’a décrit ainsi dans Proyecta : « un site pour mon studio de pilates à Hermosillo, avec un planning de cours, une capacité de six par cours, un cours à l’unité et des forfaits de 5 et 10 cours, avec paiement par carte ». Il en est sorti un site publié, avec son lien, et une console pour le gérer.

Dans la console, les forfaits vivent dans une section appelée Forfaits de crédits. Chacun a son nom, son prix, le nombre de crédits qu’il inclut (combien de cours), à quoi servent ces crédits — cours ou rendez-vous — et une description, qui est l’endroit où vont tes trois règles.

Du côté de ton élève, voici ce qui se passe :

Elle achète le forfait par carte depuis le site, et les cours sont crédités sur son compte.
Elle choisit le cours et la date. Elle voit combien de places restent, réserve, et « Place réservée » s’affiche. À ce moment-là, un cours est décompté.
Dans son compte, à côté de ses réservations, elle voit « Crédits disponibles » avec son chiffre, par exemple « Cours : 7 ». Elle n’a plus besoin de te le demander.
S’il ne lui en reste plus, en voulant réserver elle voit apparaître « Tu n’as pas de cours disponibles. Achète d’abord un forfait. »

Toi, dans l’onglet Cours, tu choisis le cours et la date et tu vois la liste des inscrites. Cette liste remplace la feuille de la réception.

Que se passe-t-il si une élève annule ?

La place se libère pour une autre élève, mais le cours ne lui est pas rendu. Aujourd’hui, le site décompte au moment de la réservation et ne rembourse pas le crédit quand une inscription est annulée.

C’est pour ça que la règle de Paola dit « le cours est décompté au moment où tu réserves » : c’est exactement ce que fait son site, et l’élève le lit avant de payer. Si tu préfères pardonner les annulations faites à temps, tu peux, mais cette exception, aujourd’hui, c’est toi qui la gères, en dehors du compte du site.

Même chose pour la validité. Le site ne met pas de date d’expiration aux crédits, donc « les cours n’expirent pas » est la règle qui se respecte toute seule. Si tu préfères une validité de deux mois, tu peux l’écrire, mais c’est toi qui devras la faire respecter.

Une règle que ton site respecte déjà de lui-même ne se discute pas. Une qui dépend de toi redevient la feuille de la réception.

Avant de fixer le prix

Écris aujourd’hui les trois règles de ton forfait de cours, une par ligne. Puis lis-les à l’élève avec qui tu as eu le plus de mal à faire les comptes, et demande-lui ce qu’elle a compris. Ce qu’elle te répond de différent par rapport à ce que tu voulais dire, c’est ce qui manque au texte.

Une fois que tu les as, décris ton studio dans Proyecta, avec ton planning, tes places disponibles, tes forfaits et ces trois règles, et publie-le. C’est sur proyecta.dev.