Hoe je een lessenpakket maakt zonder handmatig te tellen

Paola heeft een pilatesstudio in Hermosillo met zes reformers. Ze verkocht haar lessenpakket van acht contant en hield de telling bij op een blaadje bij de receptie, met een vinkje per les. Op een maandag zei een leerlinge dat ze nog drie lessen over had. Op het blaadje stond één. Geen van beiden kon het bewijzen, en Paola liet haar de drie lessen houden om haar niet kwijt te raken.

Dat overkomt elke studio die lessen vooraf verkoopt. De leerlinge loog niet, en het blaadje ook niet. De telling leefde op drie plekken tegelijk, en geen daarvan had het laatste woord.

Wat is een lessenpakket en waarom raakt het uit balans?

Een lessenpakket is een vast aantal lessen dat je leerlinge vooraf betaalt en geleidelijk opmaakt, telkens als ze komt. Het is gunstig voor haar omdat elke les goedkoper uitvalt, en voor jou omdat je betaald krijgt vóórdat je de dienst levert.

Het raakt uit balans omdat niemand één enkele telling bijhoudt. Jij hebt het blaadje, je leerlinge heeft haar geheugen en de chat heeft de berichtjes “kun je me donderdag inboeken?”. Eén les die via WhatsApp is gereserveerd maar die niemand heeft afgevinkt, of die dubbel is afgevinkt, is genoeg om de drie versies uit elkaar te laten lopen.

Uit hoeveel lessen moet elk pakket bestaan?

Met drie opties kom je er meestal wel uit: een losse les, een klein pakket en een groot pakket, bijvoorbeeld van 1, 5 en 10 lessen. Meer opties zorgen voor verwarring, en met minder heb je niets om mee te vergelijken.

Wat ervoor zorgt dat ze verkopen, is dat het verschil zichtbaar wordt in geld. Een voorbeeld met ronde bedragen:

• Losse les: $180.
• Pakket van 5 lessen: $800, dus $160 per les.
• Pakket van 10 lessen: $1.500, dus $150 per les.

Schrijf de prijs per les naast het totaalbedrag. Je leerlinge gaat de deling niet zelf maken, en “$150 per les” overtuigt meer dan “$1.500”. De bedragen zijn aan jou; wat telt is dat elke stap de prijs per les een beetje verlaagt zonder de losse les belachelijk te maken, want dat is degene waarmee wie je nog niet kent, het uitprobeert.

Welke regels schrijf je op voordat je het verkoopt?

Drie: of het pakket verloopt, wat er gebeurt als iemand annuleert of niet komt opdagen, en of het gedeeld mag worden. Schrijf ze op voordat je er een prijs aan hangt, want bijna elke discussie over pakketten gaat over een regel die niemand had opgeschreven.

Die van Paola kwam er zo uit te zien, in de beschrijving van elk pakket:

“De lessen verlopen niet. De les wordt geteld zodra je je plek reserveert, of je nu komt of niet. Het pakket is persoonlijk.”

Geen van de opties is de “juiste”. Sommige studio’s stellen een geldigheid van twee maanden in zodat mensen regelmatig komen, en andere laten toe dat het pakket wordt gedeeld met de moeder of de partner. Wat niet mag gebeuren, is dat de regel voor het eerst opduikt midden in de discussie, met de leerlinge voor de deur.

Hoe houdt jouw website de telling bij?

Door één les af te schrijven telkens als je leerlinge haar plek reserveert, op datzelfde moment, en haar saldo te tonen in haar account. Zo bestaan er geen drie versies van de telling meer, maar nog maar één.

Paola omschreef het zo bij Proyecta: “een website voor mijn pilatesstudio in Hermosillo, met lesrooster, plek voor zes per les, losse les en pakketten van 5 en 10 lessen, met betaling per kaart”. Het resultaat was een gepubliceerde site, met haar link, en een beheeromgeving om hem te beheren.

In de beheeromgeving leven de pakketten in een sectie genaamd Creditpakketten. Elk pakket heeft zijn naam, zijn prijs, hoeveel credits het bevat (hoeveel lessen), waarvoor die credits dienen — lessen of afspraken — en een beschrijving, waar je drie regels terechtkomen.

Aan de kant van je leerlinge gebeurt het volgende:

1. Ze koopt het pakket met kaart via de website, en de lessen worden bijgeschreven op haar account.
2. Ze kiest de les en de datum. Ze ziet hoeveel plekken er nog over zijn, boekt en krijgt “Plek gereserveerd” te zien. Op dat moment wordt er één les afgeschreven.
3. In haar account, naast haar boekingen, ziet ze “Beschikbare credits” met haar aantal, bijvoorbeeld “Lessen: 7”. Ze hoeft het jou niet meer te vragen.
4. Als ze op zijn, krijgt ze bij een boekingspoging te zien “Je hebt geen lessen beschikbaar. Koop eerst een pakket.”

Jij kiest, in het tabblad Lessen, de les en de datum en ziet de lijst van ingeschrevenen. Die lijst vervangt het blaadje van de receptie.

Wat gebeurt er als een leerlinge annuleert?

De plek komt vrij voor een andere leerlinge, maar de les wordt niet terugbetaald. Vandaag schrijft de website de les af bij het boeken en geeft ze het credit niet terug wanneer een inschrijving wordt geannuleerd.

Daarom zegt Paola’s regel “de les wordt geteld zodra je reserveert”: dat is precies wat haar website doet, en de leerlinge leest dat voordat ze betaalt. Als jij liever tijdig geannuleerde lessen kwijtscheldt, kan dat, maar die uitzondering los jij vandaag zelf op, buiten de telling van de website om.

Hetzelfde geldt voor de geldigheid. De website geeft credits geen vervaldatum, dus “de lessen verlopen niet” is de regel die zichzelf naleeft. Als je liever een geldigheid van twee maanden hebt, kun je die opschrijven, maar wie hem laat naleven, ben jij.

Een regel die je website zelf al naleeft, wordt niet ter discussie gesteld. Eentje die van jou afhangt, wordt weer het blaadje van de receptie.

Voordat je er een prijs aan hangt

Schrijf vandaag de drie regels van je lessenpakket op, één per regel. Lees ze daarna voor aan de leerlinge met wie het jou het meeste moeite heeft gekost om de telling kloppend te krijgen, en vraag haar wat ze ervan begreep. Wat ze anders beantwoordt dan wat jij bedoelde, is wat er nog ontbreekt in de tekst.

Zodra je ze klaar hebt, omschrijf je studio bij Proyecta, met je rooster, je plekken, je pakketten en die drie regels, en publiceer hem. Je vindt het op proyecta.dev.