Cómo hacer un paquete de clases sin llevar la cuenta a mano

Paola tiene un estudio de pilates en Hermosillo con seis reformers. Vendía su paquete de clases de ocho en efectivo y llevaba la cuenta en una hoja pegada en la recepción, con una palomita por clase. Un lunes, una alumna le dijo que le quedaban tres. La hoja decía una. Ninguna de las dos tenía cómo probarlo, y Paola le dejó las tres para no perderla.

Eso le pasa a cualquier estudio que vende clases por adelantado. La alumna no mintió y la hoja tampoco. La cuenta vivía en tres lugares al mismo tiempo, y ninguno mandaba.

¿Qué es un paquete de clases y por qué se descuadra?

Un paquete de clases es un número fijo de clases que tu alumna paga por adelantado y va gastando cada vez que asiste. Le conviene a ella porque cada clase le sale más barata, y a ti porque cobras antes de dar el servicio.

Se descuadra porque nadie lleva una sola cuenta. Tú tienes la hoja, tu alumna tiene su memoria y el chat tiene los “¿me apartas el jueves?”. Basta una clase apartada por WhatsApp que nadie palomeó, o palomeada dos veces, para que las tres versiones dejen de coincidir.

¿Cuántas clases debe traer cada paquete?

Con tres opciones casi siempre alcanza: una clase suelta, un paquete chico y uno grande, por ejemplo de 1, 5 y 10 clases. Más opciones confunden, y con menos no hay nada con qué comparar.

Lo que hace que se vendan es que la diferencia se vea en pesos. Un ejemplo con precios redondos:

Clase suelta: $180.
Paquete de 5 clases: $800, o sea $160 por clase.
Paquete de 10 clases: $1,500, o sea $150 por clase.

Escribe el precio por clase junto al total. Tu alumna no va a hacer la división, y “$150 la clase” convence más que “$1,500”. Los números son tuyos; lo que importa es que cada escalón baje un poco el precio por clase sin dejar ridícula a la clase suelta, porque ésa es la que prueba quien todavía no te conoce.

¿Qué reglas escribes antes de venderlo?

Tres: si el paquete vence, qué pasa cuando alguien cancela o no llega, y si se puede compartir. Escríbelas antes de ponerle precio, porque casi todas las discusiones de paquetes son por una regla que nadie escribió.

La de Paola quedó así, en la descripción de cada paquete:

“Las clases no vencen. La clase se cuenta cuando reservas tu lugar, llegues o no. El paquete es personal.”

Ninguna es la “correcta”. Hay estudios que ponen vigencia de dos meses para que la gente venga seguido, y otros que dejan compartir el paquete con la mamá o la pareja. Lo que no puede pasar es que la regla aparezca por primera vez en medio de la discusión, con la alumna en la puerta.

¿Cómo lleva la cuenta tu página?

Descontando una clase cada vez que tu alumna reserva su lugar, en el mismo momento, y mostrándole su saldo en su cuenta. Así ya no hay tres versiones de la cuenta, nada más una.

Paola lo describió así en Proyecta: “una página para mi estudio de pilates en Hermosillo, con horario de clases, cupo de seis por clase, clase suelta y paquetes de 5 y 10 clases, con pago con tarjeta”. Salió un sitio publicado, con su link, y una consola para administrarlo.

En la consola, los paquetes viven en una sección que se llama Paquetes de créditos. Cada uno tiene su nombre, su precio, cuántos créditos incluye (cuántas clases), para qué sirven esos créditos, clases o citas, y una descripción, que es donde van tus tres reglas.

Del lado de tu alumna pasa esto:

Compra el paquete con tarjeta desde la página, y las clases quedan cargadas a su cuenta.
Escoge la clase y la fecha. Ve cuántos cupos quedan, reserva y le aparece “Lugar reservado”. En ese momento se descuenta una clase.
En su cuenta, junto a sus reservas, ve “Créditos disponibles” con su número, por ejemplo “Clases: 7”. Ya no te tiene que preguntar.
Si se le acaban, al querer reservar le sale “No tienes clases disponibles. Compra un paquete primero.”

Tú, en la pestaña Clases, eliges la clase y la fecha y ves la lista de inscritas. Esa lista reemplaza la hoja de la recepción.

¿Qué pasa si una alumna cancela?

El lugar se libera para otra alumna, pero la clase no se le regresa. Hoy la página descuenta al reservar y no devuelve el crédito cuando se cancela una inscripción.

Por eso la regla de Paola dice “la clase se cuenta cuando reservas”: es exactamente lo que hace su página, y la alumna lo lee antes de pagar. Si tú prefieres perdonar las cancelaciones con tiempo, puedes, pero esa excepción hoy la resuelves tú, por fuera de la cuenta de la página.

Lo mismo con la vigencia. La página no les pone fecha de vencimiento a los créditos, así que “las clases no vencen” es la regla que se cumple sola. Si prefieres vigencia de dos meses, puedes escribirla, pero quien la hace cumplir eres tú.

Una regla que tu página ya cumple sola no se discute. Una que depende de ti vuelve a ser la hoja de la recepción.

Antes de ponerle precio

Escribe hoy las tres reglas de tu paquete de clases, una por renglón. Luego léeselas a la alumna con la que más te ha costado cuadrar la cuenta y pregúntale qué entendió. Lo que te conteste distinto a lo que quisiste decir es lo que le falta al texto.

Cuando las tengas, describe tu estudio en Proyecta, con tu horario, tus cupos, tus paquetes y esas tres reglas, y publícalo. Está en proyecta.dev.