Come creare un pacchetto di lezioni senza tenere i conti a mano

Paola ha uno studio di pilates a Hermosillo con sei reformer. Vendeva il suo pacchetto di otto lezioni in contanti e teneva i conti su un foglio attaccato alla reception, con una crocetta per ogni lezione. Un lunedì, un’allieva le disse che gliene restavano tre. Il foglio ne segnava una. Nessuna delle due aveva modo di dimostrarlo, e Paola le lasciò le tre per non perderla.

Questo può succedere a qualsiasi studio che vende lezioni in anticipo. L’allieva non aveva mentito, e nemmeno il foglio. Il conteggio viveva in tre posti allo stesso tempo, e nessuno dei tre comandava.

Cos’è un pacchetto di lezioni e perché si scombina?

Un pacchetto di lezioni è un numero fisso di lezioni che la tua allieva paga in anticipo e consuma ogni volta che partecipa. Conviene a lei perché ogni lezione le costa meno, e a te perché incassi prima di erogare il servizio.

Si scombina perché nessuno tiene un conto unico. Tu hai il foglio, la tua allieva ha la sua memoria e la chat ha i “mi prenoti per giovedì?”. Basta una lezione prenotata su WhatsApp che nessuno ha segnato, o segnata due volte, perché le tre versioni smettano di coincidere.

Quante lezioni deve contenere ogni pacchetto?

Con tre opzioni quasi sempre basta: una lezione singola, un pacchetto piccolo e uno grande, per esempio da 1, 5 e 10 lezioni. Più opzioni confondono, e con meno non c’è niente con cui confrontare.

Quello che li fa vendere è che la differenza si veda in pesos. Un esempio con prezzi tondi:

Lezione singola: $180.
Pacchetto da 5 lezioni: $800, cioè $160 a lezione.
Pacchetto da 10 lezioni: $1,500, cioè $150 a lezione.

Scrivi il prezzo per lezione accanto al totale. La tua allieva non farà la divisione, e “$150 a lezione” convince più di “$1,500”. I numeri sono i tuoi; quello che conta è che ogni scalino abbassi un po’ il prezzo per lezione senza far sembrare ridicola la lezione singola, perché è quella con cui ti prova chi ancora non ti conosce.

Quali regole scrivi prima di venderlo?

Tre: se il pacchetto scade, cosa succede quando qualcuna cancella o non si presenta, e se si può condividere. Scrivile prima di fissare il prezzo, perché quasi tutte le discussioni sui pacchetti nascono da una regola che nessuno ha scritto.

Quella di Paola è rimasta così, nella descrizione di ogni pacchetto:

“Le lezioni non scadono. La lezione viene conteggiata quando prenoti il tuo posto, che tu arrivi o no. Il pacchetto è personale.”

Nessuna è quella “giusta”. Ci sono studi che mettono una validità di due mesi perché la gente venga con costanza, e altri che lasciano condividere il pacchetto con la mamma o il partner. Quello che non può succedere è che la regola appaia per la prima volta nel bel mezzo della discussione, con l’allieva sulla porta.

Come tiene il conto il tuo sito?

Scalando una lezione ogni volta che la tua allieva prenota il suo posto, nello stesso momento, e mostrandole il suo saldo nel suo account. Così non ci sono più tre versioni del conto, ma una sola.

Paola lo ha descritto così su Proyecta: “un sito per il mio studio di pilates a Hermosillo, con orario delle lezioni, posti limitati a sei per lezione, lezione singola e pacchetti da 5 e 10 lezioni, con pagamento con carta”. Ne è uscito un sito pubblicato, con il suo link, e una console per gestirlo.

Nella console, i pacchetti vivono in una sezione chiamata Pacchetti di crediti. Ognuno ha il suo nome, il suo prezzo, quanti crediti include (quante lezioni), a cosa servono quei crediti, lezioni o appuntamenti, e una descrizione, che è dove vanno le tue tre regole.

Dal lato della tua allieva succede questo:

Compra il pacchetto con carta dal sito, e le lezioni restano caricate sul suo account.
Sceglie la lezione e la data. Vede quanti posti restano, prenota e le compare “Posto prenotato”. In quel momento viene scalata una lezione.
Nel suo account, accanto alle sue prenotazioni, vede “Crediti disponibili” con il numero, per esempio “Lezioni: 7”. Non deve più chiedertelo.
Se le finiscono, quando vuole prenotare le compare “Non hai lezioni disponibili. Acquista prima un pacchetto.”

Tu, nella scheda Lezioni, scegli la lezione e la data e vedi l’elenco delle iscritte. Quell’elenco sostituisce il foglio della reception.

Cosa succede se un’allieva cancella?

Il posto si libera per un’altra allieva, ma la lezione non le viene restituita. Oggi il sito scala il credito al momento della prenotazione e non lo restituisce quando un’iscrizione viene cancellata.

Per questo la regola di Paola dice “la lezione viene conteggiata quando prenoti”: è esattamente quello che fa il suo sito, e l’allieva lo legge prima di pagare. Se preferisci perdonare le cancellazioni fatte con anticipo, puoi farlo, ma oggi quell’eccezione la gestisci tu, al di fuori del conto del sito.

Lo stesso vale per la validità. Il sito non mette una data di scadenza ai crediti, quindi “le lezioni non scadono” è la regola che si rispetta da sola. Se preferisci una validità di due mesi, puoi scriverla, ma sei tu a doverla far rispettare.

Una regola che il tuo sito rispetta già da solo non si discute. Una che dipende da te torna a essere il foglio della reception.

Prima di fissare il prezzo

Scrivi oggi le tre regole del tuo pacchetto di lezioni, una per riga. Poi leggile all’allieva con cui hai avuto più difficoltà a far quadrare i conti e chiedile cosa ha capito. Quello che ti risponde diverso da ciò che volevi dire è ciò che manca al testo.

Quando le hai pronte, descrivi il tuo studio su Proyecta, con il tuo orario, i tuoi posti, i tuoi pacchetti e quelle tre regole, e pubblicalo. Lo trovi su proyecta.dev.