Website voor een drukkerij, publiceer wat je van de klant nodig hebt om te beginnen

Ramiro krijgt elke dag hetzelfde bericht: „Hoeveel kost het voor een paar banners?”

En dan begint het. Welk formaat? Hoeveel stuks? Heb je het ontwerp al, of maken wij het? In welk bestandsformaat heb je het? Moet er oogjes in? Voor wanneer heb je het nodig? Zes vragen, verspreid over twee dagen aan berichten, en als hij eindelijk een prijs kan geven, heeft de klant de banners al ergens anders laten maken.

Ramiro heeft een kleine drukkerij in Tijuana en schat dat hij een halve ochtend kwijt is aan het beantwoorden van dingen die hij al uit zijn hoofd kent. Een website voor een drukkerij is de plek waar je, voordat de klant je schrijft, diezelfde zes vragen publiceert die je nu via WhatsApp stelt.

Hier zit het verschil van deze branche, en de reden waarom een website voor een drukkerij niet lijkt op die van een schoonheidssalon of een restaurant: bijna elk bedrijf heeft een website die vragen beantwoordt. Die van jou moet ze bovendien stellen. Jij kunt niet aan de slag tot de klant je iets aanlevert.

Welke vragen moet de website van een drukkerij stellen?

Hij moet vooraf dezelfde informatie opvragen die je nu met mondjesmaat via WhatsApp loskrijgt: formaat, hoeveelheid, bestand en datum. Als die gegevens al gepubliceerd staan, komt de klant met alles compleet aanzetten, nog voordat jij erachteraan moet.

Denk er zo over. Wie een restaurant zoekt, vindt alles wat hij moet weten bij het restaurant: het menu, de openingstijden, het adres. De klant brengt niets anders mee dan zijn honger.

Bij een drukkerij ligt de helft van de informatie bij de klant, en dat is precies de helft die jij nodig hebt. Een website die alleen maar foto’s van mooi werk laat zien, laat die helft precies waar die was: bij WhatsApp, met mondjesmaat.

Als je publiceert wat je gaat vragen, gebeuren er twee dingen. De klant die alles al klaar heeft, schrijft je vanaf het eerste bericht met de volledige gegevens. En wie ze niet bij de hand heeft, komt er zelf achter, zonder dat jij het deze week voor de tiende keer moet uitleggen.

Welke gegevens heeft een drukkerij nodig om een offerte te maken?

Hij heeft er vier nodig, zonder uitzondering: wat het is en welk formaat, hoeveel stuks, in welk formaat het bestand komt, en voor wanneer het nodig is. Zet ze in een duidelijk zichtbare sectie, met deze naam of iets vergelijkbaars: „Wat we nodig hebben om je een offerte te geven”.

1. Wat het is en welk formaat. Een banner van 2×1 m is geen banner van 3×2 m. Vraag het formaat in meters of centimeters, niet „groot”.
2. Hoeveel stuks. En meteen ook je minimumaantal, als je dat hebt.
3. Het bestand. In welk formaat je het accepteert — PDF, met de teksten in contouren, met afloop — en in welke resolutie. Hier zit het misverstand van elke dag: iemand stuurt je een schermafbeelding van zijn logo, gejat van Facebook, en wil daar een banner van twee meter van maken. Jij weet precies hoe dat eruit gaat zien, gedrukt. Hij niet, en hij wordt boos op jou als hij het ziet. Door het op de website te zetten — „van een schermafbeelding komt geen banner” — bespaar je jezelf dat telefoontje.
4. Voor wanneer hij het nodig heeft. Een datum, geen „snel”.

Met die vier kun je meteen antwoorden. Zonder ze kun je helemaal niets zeggen, en dat is geen koppigheid van jou: de prijs van een banner hangt af van drie van die vier.

Als je wilt, voeg een vijfde regel toe voor afwerking: lamineren, oogjes, snijwerk, vouwen. Bij veel opdrachten is die regel de helft van de kosten, en is het precies degene die niemand noemt tot het einde.

Is het ontwerp bij de drukprijs inbegrepen?

Nee, en door het zo duidelijk te publiceren, voorkom je het ongemakkelijke moment waarop je dit moet zeggen tegen een klant die zich al allerlei verwachtingen heeft gemaakt. Veel mensen gaan ervan uit dat het ontwerp erbij zit, want „jullie drukken het toch” — het is het duurste misverstand van de branche.

Dat verhelp je met twee gepubliceerde regels:

• Je brengt je bestand kant-en-klaar aan: wij drukken.
• Je hebt het niet: wij ontwerpen het, vanaf $X, met twee rondes aanpassingen.

Door „twee rondes aanpassingen” te publiceren, bespaar je je de klant die om de negende versie vraagt. Dat is niet onbeleefd, dat is duidelijkheid: iedereen die ooit iets heeft laten maken, begrijpt dat eindeloos herzien geld kost.

Moet een drukkerij een minimumbestelling publiceren?

Ja, en het publiceren ervan bespaart tijd in plaats van klanten af te schrikken. Sommigen doen het niet, uit angst kleine opdrachten te verliezen, maar in de praktijk gebeurt het omgekeerde: wie 5 T-shirts wilde, zou je toch al twintig minuten kosten en toch weggaan, en wie met 200 stuks komt, schrikt niet van een minimum van 50.

Schrijf het gewoon op: „T-shirts: minimaal 20 stuks. Kaartjes: vanaf 250”. En als je uitzonderingen maakt, zeg dat er dan ook bij — „minder dan 20 is mogelijk, met een opslag voor de voorbereiding” — want dat verandert een „nee” in een optie.

Hoe lang duurt een bestelling bij de drukkerij?

Dat hangt af van wanneer de klok begint te lopen, en daar zit de meest voorkomende fout in doorlooptijden van de branche: het is niet dat je traag bent, het is dat je verkeerd telt vanaf wanneer. Jij kunt niet beginnen zodra de klant je schrijft. Je begint zodra hij de proef goedkeurt.

Publiceer het precies zo: „3 werkdagen vanaf de goedkeuring van de drukproef”. Zo blijft de vertraging liggen waar die werkelijk ontstaat, en niet in jouw werkplaats, als iemand er twee dagen over doet om op de mail met de proef te reageren.

En als je werk hebt dat wél dezelfde dag klaar is — kopieën, inbindwerk, kaartjes in een kleine oplage — zet die apart in hun eigen lijst. Dat is waar mensen naar zoeken als ze haast hebben.

Hoe maak je een website voor een drukkerij?

Je hoeft niemand in te huren en ook niet te leren programmeren: je beschrijft je bedrijf met deze woorden en de website komt eruit, gepubliceerd, met zijn eigen link.

„Ik wil een website voor Impresos Ramiro, in Tijuana, col. Libertad, calle Segunda 118. Wij maken banners, T-shirts, visitekaartjes, inbindwerk en vinylbelettering. Prijzen vanaf: gedrukte banner $180 per m², geserigrafeerd T-shirt vanaf $95, duizend kaartjes $650. Minimumaantallen: 20 T-shirts, 250 kaartjes. Wij accepteren bestanden in PDF met teksten in contouren en 3 mm afloop; als er geen bestand wordt aangeleverd, ontwerpen we vanaf $450 met twee rondes aanpassingen. Doorlooptijd: 3 werkdagen na goedkeuring van de proef; kopieën en inbindwerk zijn dezelfde dag klaar. Openingstijden maandag tot vrijdag 9 tot 7, zaterdag 9 tot 2. Ik wil een sectie die aangeeft welke gegevens ik nodig heb om een offerte te maken — formaat, hoeveelheid, bestand en datum — en een WhatsApp-knop die al een bericht opent met die vier vragen.”

Dat laatste detail is meer waard dan de rest van de website: dat de WhatsApp-knop geen leeg gesprek opent, maar een bericht met de vier vragen al ingevuld. De klant hoeft alleen nog de lege plekken aan te vullen.

Wat je beter niet publiceert

Een catalogus van alles. Een drukkerij kan bijna alles drukken, en de verleiding is om alle honderd mogelijkheden op te sommen. Niemand leest honderd dingen. Zet de zes of acht opdrachten die je echt brood op de plank brengen, en sluit af met „iets anders nodig? vraag het ons”.

Doorlooptijden die niet van jou afhangen. „Levering dezelfde dag” klinkt goed, tot de klant het bestand om 6 uur ‘s avonds stuurt en in het verkeerde formaat. Beloof wat je in de hand hebt.

Prijzen voor werk dat op aanvraag geoffreerd wordt. „Banner vanaf $180 per m²” publiceren is nuttige informatie. Een vaste prijs publiceren voor belettering van een bestelwagen die je nog nooit hebt gezien, is hoe je uiteindelijk minder rekent dan het je kost.

Begin bij je laatste tien opdrachten

Bouw de website niet op basis van hoe je je het hele bedrijf voorstelt. Open je WhatsApp, bekijk de laatste tien echte bestellingen en noteer drie dingen van elk: wat het was, wat je ervoor rekende en wat je de klant moest vragen voordat je een offerte kon geven.

Die derde kolom is letterlijk de inhoud van je website. Je hebt hem al geschreven, hij ligt alleen nog verspreid over gesprekken.

Zodra je hem hebt, beschrijf je hem in Proyecta en publiceer je hem. Als er iets niet klopt, zeg je het met je eigen woorden en wordt het aangepast — jij hoeft niets zelf over te doen.