印刷会社のウェブサイト、仕事を始める前に、お客様に必要な情報を伝えておく

ラミロのところには毎日同じメッセージが届く。「バナーっていくらですか？」

そこから始まる。サイズは？何枚？デザインはもうある？それともこちらで作る？ファイル形式は？ハトメは付ける？いつまでに必要？——6つの質問が2日間のやり取りに分かれて続き、ようやく値段を出せる頃には、お客様はもう別の印刷会社にバナーを注文してしまっている。

ラミロはティファナで小さな印刷会社を営んでいて、自分がもう覚え切っているようなことに答えるだけで、毎朝の半分が消えていると見積もっている。印刷会社のウェブサイトとは、お客様が連絡してくる前に、今WhatsAppで聞いているその6つの質問をあらかじめ公開しておく場所だ。

ここに、この業種ならではの違いがある。印刷会社のウェブサイトが美容サロンやレストランのサイトと同じにはならない理由だ。ほとんどの業種のサイトは質問に_答える_ためのものだが、印刷会社のサイトはそれに加えて質問を_する_必要がある。お客様が何かを渡してくれるまで、あなたは作業を始められないからだ。

印刷会社のウェブサイトは何を尋ねるべきか？

今WhatsAppで少しずつ聞き出している情報——サイズ、数量、ファイル、納期——を、前もって聞いておくべきだ。こうした項目をあらかじめ公開しておけば、こちらが追いかけて聞き出す前に、お客様が全部揃えて来てくれる。

こう考えてみてほしい。誰かがレストランを探すとき、必要な情報はすべてレストラン側にある——メニュー、営業時間、住所。お客様が持ってくるのは、自分の空腹だけだ。

ところが印刷会社では、情報の半分がお客様側にあり、それはまさにあなたが必要としている半分だ。きれいな仕事の写真を並べるだけのサイトでは、その半分は元の場所——WhatsAppで少しずつ——にそのまま残ってしまう。

何を聞くつもりなのかを公開しておくと、2つのことが起こる。すでに準備が整っているお客様は、最初のメッセージから必要な情報をすべて送ってくれる。そして準備ができていないお客様も、今週10回目の説明をあなたがする必要もなく、自分で気づいてくれる。

印刷会社が見積もりを出すのに必要な情報は何か？

例外なく4つだ。何をどのサイズで作るか、何枚必要か、ファイルの形式は何か、そしていつまでに必要か。これらを目立つセクションにまとめ、「お見積りに必要な情報」といった見出しをつけておこう。

何を、どのサイズで。 2×1mのバナーと3×2mのバナーは別物だ。「大きいサイズ」ではなく、メートルやセンチメートルでサイズを指定してもらおう。
数量。 ここで、最低注文数があればそれも一緒に示しておく。
ファイル。 どの形式で受け付けるか——PDFで、文字はアウトライン化、塗り足し付き——そして解像度はどのくらい必要か。ここに毎日起きる誤解がある。誰かがFacebookから落としたロゴのスクリーンショットを送ってきて、2メートルのバナーを頼みたいと言う。あなたにはそれを印刷したときの仕上がりが見えているが、お客様には見えていない。そして実物を見て腹を立てるのはお客様だ。「スクリーンショットからはバナーは作れません」とサイトに書いておけば、その電話を避けられる。
いつまでに必要か。 「早めに」ではなく、具体的な日付で。

この4つが揃えば、その場で答えられる。揃っていなければ何も答えられない。それは意地を張っているわけではなく、バナーの値段はこの4つのうち3つで決まるからだ。

余裕があれば、仕上げ加工について5つ目の項目を加えてもいい。ラミネート加工、ハトメ、型抜き、折り加工など。多くの仕事では、この項目がコストの半分を占めるのに、最後まで誰も口にしない。

デザインは印刷料金に含まれるのか？

含まれない。そのことをはっきり公開しておけば、すでに期待を膨らませたお客様に気まずい思いをさせて伝える場面を避けられる。多くの人は「印刷するのはあなたたちでしょう」という理由で、デザインも当然含まれていると思い込んでいる——これはこの業種で最もコストの高い誤解だ。

これは2行を公開するだけで解決する。

完成したファイルをお持ちの場合：印刷のみ承ります。
まだない場合：当社でデザインを制作します。$Xから、修正は2回まで対応。

「修正は2回まで」と公開しておけば、9回目の修正を求めてくるお客様を防げる。これは失礼なことではなく、明確にしているだけだ。何かを依頼した経験がある人なら誰でも、修正が無限に続けばコストがかかることを理解している。

印刷会社は最低注文数を公開すべきか？

公開すべきだ。それはお客様を遠ざけるのではなく、時間を節約してくれる。小さな仕事を失うのが怖くて公開しない人もいるが、実際には逆のことが起こる。Tシャツ5枚を頼みたかった人は、どうせ20分あなたの時間を奪ったうえで結局離れていくし、200枚を頼む人は最低50枚という条件に驚いたりしない。

シンプルに書けばいい。「Tシャツ：最低20枚から。名刺：250枚から」。例外を認める場合も書いておこう——「20枚未満も対応可能、準備費が別途かかります」というように。これで「お断りします」が「選択肢」に変わる。

印刷の注文はどのくらいかかるのか？

いつから時間を数え始めるかによる。そしてここに、この業種で最もよくある時間の誤りがある。遅いのはあなたのせいではなく、どこから数えるかを間違えているだけだ。お客様が連絡してきた時点から始めることはできない。実際に始まるのは、お客様が校正データを承認した時点からだ。

そのままサイトに書いておこう。「校正データ承認後、営業日3日」。こうしておけば、誰かが校正のメールに返事をするのに2日かかったとしても、その遅れは実際に起きた場所——お客様側——にとどまり、あなたの工房のせいにはならない。

当日仕上がる仕事——コピー、リング製本、小ロットの名刺など——があれば、それらは別のリストに分けておこう。急いでいる人が探しているのはまさにそれだ。

印刷会社のウェブサイトはどうやって作るか？

誰かを雇う必要もなければ、プログラミングを学ぶ必要もない。このような言葉で自分のビジネスを説明すれば、サイトが公開された状態で、リンク付きで出来上がる。

「ティファナ、リベルタ地区、セグンダ通り118番地にある『Impresos Ramiro』のサイトを作りたい。バナー、Tシャツ、名刺、リング製本、ビニールサインの仕事をしています。価格は、印刷バナーが1m²あたり$180から、シルクスクリーンTシャツが$95から、名刺1000枚が$650。最低注文数は、Tシャツ20枚、名刺250枚から。ファイルはPDF形式で、文字はアウトライン化、塗り足し3mm付きで受け付けます。ファイルがない場合は、デザインを$450から、修正2回まで対応します。納期は校正承認後、営業日3日。コピーとリング製本は当日仕上げです。営業時間は月曜から金曜9時から19時、土曜9時から14時。見積もりに必要な情報——サイズ、数量、ファイル、納期——を伝えるセクションと、その4つの質問がすでに書き込まれた状態で開くWhatsAppボタンを付けてほしい。」

この最後の工夫は、サイトの他のどの部分よりも価値がある。WhatsAppボタンを押したときに空のチャットが開くのではなく、4つの質問がすでに書き込まれたメッセージが開く。お客様はその空欄を埋めるだけでいい。

公開しても意味がないこと

なんでも載せたカタログ。 印刷会社はほぼ何でも印刷できるため、100種類のメニューを並べたくなる。しかし100種類も読む人はいない。本当に収益を支えている6〜8種類の仕事だけを載せ、「それ以外もお気軽にご相談ください」で締めよう。

自分でコントロールできない納期。 「当日お届け」は聞こえはいいが、お客様が夕方6時に、しかも形式の悪いファイルを送ってきた時点で話が崩れる。自分でコントロールできることだけを約束しよう。

見積もりが必要な仕事の確定価格。 「バナー1m²あたり$180から」と公開するのは有益な情報だ。しかし、まだ見たこともないトラックのサインの確定価格を公開してしまうと、結局コストより安く請け負うことになる。

直近の10件の仕事から始めよう

ビジネス全体を想像しながらサイトを組み立てる必要はない。WhatsAppを開いて、実際にあった直近10件の注文を見直し、それぞれについて3つのことをメモしよう。何の仕事だったか、いくら請求したか、見積もりを出す前にお客様に何を確認する必要があったか。

その3つ目の項目こそが、まさにあなたのサイトの内容だ。すでに書き上がっている——ただ、会話の中に散らばっているだけだ。

まとまったら、Proyectaで説明して公開しよう。もし何かうまくいっていなければ、自分の言葉で伝えれば修正される——自分でやり直す必要はない。