Trang web cho tiệm in, đăng công khai những gì bạn cần từ khách hàng để bắt đầu

Ngày nào Ramiro cũng nhận được tin nhắn giống nhau: «bao nhiêu tiền cho vài tấm bạt?».

Và từ đó bắt đầu. Kích thước bao nhiêu? Mấy tấm? Khách đã có thiết kế chưa hay để tiệm làm? File ở định dạng gì? Có lỗ xỏ dây không? Cần lúc nào? Sáu câu hỏi trải ra trong hai ngày nhắn tin qua lại, và đến khi cuối cùng báo được giá, khách đã đặt làm bạt ở nơi khác rồi.

Ramiro có một tiệm in nhỏ ở Tijuana và tính rằng cả buổi sáng trôi đi chỉ để trả lời những điều anh đã thuộc lòng. Một trang web cho tiệm in chính là nơi bạn đăng sẵn, trước khi khách kịp viết cho bạn, đúng sáu câu hỏi mà hôm nay bạn vẫn phải hỏi qua WhatsApp.

Đây là điểm khác biệt của ngành in, và là lý do vì sao trang web cho tiệm in không giống trang web của một tiệm làm đẹp hay một nhà hàng: hầu hết các ngành kinh doanh có một trang web để trả lời câu hỏi. Trang của bạn, ngoài ra, còn phải đặt câu hỏi. Bạn không thể bắt tay vào việc chừng nào khách chưa cung cấp cho bạn thứ gì đó.

Trang web của một tiệm in nên hỏi những gì?

Trang web phải xin trước đúng những thông tin mà hiện nay bạn phải moi ra từng chút qua WhatsApp: kích thước, số lượng, file và ngày cần giao. Nếu những thông tin này đã được đăng sẵn, khách sẽ mang đủ mọi thứ đến trước khi bạn phải đi hỏi lại.

Cứ nghĩ vậy mà xem. Khi ai đó tìm một nhà hàng, mọi thứ họ cần biết đều nằm ở phía nhà hàng: thực đơn, giờ mở cửa, địa chỉ. Khách chẳng cần mang gì đến ngoài cái bụng đói.

Ở một tiệm in, một nửa thông tin lại nằm ở phía khách hàng, và đó chính là nửa bạn cần. Một trang web chỉ toàn ảnh những sản phẩm đẹp để lại nửa đó đúng nguyên vị trí cũ: trên WhatsApp, nhỏ giọt từng chút.

Nếu bạn đăng sẵn những gì mình sẽ hỏi, hai điều sẽ xảy ra. Khách đã chuẩn bị đầy đủ sẽ viết cho bạn với toàn bộ thông tin ngay từ tin nhắn đầu tiên. Và khách chưa chuẩn bị sẽ tự biết, mà không cần bạn phải giải thích lại lần thứ mười trong tuần này.

Tiệm in cần những thông tin gì để báo giá?

Cần đúng bốn thứ, không ngoại lệ: đó là sản phẩm gì và kích thước bao nhiêu, bao nhiêu cái, file ở định dạng gì, và cần vào lúc nào. Hãy đặt chúng trong một mục dễ thấy, với tên như sau hoặc tương tự: «Những gì chúng tôi cần để báo giá cho bạn».

1. Sản phẩm gì và kích thước bao nhiêu. Một tấm bạt 2×1 m không giống tấm bạt 3×2 m. Hãy yêu cầu kích thước bằng mét hoặc centimet, không phải «cỡ lớn».
2. Bao nhiêu cái. Và ngay tại đó, nêu luôn số lượng tối thiểu của bạn nếu có.
3. File. Bạn nhận định dạng nào —PDF, với chữ đã chuyển thành đường nét, có bleed— và độ phân giải bao nhiêu. Đây là chuyện hiểu lầm xảy ra mỗi ngày: ai đó gửi cho bạn một ảnh chụp màn hình logo của họ, lấy từ Facebook, và muốn in một tấm bạt hai mét. Bạn đã biết thứ đó in ra sẽ trông thế nào. Họ thì không, và sẽ bực với bạn khi nhìn thấy kết quả. Viết rõ trên trang web —«từ một ảnh chụp màn hình không thể in ra một tấm bạt»— giúp bạn tránh được cuộc gọi đó.
4. Cần vào lúc nào. Một ngày cụ thể, không phải «sớm thôi».

Có đủ bốn thứ đó, bạn có thể trả lời ngay. Thiếu chúng, bạn không thể trả lời gì cả, và đó không phải vì bạn cố chấp: giá của một tấm bạt phụ thuộc vào ba trong bốn yếu tố đó.

Nếu muốn, bạn có thể thêm một mục thứ năm cho phần hoàn thiện: cán màng, lỗ xỏ dây, bế hình, gấp. Trong nhiều đơn hàng, mục này chiếm đến một nửa chi phí, và lại là thứ chẳng ai nhắc đến cho tới tận cuối cùng.

Thiết kế có bao gồm trong giá in không?

Không, và nói rõ điều này giúp bạn tránh khoảnh khắc khó xử khi phải giải thích cho một khách hàng đã sẵn kỳ vọng. Rất nhiều người mặc định rằng thiết kế được tính luôn trong giá, vì «thì tiệm in chứ» — đây là hiểu lầm đắt giá nhất của ngành này.

Chỉ cần đăng hai dòng là giải quyết được:

• Bạn mang file đã hoàn chỉnh: chúng tôi in.
• Bạn chưa có file: chúng tôi thiết kế, giá từ $X, kèm hai lần chỉnh sửa.

Đăng rõ «hai lần chỉnh sửa» giúp bạn tránh được vị khách đòi làm đến phiên bản thứ chín. Đó không phải thô lỗ, mà là sự rõ ràng: ai đã từng đặt làm gì đó cũng hiểu rằng việc sửa đi sửa lại vô hạn thì phải tốn thêm chi phí.

Một tiệm in có nên công bố số lượng đặt tối thiểu không?

Có, và công bố điều này giúp tiết kiệm thời gian chứ không hề làm khách hàng sợ bỏ đi. Có người không làm vậy vì sợ mất những đơn hàng nhỏ, nhưng thực tế lại diễn ra ngược lại: người chỉ muốn 5 chiếc áo sẽ ngốn của bạn hai mươi phút rồi vẫn bỏ đi, còn người cần 200 chiếc chẳng hề nao núng trước mức tối thiểu 50.

Viết đơn giản thôi: «Áo: tối thiểu 20 chiếc. Thiệp: từ 250 cái». Và nếu bạn có ngoại lệ, hãy nói luôn —«dưới 20 chiếc vẫn làm được, có phụ phí chuẩn bị»— vì điều đó biến một lời «không» thành một lựa chọn.

Một đơn hàng in mất bao lâu?

Điều này phụ thuộc vào thời điểm bắt đầu tính giờ, và đó chính là sai lầm phổ biến nhất về thời gian trong ngành này: không phải bạn làm chậm, mà là bạn tính sai mốc bắt đầu. Bạn không thể bắt đầu từ lúc khách viết cho bạn. Bạn bắt đầu từ lúc khách duyệt bản mẫu.

Hãy đăng nguyên như vậy: «3 ngày làm việc kể từ khi bạn duyệt bản mẫu». Như thế, khi ai đó mất hai ngày mới trả lời email có kèm bản mẫu, sự chậm trễ sẽ nằm đúng ở nơi nó thực sự xảy ra, không phải ở xưởng của bạn.

Và nếu bạn có những sản phẩm làm xong ngay trong ngày —photocopy, đóng gáy lò xo, thiệp in số lượng ít— hãy tách chúng ra thành một danh sách riêng. Đây chính là thứ mà những người đang gấp gáp tìm kiếm.

Làm thế nào để tạo trang web cho một tiệm in?

Bạn không cần thuê ai, cũng không cần học lập trình: chỉ cần mô tả cơ sở kinh doanh của mình bằng những lời như sau, trang web sẽ ra đời, được đăng công khai, kèm đường link riêng.

«Tôi muốn một trang web cho Impresos Ramiro, ở Tijuana, khu Libertad, đường Segunda số 118. Chúng tôi làm bạt in, áo thun, thiệp visit, đóng gáy lò xo và dán decal vinyl. Giá từ: bạt in $180 mỗi m², áo thun in lụa từ $95, một nghìn thiệp $650. Số lượng tối thiểu: 20 áo, 250 thiệp. Chúng tôi nhận file PDF với chữ đã chuyển thành đường nét và bleed 3 mm; nếu khách chưa có file, chúng tôi thiết kế từ $450 với hai lần chỉnh sửa. Thời gian: 3 ngày làm việc sau khi duyệt bản mẫu; photocopy và đóng gáy lò xo làm xong trong ngày. Giờ mở cửa thứ Hai đến thứ Sáu 9 giờ đến 7 giờ, thứ Bảy 9 giờ đến 2 giờ. Tôi muốn có một mục nói rõ những thông tin tôi cần để báo giá —kích thước, số lượng, file và ngày cần giao— và một nút WhatsApp mà khi bấm vào sẽ mở sẵn tin nhắn với bốn câu hỏi đó.»

Chi tiết cuối cùng đó quan trọng hơn cả phần còn lại của trang web: nút WhatsApp không mở ra một đoạn chat trống, mà mở ra một tin nhắn đã có sẵn bốn câu hỏi. Khách chỉ cần điền vào chỗ trống.

Những thứ không nên đăng

Một danh mục liệt kê tất cả. Một tiệm in có thể in gần như bất cứ thứ gì, và cám dỗ là liệt kê cả trăm loại sản phẩm. Không ai đọc hết một trăm thứ. Hãy nêu sáu hoặc tám sản phẩm thực sự mang lại thu nhập cho bạn và kết lại bằng câu «cần gì khác? hãy hỏi chúng tôi».

Thời gian không nằm trong tầm kiểm soát của bạn. «Giao trong ngày» nghe hay đấy, cho đến khi khách gửi file lúc 6 giờ chiều và sai định dạng. Hãy chỉ hứa những gì bạn thật sự kiểm soát được.

Giá cố định cho những việc cần báo giá riêng. Đăng «bạt in từ $180 mỗi m²» là một thông tin hữu ích. Nhưng đăng một mức giá cố định cho việc dán decal cho một chiếc xe tải mà bạn chưa từng nhìn thấy là cách chắc chắn khiến bạn thu tiền thấp hơn chi phí thực tế.

Hãy bắt đầu từ mười đơn hàng gần nhất

Đừng dựng trang web bằng cách tưởng tượng ra toàn bộ cơ sở kinh doanh của mình. Hãy mở WhatsApp, xem lại mười đơn hàng thật gần nhất và ghi ra ba điều cho mỗi đơn: đó là sản phẩm gì, bạn đã tính giá bao nhiêu, và bạn đã phải hỏi khách những gì trước khi báo được giá.

Cột thứ ba đó chính xác là nội dung của trang web bạn cần. Bạn đã viết nó rồi, chỉ là nó đang nằm rải rác trong các cuộc trò chuyện.

Khi đã có trong tay, hãy mô tả nó trên Proyecta và đăng lên. Nếu có chỗ nào chưa đúng, bạn chỉ cần nói lại bằng lời của mình và nó sẽ được sửa — bạn không cần tự làm lại gì cả.