প্রিন্টিং শপের ওয়েবসাইট, শুরু করার জন্য ক্লায়েন্টের কাছ থেকে যা প্রয়োজন তা প্রকাশ করুন

রামিরোকে প্রতিদিন একই কথা লেখা হয়: «কিছু ব্যানারের দাম কত?»

আর তখনই শুরু হয়। কী মাপের? কতগুলো? ডিজাইন তোমার কাছে আছে, নাকি আমরা করব? কোন ফরম্যাটে আছে? আইলেট লাগবে? কবে লাগবে? ছটি প্রশ্ন দুই দিনের মেসেজে ছড়িয়ে থাকে, আর যখন শেষে দাম বলা সম্ভব হয়, ক্লায়েন্ট তখন অন্য কোথাও ব্যানার বানিয়ে ফেলেছে।

রামিরোর Tijuana-তে একটা ছোট প্রিন্টিং শপ আছে, আর তার হিসাবে প্রতিদিন সকালের অর্ধেকটা সময় চলে যায় এমন সব প্রশ্নের উত্তর দিতে দিতে, যা তার মুখস্থ হয়ে গেছে। একটি প্রিন্টিং শপের ওয়েবসাইট হলো এমন জায়গা, যেখানে ক্লায়েন্ট লেখার আগেই তুমি সেই একই ছটি প্রশ্ন প্রকাশ করে রাখো, যা আজ তুমি WhatsApp-এ করো।

এখানেই এই ব্যবসার আলাদা জায়গা, আর এই কারণেই একটা প্রিন্টিং শপের ওয়েবসাইট কোনো বিউটি সেলুন বা রেস্তোরাঁর ওয়েবসাইটের মতো দেখতে হয় না: প্রায় সব ব্যবসার ওয়েবসাইট প্রশ্নের উত্তর দেয়। তোমার ওয়েবসাইটকে, এর পাশাপাশি, প্রশ্ন করতেও হয়। ক্লায়েন্ট তোমাকে কিছু না দেওয়া পর্যন্ত তুমি কাজ শুরু করতে পারো না।

একটি প্রিন্টিং শপের ওয়েবসাইটে কী প্রশ্ন থাকা উচিত?

ওয়েবসাইটকে আগে থেকেই সেই তথ্যগুলো চেয়ে রাখা উচিত, যা আজ তুমি WhatsApp-এ ফোঁটা ফোঁটা করে বের করে আনো: মাপ, পরিমাণ, ফাইল আর তারিখ। এই তথ্যগুলো যদি আগে থেকেই প্রকাশিত থাকে, তাহলে ক্লায়েন্ট তোমাকে তাড়া করার আগেই সব কিছু নিয়ে চলে আসবে।

এভাবে ভাবো। কেউ যখন একটা রেস্তোরাঁ খোঁজে, তার জানার প্রয়োজনীয় সবকিছুই রেস্তোরাঁর পক্ষ থেকে আসে: মেনু, সময়সূচি, ঠিকানা। ক্লায়েন্টের নিজের ক্ষুধা ছাড়া আর কিছুই দেওয়ার থাকে না।

একটা প্রিন্টিং শপে অর্ধেক তথ্য ক্লায়েন্টের পক্ষ থেকে আসে, আর এটাই সেই অর্ধেক যা তোমার প্রয়োজন। যে ওয়েবসাইট শুধু সুন্দর কাজের ছবি দেখায়, সেটা এই অর্ধেক তথ্য একই জায়গায় রেখে দেয়: WhatsApp-এ, ফোঁটা ফোঁটা করে।

তুমি যদি প্রকাশ করে রাখো কী কী চাইবে, তাহলে দুটো ঘটনা ঘটে। যে ক্লায়েন্টের সব কিছু আগে থেকেই তৈরি, সে প্রথম মেসেজেই সম্পূর্ণ তথ্য দিয়ে লেখে। আর যার কাছে নেই, সে নিজেই জেনে যায়, তোমাকে এই সপ্তাহে দশমবার ব্যাখ্যা করতে হয় না।

একটি প্রিন্টিং শপের কোটেশন দেওয়ার জন্য কোন তথ্য প্রয়োজন?

চারটি তথ্য লাগবে, ব্যতিক্রম নেই: কী বানাতে হবে আর কোন মাপে, কতগুলো পিস, ফাইল কোন ফরম্যাটে আসছে, আর কবে লাগবে। এগুলো একটা দৃশ্যমান সেকশনে রাখো, এই নামে বা এর কাছাকাছি: «কোটেশন দেওয়ার জন্য আমাদের যা প্রয়োজন»।

1. কী বানাতে হবে আর কোন মাপে। 2×1 মিটারের একটা ব্যানার আর 3×2 মিটারের ব্যানার এক নয়। মাপ মিটার বা সেন্টিমিটারে চাও, «বড়» নয়।
2. কতগুলো পিস। আর এখানেই, তোমার মিনিমাম অর্ডার থাকলে তা-ও বলে দাও।
3. ফাইল। কোন ফরম্যাটে তুমি ফাইল গ্রহণ করো —PDF, টেক্সট আউটলাইন করা, ব্লিড দেওয়া— আর কোন রেজোলিউশনে। এখানে আছে প্রতিদিনের ভুল বোঝাবুঝি: কেউ একজন তোমাকে Facebook থেকে নেওয়া তার লোগোর একটা স্ক্রিনশট পাঠায়, আর দুই মিটারের একটা ব্যানার চায়। তুমি জানো সেটা প্রিন্ট হলে কেমন দেখাবে। সে জানে না, আর দেখার পর তোমার সঙ্গে রাগ করবে। ওয়েবসাইটে এটা লিখে রাখলে —«স্ক্রিনশট থেকে ব্যানার হয় না»— তোমাকে ওই ফোনকলটা করতে হয় না।
4. কবে লাগবে। তারিখ বলো, «দ্রুত» নয়।

এই চারটি থাকলে তুমি এক কথায় উত্তর দিতে পারো। এগুলো না থাকলে কিছুই বলতে পারো না, আর এটা তোমার জেদ নয়: একটা ব্যানারের দাম এই চারটির মধ্যে তিনটির ওপর নির্ভর করে।

চাইলে ফিনিশিংয়ের জন্য একটা পঞ্চম লাইন যোগ করো: ল্যামিনেশন, আইলেট, ডাই-কাট, ফোল্ডিং। অনেক কাজে এই লাইনটাই খরচের অর্ধেক, আর এটাই এমন কিছু যা শেষ মুহূর্ত না আসা পর্যন্ত কেউ বলে না।

প্রিন্টিংয়ের দামের মধ্যে ডিজাইন কি অন্তর্ভুক্ত থাকে?

না, আর এটা স্পষ্টভাবে প্রকাশ করে রাখলে এমন একজন ক্লায়েন্টকে এই কথা বলার অস্বস্তিকর মুহূর্ত এড়ানো যায়, যে আগে থেকেই আশা করে বসেছে। অনেকেই ধরে নেয় ডিজাইন অন্তর্ভুক্ত, কারণ «তোমরাই তো প্রিন্ট করো» — এটাই এই ব্যবসার সবচেয়ে খরচসাপেক্ষ ভুল বোঝাবুঝি।

এটা দুটো লাইন প্রকাশ করেই ঠিক করা যায়:

• তোমার ফাইল তৈরি থাকলে: আমরা প্রিন্ট করি।
• তৈরি না থাকলে: আমরা ডিজাইন করে দিই, $X থেকে শুরু, দুই রাউন্ড পরিবর্তনের সুযোগ সহ।

«দুই রাউন্ড পরিবর্তন» প্রকাশ করে রাখলে এমন ক্লায়েন্ট থেকে বাঁচা যায় যে নবম ভার্সন চাইবে। এটা রুডনেস নয়, স্পষ্টতা: যে কেউ কিছু বানিয়েছে সে জানে, অসীম সংখ্যক রিভিশনের দাম দিতে হয়।

একটি প্রিন্টিং শপের কি মিনিমাম অর্ডার প্রকাশ করা উচিত?

হ্যাঁ, আর এটা প্রকাশ করলে ক্লায়েন্ট ভয় পেয়ে পালায় না, বরং সময় বাঁচে। অনেকে ছোট কাজ হারানোর ভয়ে এটা করে না, কিন্তু বাস্তবে উল্টোটাই ঘটে: যে 5টা টি-শার্ট চাইত, সে তোমার বিশ মিনিট কেড়ে নিয়ে যেভাবেই হোক চলে যেত, আর যে 200টা নিয়ে আসে, তার কাছে 50-এর মিনিমাম কোনো সমস্যা নয়।

সহজভাবে লেখো: «টি-শার্ট: মিনিমাম 20 পিস। কার্ড: 250 থেকে শুরু»। আর ব্যতিক্রম করলে তা-ও বলে দাও —«20-এর কম হলেও হয়, প্রস্তুতির জন্য বাড়তি চার্জ সহ»— কারণ এটা একটা «না»-কে একটা অপশনে বদলে দেয়।

একটি প্রিন্টিং অর্ডার সম্পন্ন হতে কত সময় লাগে?

এটা নির্ভর করে কখন থেকে সময় গণনা শুরু হচ্ছে তার ওপর, আর এখানেই এই ব্যবসার সবচেয়ে সাধারণ সময়ের ভুল: সমস্যা এটা নয় যে তুমি দেরি করো, সমস্যা হলো তুমি ভুল সময় থেকে গণনা শুরু করো। ক্লায়েন্ট লেখার সঙ্গে সঙ্গে তুমি কাজ শুরু করতে পারো না। তুমি শুরু করো যখন সে প্রুফ অনুমোদন করে।

এটা ঠিক এভাবেই প্রকাশ করো: «প্রুফ অনুমোদনের পর থেকে 3 কর্মদিবস»। এভাবে, কেউ যদি প্রুফ পাঠানো ইমেইলের উত্তর দিতে দুই দিন নেয়, তাহলে দেরিটা সত্যিই যেখানে হয়েছে সেখানেই থাকে, তোমার দোকানে নয়।

আর যদি তোমার কাছে এমন কাজও থাকে যা একই দিনে সম্পন্ন হয় —কপি, বাইন্ডিং, ছোট সংখ্যার কার্ড— সেগুলোকে আলাদা একটা লিস্টে রাখো। এটাই মানুষ তাড়াহুড়োর সময় খোঁজে।

একটি প্রিন্টিং শপের জন্য কীভাবে ওয়েবসাইট বানাবে?

কাউকে ভাড়া করতে হবে না, প্রোগ্রামিং শিখতে হবে না: এই শব্দগুলো দিয়ে তোমার ব্যবসা বর্ণনা করো, আর সাইট তৈরি হয়ে যাবে, প্রকাশিত, তার নিজের লিংক সহ।

«আমি Impresos Ramiro-এর জন্য একটা ওয়েবসাইট চাই, Tijuana-তে, col. Libertad, calle Segunda 118-এ। আমরা ব্যানার, টি-শার্ট, ভিজিটিং কার্ড, বাইন্ডিং আর ভিনাইল সাইনেজ বানাই। দাম শুরু হয়: প্রিন্টেড ব্যানার প্রতি m² $180, স্ক্রিন-প্রিন্ট টি-শার্ট $95 থেকে, হাজার কার্ড $650। মিনিমাম: 20 টি-শার্ট, 250 কার্ড। আমরা PDF ফাইল গ্রহণ করি, টেক্সট আউটলাইন করা আর 3 মিমি ব্লিড সহ; ফাইল না থাকলে, ডিজাইন $450 থেকে শুরু, দুই রাউন্ড পরিবর্তন সহ। সময়: প্রুফ অনুমোদনের পর 3 কর্মদিবস; কপি আর বাইন্ডিং একই দিনে সম্পন্ন হয়। সময়সূচি সোমবার থেকে শুক্রবার সকাল 9 থেকে সন্ধ্যা 7, শনিবার সকাল 9 থেকে দুপুর 2। আমি একটা সেকশন চাই যেখানে বলা থাকবে কোটেশনের জন্য আমার কোন তথ্য প্রয়োজন —মাপ, পরিমাণ, ফাইল আর তারিখ— আর একটা WhatsApp বাটন, যা খোলার সঙ্গে সঙ্গেই এই চারটি প্রশ্ন লেখা মেসেজ নিয়ে আসবে।»

এই শেষ বিবরণটা পৃষ্ঠার বাকি সব কিছুর চেয়ে বেশি মূল্যবান: WhatsApp বাটনটা যেন একটা খালি চ্যাট না খুলে, বরং ওই চারটি প্রশ্ন আগে থেকে লেখা একটা মেসেজ খোলে। ক্লায়েন্ট শুধু ফাঁকা জায়গাগুলো পূরণ করবে।

যা প্রকাশ করা তোমার কাজে লাগবে না

সব কিছুর একটা ক্যাটালগ। একটা প্রিন্টিং শপ প্রায় সব কিছু প্রিন্ট করতে পারে, আর প্রলোভন হলো শ-এর মতো আইটেম লিস্ট করা। কেউ শ-টা পড়ে না। যে ছয়-আট রকম কাজ তোমার আসলে রুটি-রুজির উৎস, সেগুলোই রাখো, আর শেষ করো «আরও কিছু লাগবে? আমাদের জিজ্ঞেস করো» দিয়ে।

যে সময়সীমা তোমার নিয়ন্ত্রণে নেই। «একই দিনে ডেলিভারি» ভালো শোনায়, যতক্ষণ না ক্লায়েন্ট বিকেল 6 টায় ভুল ফরম্যাটে ফাইল পাঠায়। যা তুমি নিয়ন্ত্রণ করতে পারো, সেটাই প্রতিশ্রুতি দাও।

যে কাজের দাম আলাদাভাবে কোটেশন করতে হয়, তার নির্দিষ্ট দাম। «ব্যানার প্রতি m² $180 থেকে শুরু» প্রকাশ করা একটা কাজের তথ্য। কিন্তু না দেখা একটা ট্রাকের সাইনেজের একটা নির্দিষ্ট দাম প্রকাশ করলে শেষে যা খরচ হয়েছে তার থেকে কম দাম নিতে বাধ্য হও।

শেষ দশটা কাজ থেকে শুরু করো

পুরো ব্যবসাটা কল্পনা করে পৃষ্ঠা বানিয়ে ফেলো না। তোমার WhatsApp খোলো, শেষ দশটা আসল অর্ডার দেখো, আর প্রতিটা থেকে তিনটা জিনিস লিখে রাখো: কী ছিল, কত নিয়েছিলে, আর কোটেশন দেওয়ার আগে ক্লায়েন্টকে কী জিজ্ঞেস করতে হয়েছিল।

এই তৃতীয় কলামটাই আক্ষরিক অর্থে তোমার পৃষ্ঠার কনটেন্ট। এটা তুমি আগে থেকেই লিখে রেখেছ, শুধু সেটা কথোপকথনে ছড়িয়ে আছে।

এটা হয়ে গেলে, Proyecta-তে বর্ণনা করো আর প্রকাশ করে দাও। কিছু ভুল থাকলে, তোমার নিজের ভাষায় বলে দিলেই তা ঠিক হয়ে যাবে — তোমাকে কিছুই নতুন করে বানাতে হবে না।