Website untuk percetakan, publikasikan apa yang kamu perlukan dari klien untuk mulai

Setiap hari, Ramiro menerima pesan yang sama: «berapa harga banner?».

Dan dari situ semua dimulai. Ukurannya berapa? Berapa banyak? Desainnya sudah ada atau kami yang buat? Formatnya apa? Pakai mata ayam atau tidak? Kapan dibutuhkan? Enam pertanyaan yang tersebar dalam dua hari pesan, dan begitu akhirnya bisa memberi harga, klien sudah memesan banner di tempat lain.

Ramiro punya percetakan kecil di Tijuana, dan menurutnya setengah paginya habis untuk menjawab hal-hal yang sudah dia hafal di luar kepala. Website untuk percetakan adalah tempat kamu mempublikasikan, sebelum klien mengirim pesan, keenam pertanyaan yang sekarang kamu tanyakan lewat WhatsApp.

Di sinilah letak perbedaan bisnis ini, dan inilah alasan website untuk percetakan tidak sama dengan website salon kecantikan atau restoran: hampir semua bisnis punya halaman yang menjawab pertanyaan. Punyamu, selain itu, harus mengajukan pertanyaan. Kamu tidak bisa mulai bekerja sampai klien memberikan sesuatu padamu.

Apa yang harus ditanyakan website percetakan?

Website itu harus meminta di awal informasi yang sama dengan yang sekarang kamu kumpulkan sedikit demi sedikit lewat WhatsApp: ukuran, jumlah, file, dan tanggal. Kalau data-data itu sudah dipublikasikan, klien akan datang dengan semuanya lengkap sebelum kamu harus mengejarnya.

Coba pikirkan begini. Ketika seseorang mencari restoran, semua yang perlu dia tahu ada di pihak restoran: menu, jam buka, alamat. Klien tidak perlu membawa apa-apa selain rasa laparnya.

Di percetakan, separuh informasi ada di pihak klien, dan itulah separuh yang kamu perlukan. Website yang hanya menampilkan foto-foto hasil kerja yang bagus membiarkan separuh itu tetap di tempatnya: di WhatsApp, sedikit demi sedikit.

Kalau kamu mempublikasikan apa yang akan kamu minta, dua hal terjadi. Klien yang sudah menyiapkan semuanya akan mengirim pesan dengan data lengkap sejak pesan pertama. Dan yang belum menyiapkannya akan tahu sendiri, tanpa kamu harus menjelaskannya untuk kesepuluh kalinya minggu ini.

Data apa yang dibutuhkan percetakan untuk memberi penawaran harga?

Dibutuhkan empat, tanpa kecuali: apa barangnya dan berapa ukurannya, berapa jumlah pesanannya, dalam format apa filenya, dan kapan dibutuhkan. Letakkan di bagian yang terlihat jelas, dengan nama seperti ini: «Yang kami perlukan untuk memberi penawaran harga».

1. Apa barangnya dan berapa ukurannya. Banner 2×1 m berbeda dengan banner 3×2 m. Minta ukuran dalam meter atau sentimeter, bukan «besar».
2. Berapa jumlahnya. Dan di situ juga, sebutkan jumlah minimum pesananmu kalau ada.
3. File-nya. Format apa yang kamu terima —PDF, dengan teks dalam bentuk curve, dengan bleed— dan resolusi berapa. Inilah kesalahpahaman yang terjadi setiap hari: seseorang mengirimkan screenshot logonya, diambil dari Facebook, dan minta dibuatkan banner dua meter. Kamu sudah tahu bagaimana hasilnya kalau dicetak. Dia tidak, dan dia akan marah kepadamu ketika melihatnya. Menuliskannya di website —«screenshot tidak bisa dijadikan banner»— menghindarkanmu dari telepon seperti itu.
4. Kapan dibutuhkan. Tanggal pasti, bukan «secepatnya».

Dengan keempat data itu, kamu bisa langsung menjawab. Tanpanya, kamu tidak bisa menjawab apa-apa, dan itu bukan karena kamu keras kepala: harga sebuah banner memang bergantung pada tiga dari empat data itu.

Kalau mau, tambahkan baris kelima untuk finishing: laminasi, mata ayam, pond, lipat. Di banyak pekerjaan, baris ini adalah separuh dari biaya, dan ini yang tidak pernah disebutkan sampai akhir.

Apakah desain sudah termasuk dalam harga cetak?

Tidak, dan mempublikasikannya dengan jelas seperti ini menghindarkan momen tidak nyaman ketika harus memberitahu klien yang sudah berharap lebih. Banyak orang menganggap desain sudah termasuk, karena «kan kalian yang mencetak» — ini kesalahpahaman paling mahal di bisnis ini.

Ini bisa diatasi dengan dua baris yang dipublikasikan:

• Kamu bawa file yang sudah siap: kami cetak.
• Kamu belum punya file: kami buatkan desainnya, mulai dari $X, dengan dua kali revisi.

Mempublikasikan «dua kali revisi» menyelamatkanmu dari klien yang minta versi kesembilan. Ini bukan kasar, ini kejelasan: siapa pun yang pernah memesan sesuatu mengerti bahwa revisi tanpa batas itu ada harganya.

Haruskah percetakan mempublikasikan jumlah minimum pesanan?

Ya, dan mempublikasikannya justru menghemat waktu, bukan menakuti klien. Ada yang tidak melakukannya karena takut kehilangan pekerjaan kecil, tapi pada praktiknya yang terjadi justru sebaliknya: orang yang mau pesan 5 kaos tetap akan menyita waktumu dua puluh menit dan pada akhirnya pergi juga, sementara yang mau pesan 200 tidak akan takut dengan minimum 50.

Tulis dengan sederhana: «Kaos: minimum 20 pcs. Kartu nama: mulai dari 250». Dan kalau kamu membuat pengecualian, sebutkan juga —«di bawah 20 bisa, dengan biaya tambahan untuk persiapan»— karena itu mengubah «tidak» menjadi sebuah pilihan.

Berapa lama waktu pengerjaan pesanan percetakan?

Itu bergantung pada kapan hitungan waktunya mulai, dan di situlah kesalahan waktu yang paling umum di bisnis ini: bukan karena kamu lambat, tapi karena kamu salah menghitung mulai dari kapan. Kamu tidak bisa mulai mengerjakan begitu klien mengirim pesan. Kamu mulai menghitung ketika dia menyetujui proof-nya.

Publikasikan persis seperti ini: «3 hari kerja setelah kamu menyetujui proof». Dengan begitu, kalau ada yang butuh dua hari untuk membalas email yang berisi proof, keterlambatan itu tercatat di tempat yang sebenarnya terjadi, bukan di bengkel kerjamu.

Dan kalau kamu punya pekerjaan yang bisa selesai di hari yang sama —fotokopi, jilid spiral, kartu nama cetak jumlah kecil— pisahkan itu dalam daftar sendiri. Itulah yang dicari orang-orang yang sedang buru-buru.

Bagaimana membuat website untuk percetakan?

Kamu tidak perlu menyewa siapa pun atau belajar coding: kamu tinggal menjelaskan bisnismu dengan kata-kata seperti ini, dan website-nya langsung jadi, sudah dipublikasikan, dengan link-nya sendiri.

«Saya mau sebuah website untuk Impresos Ramiro, di Tijuana, col. Libertad, calle Segunda 118. Kami membuat banner, kaos, kartu nama, jilid spiral, dan pembuatan huruf vinyl. Harga mulai dari: banner cetak $180 per m², kaos sablon mulai $95, seribu kartu nama $650. Minimum pesanan: 20 kaos, 250 kartu nama. Kami menerima file dalam format PDF dengan teks dalam bentuk curve dan bleed 3 mm; kalau tidak membawa file, desain mulai dari $450 dengan dua kali revisi. Waktu pengerjaan: 3 hari kerja setelah proof disetujui; fotokopi dan jilid spiral selesai di hari yang sama. Jam operasional Senin sampai Jumat 9 pagi sampai 7 malam, Sabtu 9 pagi sampai 2 siang. Saya mau ada bagian yang menyebutkan data apa yang saya perlukan untuk memberi penawaran harga —ukuran, jumlah, file, dan tanggal— dan tombol WhatsApp yang langsung membuka pesan dengan keempat pertanyaan itu.»

Detail terakhir itu nilainya lebih besar dari sisa halaman: tombol WhatsApp itu tidak membuka chat kosong, melainkan pesan yang sudah berisi keempat pertanyaan tersebut. Klien hanya perlu mengisi bagian yang kosong.

Yang tidak ada gunanya dipublikasikan

Katalog lengkap semua jasa. Percetakan bisa mencetak hampir apa saja, dan godaannya adalah mencantumkan seratus jenis jasa. Tidak ada yang mau membaca seratus daftar. Cantumkan enam atau delapan jenis pekerjaan yang benar-benar menghidupimu, dan tutup dengan «ada yang lain? tanya saja ke kami».

Waktu pengerjaan yang tidak bergantung padamu. «Selesai di hari yang sama» terdengar bagus sampai klien mengirim file pukul 6 sore dengan format yang salah. Berjanjilah hanya untuk hal yang bisa kamu kendalikan.

Harga pasti untuk pekerjaan yang butuh penawaran khusus. Mempublikasikan «banner mulai $180 per m²» adalah data yang berguna. Mempublikasikan harga pasti untuk pengerjaan stiker mobil yang belum pernah kamu lihat adalah cara paling cepat untuk akhirnya menagih lebih murah dari biaya sebenarnya.

Mulai dari sepuluh pekerjaan terakhir

Jangan membuat website dengan membayangkan seluruh bisnismu sekaligus. Buka WhatsApp-mu, lihat sepuluh pesanan nyata terakhir, dan catat tiga hal dari masing-masing: apa barangnya, berapa yang kamu tagih, dan apa yang harus kamu tanyakan ke klien sebelum bisa memberi harga.

Kolom ketiga itu secara harfiah adalah isi dari website-mu. Kamu sudah menuliskannya, hanya saja masih tersebar di berbagai percakapan.

Begitu sudah siap, jelaskan semuanya di Proyecta dan publikasikan. Kalau ada yang kurang pas, cukup katakan dengan kata-katamu sendiri dan akan diperbaiki — kamu tidak perlu mengerjakan ulang apa pun.