Kartenzahlung im Geschäft: Was abgezogen wird und was übrig bleibt

Yolanda hat einen Weinladen in Colima. Sie fing an, Kartenzahlungen anzunehmen, und nach zwei Wochen schrieb sie mir, fest davon überzeugt, dass man sie beklaut: Sie hatte für 12.400 $ verkauft, und die Einzahlungen auf ihrem Konto passten zu keinem einzigen Verkauf. Nicht zu einem, nicht zur Summe eines ganzen Tages.

Niemand beklaute sie. Sie las nur die falsche Zahl.

Fast alles, was über Kartenzahlungen geschrieben wird, bleibt beim Prozentsatz stehen: ob 3 % oder 4 %. Das ist der am wenigsten verwirrende Teil, und darüber haben wir hier schon gesprochen. Was jemanden, der noch nie Kartenzahlungen angenommen hat, wirklich aus dem Konzept bringt, ist etwas anderes: Die Einzahlung sieht dem Verkauf nicht ähnlich. Darum geht es jetzt.

Was wird dir bei einer Kartenzahlung abgezogen?

Zwei Dinge, nicht eines: die Gebühr des Zahlungsdienstleisters und die Mehrwertsteuer auf diese Gebühr. Mehr nicht.

Die Gebühr des Zahlungsdienstleisters ist das, was das Unternehmen berechnet, das Geld von der Karte deines Kunden auf dein Bankkonto bewegt. In Mexiko liegt sie bei etwa 3 bis 4 % des Betrags plus ein paar festen Pesos pro Transaktion, je nach deinem Vertrag und der Kartenart – schau dir deine eigenen Konditionen an dem Tag an, an dem du dein Konto aktivierst, denn sie ändern sich.

Die Mehrwertsteuer ist der Teil, den dir fast niemand erwähnt: Diese Gebühr ist eine Dienstleistung, und wie jede Dienstleistung fällt darauf Mehrwertsteuer an. Wenn dir 20 $ Gebühr berechnet werden, verlassen in Wirklichkeit 23,20 $ deinen Verkauf. Pro Verkauf ist das nicht viel. Am Monatsende fällt es auf – und das ist einer der Gründe, warum deine Abrechnung nie auf Anhieb aufgeht.

Warum stimmt die Einzahlung nie mit einem einzelnen Verkauf überein?

Weil die Einzahlung kein Verkauf ist, sondern eine Abrechnung. Es sind mehrere Verkäufe zusammengefasst, bereits abzüglich der Gebühren, und sie kommen ein paar Tage später an.

Genau da lag Yolandas Problem. Sie suchte in ihrem Kontoauszug nach der Einzahlung für den Verkauf über 780 $ vom Dienstag. Diese Einzahlung gibt es nicht. Es gibt eine vom Donnerstag, die die Verkäufe vom Dienstag abzüglich der Abzüge enthält – und wenn am Dienstag vier Verkäufe stattfanden, kommt dafür eine einzige Zahl.

Daraus ergeben sich drei praktische Konsequenzen, die man kennen sollte, bevor man in Panik gerät:

Das Datum stimmt nicht überein. Der Verkauf ist an einem Tag, die Einzahlung an einem anderen. Die ersten Einzahlungen brauchen meist länger als die folgenden, weil der Zahlungsdienstleister dein Konto gerade erst „einfährt“.
Der Betrag stimmt nie überein. Keine Einzahlung wird jemals genau einem Beleg entsprechen, niemals. Nach dieser Übereinstimmung zu suchen heißt, etwas zu jagen, das nicht existiert.
Ein Tag ohne Einzahlung ist kein Tag ohne Geld. Wenn du sonntags keine Kartenzahlung hattest, gibt es dienstags auch keine Sonntagseinzahlung. Klingt logisch, erschreckt aber jeden beim ersten Mal.

Wie viel bleibt dir wirklich? Berechne deinen effektiven Satz

Deine wahre Zahl steht nicht im Vertrag, sondern ist der effektive Satz: teile das, was dir im Monat eingezahlt wurde, durch das, was du in diesem Monat mit Karte verkauft hast.

Mit Yolandas Zahlen: Sie verkaufte für 12.400 $, eingezahlt wurden ihr 11.940 $. Das sind 96,3 % – heißt, 3,7 % blieben unterwegs hängen. Diese 3,7 % sind ihre Zahl – Gebühr, Mehrwertsteuer, alles zusammen – und es ist die einzige, die etwas taugt, um Entscheidungen zu treffen.

Rechne das mit einem vollen Monat, nicht mit einer Woche, denn die Einzahlungen überschneiden sich zwischen den Monaten, und eine einzelne Woche würde dich belügen. Und mach es einmal im Jahr, denn die Gebühren ändern sich, und niemand sagt dir Bescheid.

Mit dieser Zahl kannst du jetzt echte Fragen beantworten: Wenn deine Marge bei einer Flasche 18 % beträgt und dein effektiver Satz 3,7 %, kostet dich die Kartenannahme ein Fünftel deiner Marge bei diesem Verkauf. Lohnt sich das? Fast immer ja, denn die Alternative ist nicht „derselbe Verkauf in bar“, sondern dass gar kein Verkauf stattfindet. Aber jetzt ist es eine Entscheidung, kein Bauchgefühl.

Und Rückerstattungen? Da tut es wirklich weh

Wenn du einen Verkauf rückgängig machst, erstattet dir der Zahlungsdienstleister seine Gebühr nicht zurück. Du zahlst dem Kunden die vollen 780 $ zurück, und du hast bereits rund 30 $ dafür bezahlt, dieses Geld einmal zu bewegen.

Deshalb kostet eine Rückerstattung mehr als der Verkauf, den du nicht gemacht hast, und deshalb lohnt es sich, deine Rückgaberichtlinie schriftlich auf deiner eigenen Seite zu haben – was zurückgenommen wird, innerhalb welcher Frist, in welchem Zustand. Nicht um dich mit dem Kunden zu streiten, sondern damit beide Seiten dasselbe sehen, bevor es ein Problem gibt.

Dasselbe gilt für eine Rückbuchung (Chargeback), also wenn der Kunde die Abbuchung direkt bei seiner Bank reklamiert. Die beste Verteidigung ist hier denkbar unspektakulär und funktioniert trotzdem: dass die Bestellung mit Name, Datum, was mitgenommen wurde und wie viel bezahlt wurde, dokumentiert ist. Über deine eigene Seite zu kassieren hinterlässt diese Aufzeichnung von selbst; eine lose Überweisung entgegenzunehmen nicht.

Behält Proyecta einen Prozentsatz deiner Verkäufe ein?

Nein. Null Prozent, heute, in jedem Land. Proyecta nimmt keine Provision von dem, was du verkaufst.

Ich sage das so klar, weil es die Frage ist, die am häufigsten auftaucht, und weil die Antwort anderswo oft unangenehm ausfällt. Die Gebühr, die du tatsächlich zahlen wirst, ist die des Zahlungsdienstleisters, und die stammt nicht von uns: Sie wird von demjenigen erhoben, der das Geld bewegt, und sie zahlt jeder, der Kartenzahlungen akzeptiert – von deinem Weinladen bis zu den großen Apps.

Und wenn dein Kunde nicht mit Karte zahlen möchte?

Dann zahlt er eben nicht mit Karte – und die Bestellung bleibt trotzdem bestehen. Auf deiner Seite kannst du die Option lassen, zu reservieren und bar oder per Überweisung zu bezahlen, wenn er vorbeikommt, um seinen Kauf abzuholen: Die Bestellung wird erfasst, das Produkt wird 72 Stunden reserviert, und wenn niemand kommt, wird sie automatisch freigegeben und ist wieder verfügbar.

Dieser letzte Punkt ist wichtiger, als es scheint. Ohne diese Frist bedeutet Reservieren, dass sich jemand daran erinnern muss, die Reservierung aufzuheben – und niemand erinnert sich daran.

Wo siehst du, was bei dir ankommt?

In der Konsole deiner Seite gibt es einen Reiter Einzahlungen mit deinem Kontostand und dem Verlauf dessen, was dir bereits eingezahlt wurde. Du musst weder deine Bank öffnen noch von Hand nachrechnen: Dort steht, was eingegangen ist, was unterwegs ist und wann es ausgezahlt wurde.

Es ist derselbe Ort, an dem du deine Produkte und Preise bearbeitest, also kein separates System, das du erst lernen musst.

Fang damit an, deine Zahl zu kennen

Wenn du bereits Kartenzahlungen annimmst, berechne deinen effektiven Satz vom letzten Monat, bevor du irgendeine Entscheidung über Preise triffst. Es sind zwei Zahlen und eine Division, und wahrscheinlich wirst du positiv überrascht sein.

Und wenn du noch keine Kartenzahlungen annimmst und damit anfangen möchtest, beschreib es einfach so, wie du es laut sagen würdest – „eine Seite für meinen Weinladen mit Katalog, Kartenzahlung und der Option, zu reservieren und bar zu bezahlen“ – und veröffentliche sie auf proyecta.dev. Der Rest ist, deine Einzahlungen richtig zu lesen.