Thanh toán bằng thẻ trong cửa hàng của bạn: bị trừ bao nhiêu và bạn nhận được bao nhiêu
Khi bạn nhận thanh toán bằng thẻ, bạn sẽ bị trừ phí xử lý cộng với thuế VAT trên khoản phí đó, và tiền sẽ về theo từng đợt gộp lại, chậm vài ngày. Con số thực sự của bạn là tỷ lệ hiệu dụng: số tiền được chuyển vào tài khoản chia cho số tiền đã bán.
Yolanda có một cửa hàng rượu vang ở Colima. Cô bắt đầu nhận thanh toán bằng thẻ, và chỉ hai tuần sau đã nhắn tin cho tôi, chắc chắn rằng mình đang bị ăn cắp tiền: cô đã bán được 12,400 peso nhưng số tiền chuyển vào tài khoản không khớp với bất kỳ giao dịch bán hàng nào. Không khớp với một giao dịch nào, cũng không khớp với tổng của cả một ngày.
Không ai ăn cắp tiền của cô cả. Cô chỉ đang đọc sai con số.
Hầu hết những gì người ta viết về việc nhận thanh toán bằng thẻ chỉ dừng lại ở phần trăm: 3% hay 4%. Đó là phần ít gây nhầm lẫn nhất, và chúng ta đã bàn về nó ở đây rồi. Điều thực sự khiến người lần đầu nhận thanh toán bằng thẻ bối rối lại là chuyện khác: khoản tiền chuyển vào tài khoản không giống với giao dịch bán hàng. Đó là điều chúng ta sẽ nói tới.
Khi nhận thanh toán bằng thẻ, bạn bị trừ những gì?
Hai khoản, không phải một: phí của bên xử lý thanh toán, và thuế VAT trên khoản phí đó. Chỉ vậy thôi.
Phí của bên xử lý thanh toán là khoản mà công ty chuyển tiền từ thẻ của khách hàng vào tài khoản ngân hàng của bạn thu. Ở Mexico, mức phí này thường vào khoảng 3% đến 4% giá trị giao dịch, cộng thêm vài peso cố định mỗi giao dịch, tùy vào hợp đồng và loại thẻ của bạn — hãy kiểm tra hợp đồng của mình ngay ngày kích hoạt, vì các mức phí này có thể thay đổi.
Thuế VAT là phần mà gần như không ai nhắc đến với bạn: khoản phí đó là một dịch vụ, và như mọi dịch vụ khác, nó phải chịu VAT. Nếu bạn bị tính phí 20 peso, thì số tiền thực sự bị trừ khỏi giao dịch của bạn là 23.20 peso. Với mỗi giao dịch thì không đáng kể. Nhưng đến cuối tháng thì rõ rệt, và đây là một trong những lý do khiến sổ sách của bạn không bao giờ khớp ngay từ lần đầu.
Tại sao khoản tiền chuyển vào tài khoản không bao giờ khớp với bất kỳ giao dịch bán hàng nào?
Vì khoản tiền đó không phải là một giao dịch bán hàng: đó là một đợt quyết toán. Nó là nhiều giao dịch gộp lại, đã trừ phí, và đến sau vài ngày.
Đó chính là vấn đề của Yolanda. Cô tìm trong sao kê tài khoản khoản tiền của giao dịch 780 peso vào thứ Ba. Khoản đó không tồn tại. Có một khoản vào thứ Năm mang theo các giao dịch của thứ Ba trừ đi phí đã bị khấu trừ, và nếu thứ Ba có bốn giao dịch, thì chỉ có một con số duy nhất đại diện cho cả bốn.
Điều này dẫn đến ba hệ quả thực tế mà bạn nên hiểu trước khi hoảng hốt:
- Ngày tháng không khớp. Giao dịch bán hàng thuộc một ngày, khoản tiền chuyển vào lại thuộc một ngày khác. Những lần chuyển tiền đầu tiên thường mất nhiều thời gian hơn những lần sau, vì bên xử lý thanh toán đang “làm quen” với tài khoản mới của bạn.
- Số tiền không bao giờ khớp. Không có khoản tiền chuyển vào nào sẽ bằng bất kỳ hóa đơn nào, không bao giờ. Tìm kiếm sự trùng khớp đó là theo đuổi một thứ không tồn tại.
- Một ngày không có khoản tiền chuyển vào không có nghĩa là ngày đó không có tiền. Nếu Chủ nhật bạn không bán được món nào bằng thẻ, thì thứ Ba sẽ không có khoản tiền nào của Chủ nhật. Nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng lần đầu gặp phải thì ai cũng hoảng.
Bạn thực sự nhận được bao nhiêu? Hãy tính tỷ lệ hiệu dụng của mình
Con số thực sự của bạn không phải con số ghi trong hợp đồng, mà là tỷ lệ hiệu dụng: lấy số tiền đã được chuyển vào tài khoản trong tháng chia cho số tiền bạn đã bán bằng thẻ trong tháng đó.
Với số liệu của Yolanda: cô bán được 12,400 peso và nhận được 11,940 peso. Đó là 96.3%, nghĩa là 3.7% đã “biến mất” trên đường đi. Con số 3.7% đó chính là con số của cô — phí xử lý, VAT, gộp tất cả lại — và đó là con số duy nhất hữu ích để đưa ra quyết định.
Hãy tính với cả một tháng trọn vẹn, đừng tính theo một tuần lẻ, vì các khoản chuyển tiền vắt qua nhiều tháng, và một tuần lẻ sẽ đánh lừa bạn. Và hãy làm việc này mỗi năm một lần, vì các mức phí thay đổi mà không ai báo cho bạn biết.
Với con số đó, bạn đã có thể trả lời những câu hỏi thực sự: nếu biên lợi nhuận của bạn trên một chai rượu là 18% và tỷ lệ hiệu dụng của bạn là 3.7%, thì việc chấp nhận thanh toán bằng thẻ tốn của bạn một phần năm biên lợi nhuận trên giao dịch đó. Có đáng không? Gần như luôn luôn là có, vì lựa chọn thay thế không phải là “cũng giao dịch đó nhưng bằng tiền mặt”, mà là không có giao dịch nào cả. Nhưng giờ đây đó là một quyết định, không còn là một linh cảm.
Còn hoàn tiền thì sao? Đây mới là chỗ thực sự đau
Nếu bạn hoàn tiền cho một giao dịch, bên xử lý thanh toán sẽ không trả lại phí của họ cho bạn. Bạn phải hoàn đủ 780 peso cho khách hàng, trong khi bạn đã trả khoảng 30 peso để chuyển số tiền đó đi trước đó.
Đó là lý do vì sao một lần hoàn tiền tốn kém hơn cả một giao dịch không bao giờ xảy ra, và đó cũng là lý do bạn nên viết rõ chính sách hoàn tiền của mình ngay trên trang web của bạn — cái gì được hoàn, trong bao nhiêu ngày, trong tình trạng nào. Không phải để tranh cãi với khách hàng, mà để cả hai bên cùng nhìn thấy điều tương tự trước khi có vấn đề xảy ra.
Với tranh chấp thanh toán (chargeback) — khi khách hàng khiếu nại trực tiếp với ngân hàng của họ — cũng vậy. Cách phòng vệ tốt nhất ở đây nhàm chán vô cùng nhưng hiệu quả: đơn hàng phải được ghi nhận rõ ràng với tên, ngày tháng, sản phẩm đã mua và số tiền đã thanh toán. Nhận thanh toán qua chính trang web của bạn sẽ để lại bản ghi đó; nhận qua chuyển khoản rời rạc thì không.
Proyecta có lấy phần trăm nào từ doanh số của bạn không?
Không. Không một xu nào, hôm nay, ở bất kỳ quốc gia nào. Proyecta không lấy bất kỳ khoản hoa hồng nào từ những gì bạn bán được.
Tôi nói rõ như vậy vì đây là thắc mắc xuất hiện nhiều nhất, và vì câu trả lời ở những nơi khác thường không mấy dễ chịu. Khoản phí bạn thực sự sẽ phải trả là phí của bên xử lý thanh toán, và khoản đó không thuộc về chúng tôi: nó do bên chuyển tiền thu, và bất kỳ ai chấp nhận thanh toán bằng thẻ đều phải trả — từ cửa hàng rượu vang của bạn cho đến các ứng dụng lớn.
Nếu khách hàng của bạn không muốn thanh toán bằng thẻ thì sao?
Thì đừng bắt họ thanh toán bằng thẻ, và đơn hàng vẫn được ghi nhận. Trên trang web của bạn, bạn có thể để tùy chọn đặt trước và thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản khi khách đến nhận hàng: đơn hàng được ghi nhận, sản phẩm được giữ trong 72 giờ, và nếu không ai đến, nó sẽ tự động được giải phóng và có sẵn trở lại.
Điều cuối cùng này quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Nếu không có khoảng thời gian giới hạn đó, việc đặt trước đồng nghĩa với việc phải có ai đó nhớ để hủy đặt trước — và không ai nhớ cả.
Bạn xem số tiền nhận được ở đâu?
Trong bảng điều khiển trang web của bạn có một tab Khoản chuyển tiền (Depósitos) hiển thị số dư và lịch sử những khoản đã được chuyển vào tài khoản của bạn. Bạn không cần mở app ngân hàng hay tự tính toán bằng tay: mọi thứ đều ở đó — số tiền đã vào, số tiền đang trên đường về, và thời điểm nó được chuyển.
Đó cũng chính là nơi bạn chỉnh sửa sản phẩm và giá cả của mình, nên đây không phải một hệ thống riêng biệt mà bạn phải học thêm.
Hãy bắt đầu bằng việc biết con số của mình
Nếu bạn đã đang nhận thanh toán bằng thẻ, hãy tính tỷ lệ hiệu dụng của tháng trước trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào về giá cả. Chỉ cần hai con số và một phép chia, và có thể kết quả sẽ khiến bạn bất ngờ theo hướng tích cực.
Còn nếu bạn chưa nhận thanh toán bằng thẻ và muốn bắt đầu, hãy mô tả nó như cách bạn sẽ nói ra bằng miệng — “một trang web cho cửa hàng rượu vang của tôi có danh mục sản phẩm, thanh toán bằng thẻ và tùy chọn đặt trước, thanh toán bằng tiền mặt” — rồi đăng nó lên proyecta.dev. Phần còn lại chỉ là đọc đúng các khoản tiền chuyển vào tài khoản của bạn.