Kortbetalningar i din verksamhet: vad som dras av och vad som blir kvar

Yolanda driver en vinbutik i Colima. Hon började ta emot kortbetalningar, och efter två veckor skrev hon till mig helt övertygad om att någon stal från henne: hon hade sålt för 12 400 pesos, och insättningarna på hennes konto stämde inte med någon enda försäljning. Inte med en enda, och inte med summan för en hel dag.

Ingen stal från henne. Hon läste bara fel siffra.

Nästan allt som skrivs om kortbetalningar stannar vid procentsatsen: är det 3 %, är det 4 %? Det är den minst förvirrande delen, och vi har redan pratat om den här. Det som verkligen förbryllar den som aldrig tidigare tagit emot kortbetalningar är något annat: insättningen ser inte ut som försäljningen. Det är dit vi ska.

Vad dras av när du tar emot kortbetalningar?

Två saker, inte en: processorns avgift och momsen på den avgiften. Inget mer.

Processorns avgift är det företaget som flyttar pengarna från din kunds kort till ditt bankkonto tar betalt för. I Mexiko ligger den kring 3–4 % av beloppet plus några fasta pesos per transaktion, beroende på ditt avtal och vilken typ av kort det gäller — kolla din egen avgift den dag du aktiverar kortbetalning, för de ändras.

Momsen är den del nästan ingen nämner för dig: avgiften räknas som en tjänst, och precis som alla tjänster har den moms. Tar de ut 20 pesos i avgift blir det som faktiskt försvinner från din försäljning 23,20 pesos. Det är inte mycket per köp. Men det märks vid månadens slut, och det är en av anledningarna till att dina siffror aldrig går ihop på första försöket.

Varför stämmer insättningen aldrig med en enskild försäljning?

För att insättningen inte är en försäljning: den är en avstämning. Det är flera försäljningar tillsammans, redan med avgifterna avdragna, och den kommer några dagar senare.

Det var precis Yolandas problem. Hon letade i sitt kontoutdrag efter insättningen för tisdagens försäljning på 780 pesos. Den insättningen finns inte. Det finns en från torsdagen som innehåller tisdagens försäljningar minus det som drogs av, och om det var fyra försäljningar på tisdagen kommer det en enda summa för alla fyra.

Det här får tre praktiska följder som är bra att förstå innan du blir orolig:

Datumet matchar inte. Försäljningen sker en dag, insättningen en annan. De första insättningarna brukar ta längre tid än de följande, eftersom processorn håller på att sätta upp ditt konto på riktigt.
Beloppet stämmer aldrig. Ingen insättning kommer någonsin att motsvara ett enskilt kvitto. Att leta efter den matchningen är att jaga något som inte finns.
En dag utan insättning är inte en dag utan pengar. Sålde du inget med kort på söndagen finns det ingen söndagsinsättning på tisdagen. Det låter självklart, men det skrämmer alla första gången.

Hur mycket blir egentligen kvar? Räkna ut din effektiva avgift

Ditt verkliga tal är inte det som står i avtalet, utan den effektiva avgiften: dela det som sattes in under månaden med det du sålde med kort samma månad.

Med Yolandas siffror: hon sålde för 12 400 pesos och fick 11 940 pesos insatta. Det är 96,3 %, alltså försvann 3,7 % på vägen. Den siffran, 3,7 %, är hennes tal — avgift, moms och allt inräknat — och det är det enda som duger att fatta beslut utifrån.

Gör beräkningen på en hel månad, inte en vecka, eftersom insättningarna hoppar över månadsgränser och en enstaka vecka kommer att ge dig fel bild. Och gör det en gång om året, för avgifterna ändras utan att någon säger till.

Med den siffran kan du besvara riktiga frågor: om din marginal på en flaska vin är 18 % och din effektiva avgift är 3,7 %, kostar det att acceptera kort dig ungefär en femtedel av din marginal på den försäljningen. Är det värt det? Nästan alltid, för alternativet är inte “samma försäljning fast kontant” — det är att försäljningen uteblir helt. Men nu är det ett beslut, inte en magkänsla.

Och returer? Där gör det verkligen ont

Om du återbetalar en försäljning ger processorn inte tillbaka sin avgift. Du återbetalar hela beloppet, 780 pesos, till kunden, men du har redan betalat runt 30 pesos för att flytta de pengarna dit.

Därför kostar en återbetalning mer än den försäljning du aldrig gjorde, och därför är det bra att ha din returpolicy skriven på din egen sida — vad som kan returneras, inom hur många dagar, i vilket skick. Inte för att du ska bråka med kunden, utan för att ni båda ska se samma sak innan något problem uppstår.

Samma sak gäller en bestridning (chargeback), när kunden vänder sig direkt till sin bank för att ifrågasätta debiteringen. Det bästa försvaret där är urtråkigt och fungerar: att beställningen finns registrerad med namn, datum, vad som köptes och hur mycket som betalades. Att ta betalt via din egen sida ger dig den dokumentationen automatiskt; en lös banköverföring gör det inte.

Tar Proyecta en procentandel av din försäljning?

Nej. Noll procent, idag, i alla länder. Proyecta tar ingen avgift av det du säljer.

Jag säger det så tydligt eftersom det är den fråga som kommer upp oftast, och svaret brukar vara obekvämt på andra ställen. Den avgift du faktiskt kommer att betala är betalningsprocessorns, och den är inte vår: den tas ut av den som flyttar pengarna, och den betalas av alla som tar emot kort, från din vinbutik till de stora apparna.

Och om din kund inte vill betala med kort?

Då behöver de inte betala med kort, men beställningen registreras ändå. På din sida kan du erbjuda möjligheten att reservera och betala kontant eller via överföring när kunden hämtar sitt köp: beställningen registreras, produkten reserveras i 72 timmar, och om ingen dyker upp släpps den automatiskt och blir tillgänglig igen.

Den sista delen spelar större roll än den verkar. Utan den tidsgränsen betyder en reservation att någon måste komma ihåg att häva den — och ingen gör det.

Var ser du vad som kommer in?

I din sajts konsol finns en flik för Insättningar med ditt saldo och historiken över allt som redan satts in. Du behöver inte logga in på banken eller räkna för hand: där ser du vad som kommit in, vad som är på väg och när det skickades.

Det är samma ställe där du redigerar dina produkter och priser, så det är inget separat system du behöver lära dig.

Börja med att känna till din siffra

Om du redan tar emot kortbetalningar, räkna ut din effektiva avgift för förra månaden innan du fattar några beslut om priser. Det är två siffror och en division, och den kommer förmodligen att överraska dig — på ett bra sätt.

Och om du ännu inte tar emot kortbetalningar och vill komma igång, beskriv det som du skulle säga det högt — “en sida för min vinbutik med katalog, kortbetalning och möjlighet att reservera och betala kontant” — och publicera den på proyecta.dev. Resten handlar bara om att läsa dina insättningar rätt.