Betalen met kaart in je bedrijf: wat er wordt afgetrokken en wat je overhoudt

Yolanda heeft een wijnwinkel in Colima. Ze begon met kaart te laten betalen en na twee weken schreef ze me, ervan overtuigd dat er geld van haar werd gestolen: ze had voor $12.400 verkocht en de stortingen op haar rekening klopten met geen enkele verkoop. Niet met één, en ook niet met de som van een hele dag.

Niemand stal iets van haar. Ze las alleen het verkeerde cijfer.

Bijna alles wat over kaartbetalingen wordt geschreven, blijft steken bij het percentage: is het 3%, is het 4%? Dat is het minst verwarrende deel, en daar hebben we het hier al over gehad. Wat wie nog nooit met kaart heeft laten betalen echt in de war brengt, is iets anders: de storting lijkt totaal niet op de verkoop. Daar gaan we het over hebben.

Wat wordt er afgetrokken als je met kaart laat betalen?

Twee dingen, niet één: de commissie van de betaalverwerker en de btw over die commissie. Meer niet.

De commissie van de betaalverwerker is wat het bedrijf rekent dat het geld van de kaart van je klant naar jouw bankrekening verplaatst. In Mexico ligt dat rond de 3% of 4% van het bedrag plus een paar vaste pesos per transactie, afhankelijk van je contract en het type kaart — check dat de dag dat je hem activeert, want het verandert.

De btw is het deel dat bijna niemand je vertelt: die commissie is een dienst, en zoals elke dienst draagt hij btw. Als er $20 commissie in rekening wordt gebracht, gaat er in werkelijkheid $23,20 van je verkoop af. Per verkoop is dat niet veel. Aan het eind van de maand valt het wel op, en het is een van de redenen waarom je boekhouding nooit meteen klopt.

Waarom komt de storting nooit overeen met een verkoop?

Omdat de storting geen verkoop is: het is een afrekening. Het zijn meerdere verkopen samen, al met de commissies eraf, en ze komen een paar dagen later binnen.

Daar zat Yolanda’s probleem. Ze zocht in haar rekeningoverzicht naar de storting van de verkoop van $780 van dinsdag. Die storting bestaat niet. Er is er wel een van donderdag met de verkopen van dinsdag min wat is afgetrokken, en als er dinsdag vier verkopen waren, komt er één bedrag voor alle vier.

Dit heeft drie praktische gevolgen die het waard zijn om te begrijpen voordat je schrikt:

• De datum komt niet overeen. De verkoop is van de ene dag, de storting van een andere. De eerste stortingen duren meestal langer dan de volgende, omdat de verwerker je rekening nog aan het inregelen is.
• Het bedrag komt nooit overeen. Geen enkele storting zal ooit gelijk zijn aan een bonnetje. Die overeenkomst zoeken is jagen op iets wat niet bestaat.
• Een dag zonder storting is geen dag zonder geld. Als je zondag niets met kaart hebt verkocht, is er dinsdag geen storting voor zondag. Het klinkt vanzelfsprekend, maar de eerste keer schrikt iedereen ervan.

Hoeveel houd je écht over? Bereken je effectieve tarief

Je echte cijfer is niet dat uit het contract, maar het effectieve tarief: deel wat er die maand gestort is door wat je die maand met kaart hebt verkocht.

Met Yolanda’s cijfers: ze verkocht voor $12.400 en er werd $11.940 gestort. Dat is 96,3%, oftewel 3,7% bleef onderweg hangen. Die 3,7% is haar cijfer — commissie, btw en al het andere samen — en het is het enige dat bruikbaar is om iets te beslissen.

Doe dit over een hele maand, niet over een week, want stortingen lopen over maanden heen en een losse week zal je voorliegen. En doe het een keer per jaar, want de tarieven veranderen en niemand laat het je weten.

Met dat cijfer kun je echte vragen beantwoorden: als je marge op een fles 18% is en je effectieve tarief 3,7%, dan kost het accepteren van de kaart je een vijfde van je marge op die verkoop. Is dat het waard? Bijna altijd wel, want het alternatief is niet “dezelfde verkoop maar contant”, het is dat er geen verkoop is. Maar nu is het een beslissing, geen onderbuikgevoel.

En terugbetalingen? Dáár doet het pas echt pijn

Als je een verkoop terugbetaalt, geeft de verwerker zijn commissie niet terug. Je betaalt de klant de volle $780 terug, en jij hebt al ongeveer $30 betaald om dat geld die eerste keer te verplaatsen.

Daarom kost een terugbetaling meer dan de verkoop die je niet deed, en daarom is het slim om je retourbeleid op je eigen pagina te zetten — wat kan worden teruggestuurd, binnen hoeveel dagen, in welke staat. Niet om ruzie te krijgen met de klant: zodat jullie allebei hetzelfde zien voordat er een probleem is.

Hetzelfde geldt voor een chargeback, wanneer de klant de betaling rechtstreeks bij zijn bank aanvecht. De beste verdediging daar is oersaai en werkt gewoon: dat de bestelling is vastgelegd met naam, datum, wat er is meegenomen en hoeveel er is betaald. Betalen via je eigen pagina laat die vastlegging vanzelf achter; betalen via een losse overschrijving niet.

Neemt Proyecta een percentage van je verkopen?

Nee. Vandaag, in elk land, nul procent. Proyecta neemt geen enkele commissie over wat je verkoopt.

Ik zeg het zo duidelijk omdat dit de vraag is die het vaakst opkomt, en omdat het antwoord elders vaak ongemakkelijk uitpakt. De commissie die je wél gaat betalen, is die van de betaalverwerker, en die is niet van ons: die rekent wie het geld verplaatst, en die betaalt iedereen die kaarten accepteert, van jouw wijnwinkel tot de grote apps.

En als je klant niet met kaart wil betalen?

Dan betaalt hij niet met kaart, en toch blijft de bestelling staan. Op je pagina kun je de optie laten staan om te reserveren en contant of per overschrijving te betalen wanneer hij zijn aankoop komt ophalen: de bestelling wordt vastgelegd, het product wordt 72 uur gereserveerd, en als er niemand komt, komt het vanzelf weer vrij en beschikbaar.

Dat laatste is belangrijker dan het lijkt. Zonder die termijn betekent reserveren dat iemand moet onthouden de reservering op te heffen, en niemand onthoudt dat.

Waar zie je wat er binnenkomt?

In het beheerpaneel van je site staat een tabblad Stortingen met je saldo en de geschiedenis van wat er al aan je is gestort. Je hoeft je bank niet te openen of zelf te rekenen: daar staat wat er is binnengekomen, wat onderweg is en wanneer het is verstuurd.

Het is dezelfde plek waar je je producten en prijzen bewerkt, dus het is geen apart systeem dat je moet leren kennen.

Begin met je cijfer te kennen

Als je al met kaart laat betalen, bereken dan je effectieve tarief van vorige maand voordat je een beslissing neemt over je prijzen. Het zijn twee getallen en één deling, en het zou je zomaar positief kunnen verrassen.

En als je nog geen kaartbetalingen accepteert en wilt beginnen, beschrijf het dan zoals je het hardop zou zeggen — “een pagina voor mijn wijnwinkel met catalogus, kaartbetaling en de optie om te reserveren en contant te betalen” — en publiceer het op proyecta.dev. De rest is gewoon je stortingen goed leren lezen.