איך למלא את היומן שלך, החל מהשעות שנשארות ריקות

לגבריאלה יש סטודיו לעיצוב גבות ותוספות ריסים בקורדובה, ורקרוס, עם שתי טכניקאיות, מונטסה וסלנה. בסוף אוקטובר היא כבר כתבה את ההודעה לקליינטיות שלה: ליפטינג ריסים 2 ב-1 בשבתות. היא הרגישה שהחודש היה חלש, ולכן כדי למלא את היומן בחרה את היום שבו הכי הרבה אנשים מבקשות תורים.

לפני שהיא שלחה את זה, היא פתחה את הדוחות של היומן שלה. השבת ב-11:00 הייתה השעה עם הכי הרבה תורים בחודש. השעות הריקות היו אחרות: שלישי ורביעי, מ-13:00 עד 16:00. ההנחה שלה עמדה לתת הטבה בדיוק בשעות שכבר נמכרות מעצמן.

למלא את היומן מתחיל במשהו פחות מרגש מהנחה: לדעת אילו שעות נשארות ריקות, כמה תורים מתבטלים לך ובאיזה שירות. אם התורים שלך כבר מנוהלים באתר שלך, החישוב הזה כבר קיים.

למה היומן מרגיש חלש אם בשבת את לא מספיקה לנשום?

מפני שאת זוכרת את השעות המלאות ולא את הריקות. שבת עם חמש קליינטיות ברצף נשארת חקוקה בזיכרון; יום שלישי ב-13:30 בלי אף אחת לא משאיר שום רושם.

בגלל זה החישוב שיש לך בראש נוטה תמיד להיסחף לכיוון הימים העמוסים. והנחה שמתבססת על החישוב הזה נוחתת כמעט תמיד במקום שבו היא הכי פחות נדרשת.

מה הם הדוחות של היומן שלך?

הדוחות של היומן הם החישוב של מה שבאמת קרה עם התורים שלך בתקופה מסוימת: כמה היו, כמה הגיעו, כמה בוטלו ובאילו שעות. את לא צריכה להקליד שום דבר, כי הם נוצרים מהתורים שכבר קיימים.

ב-Proyecta הם נמצאים ביומן, תחת דוחות. רק מי שמנהלת את האתר רואה אותם, כי הם כוללים כסף ומידע על הלקוחות שלך; הצוות שלך ממשיך להשתמש ביומן כרגיל. הם נפתחים בהחודש הזה, שכולל גם את מה שכבר נקבע לימים שעוד לא הגיעו. אפשר גם לראות השבוע הזה, החודש שעבר, 90 הימים האחרונים או תקופה מותאמת אישית של עד שנה.

בחלק העליון מופיעים המספרים של התקופה: תורים, הגעה, לא הגיעו, ביטולים, לקוחות חדשות ותפוסה, ובנוסף נגבה אם את גובה תשלום מהאתר או מהקופה שלך. בחלק התחתון מופיע הגרף של התורים והטבלאות לפי אנשי מקצוע ולפי שירות.

איך יודעים כמה מלא היומן שלך?

עם התפוסה, שהיא השעות שהוזמנו מתוך השעות שהלוח זמנים שלך מציע. אם את פתוחה מ-10:00 עד 19:00, מיום שני עד שבת, ובחצי מהזמן הזה היה תור, התפוסה שלך היא 50%. המספר הזה מופיע כשליומנים שלך יש שעות פעילות מוגדרות לשבוע.

האוקטובר של גבריאלה הראה 59%. מה ששינה לה את החודש היה בטבלה לפי איש מקצוע או יומן: היא עצמה הייתה ב-79%, מונטסה ב-66% וסלנה ב-31%. סלנה התחילה לעבוד בספטמבר וכמעט אף אחת לא הכירה אותה, כך שהקליינטיות המשיכו לבקש את גבריאלה בשם.

התפוסה מחושבת לפי שעות הפעילות המוגדרות היום, כך שאם באמצע החודש שינית את השעות, כל החודש נמדד לפי השעות החדשות.

באיזו שעה היומן שלך מתרוקן?

התשובה נמצאת בלוח שעות עם הכי הרבה תורים. כל משבצת מייצגת שעה בשבוע, וככל שהצבע כהה יותר, כך יותר תורים התחילו באותה שעה. בחלק העליון כתוב במפורש השעה החזקה שלך: «השעה שלך עם הכי הרבה תורים: שבת, 11:00 · 12 תורים».

המשבצות הבהירות הן השעות החלשות שלך. בלוח של גבריאלה, שבת בבוקר נראתה כמעט שחורה, ושלישי ורביעי אחרי הצהריים נראו כמעט לבנים.

שימי לב לשירותים הארוכים. כל תור נספר בשעה שבו הוא מתחיל, כך שתוספות ריסים בין 12:00 ל-14:00 יצבעו את המשבצת של 12:00 בכהה ואת זו של 13:00 ישאירו בהירה, אף על פי שהשעה הזו הייתה תפוסה בפועל. לפני שאת קובעת ששעה מסוימת ריקה, בדקי אילו שירותים מתחילים ממש לפניה.

כמה מהתורים שלך מתבטלים, ובאיזה שירות?

ההגעה מציגה, מבין התורים שכבר עברו וסומנו, כמה מהם הגיעו בפועל. אצל גבריאלה זה הראה «171 מ-186 הגיעו», כלומר 92%, ו-15 שלא הגיעו. הביטולים נספרים בנפרד ולא מצטרפים לתורים שלך, כי אותה שעה התפנתה בזמן למישהי אחרת.

הטבלה לפי שירות הראתה לה איפה היה הפער: 9 מ-15 ההיעדרויות היו בתוספות ריסים, שירות של שעתיים ב-$950. להפסיד עיצוב גבות של חצי שעה לא כאב לה כמו בוקר שלם של תוספות ריסים בלי קליינטית. היא החליטה לבקש מקדמה רק על השירות הזה.

כדי שהמספר הזה יהיה שימושי, כל תור צריך להיות מסומן כהגיעה או לא הגיעה. תור שאף אחת לא מסמנת נשאר בגרף כ«מחכה לטיפול» גם אם היום כבר עבר, והוא לא נספר לא לטובה ולא לרעה. אם את רואה חלקים של «מחכה לטיפול» בימים שכבר עברו, אלה תורים ששכחת לסמן.

חסרות לך לקוחות חדשות או חסרות לך אלה שכבר הגיעו בעבר?

מתחת ללקוחות חדשות מופיע כמה מהן היו חוזרות, לדוגמה «8 חוזרות · 20 בסה”כ». לקוחה חדשה היא זו שקבעה תור איתך בפעם הראשונה באותה תקופה. אם רובן חוזרות, חסרות לך לקוחות חדשות; אם רובן חדשות, אנשים מגיעים פעם אחת ולא חוזרים. אלה שתי בעיות שונות.

מקור התורים מראה איך כל תור הגיע: אונליין, נקבעו על ידיך, שולמו אונליין, תשלום בעסק, חבילה או מנוי. אם רוב התורים מסומנים כ«נקבעו על ידיך», לאתר שלך יש אמנם קביעת תורים אונליין, אבל הלקוחות שלך עדיין מזמינות תורים בוואטסאפ, איתך בתור הפקידה.

אם כשפותחים את זה מופיע «הדוחות שלך מגיעים עם העדכון הבא של האתר שלך», האתר שלך עדיין לא כולל את החלק הזה; התורים שלך ממשיכים לעבוד כרגיל. ועם הורדת CSV את מקבלת שורה אחת לכל תור, לפתיחה באקסל או לשליחה לרואה החשבון שלך.

מה גבריאלה עשתה עם המספרים שלה?

שלושה שינויים, הכול באותו יום. היא העבירה את הליפטינג 2 ב-1 לשלישי ורביעי בין 13:00 ל-16:00, רק עם סלנה, כדי למלא את השעות האלה ובדרך גם להכיר אותה ללקוחות שלא הכירו אותה. היא ביקשה מקדמה על תוספות הריסים. וביקשה ממונטסה לסמן כל תור לפני שהיא הולכת, כי היו לה אחד עשר תורים מאוקטובר שלא סומנו.

באחד בדצמבר היא תפתח שוב את החודש שעבר כדי לראות שני מספרים: התפוסה של סלנה וההיעדרויות בתוספות.

איך עושים את זה בעסק שלי?

תארי את העסק שלך ב-Proyecta במילים שלך. למשל: “אתר לסטודיו שלי לעיצוב גבות ותוספות ריסים בקורדובה, עם עיצוב גבות, ליפטינג ותוספות עם המחיר והזמן שלהם, קביעת תורים אונליין עם כל טכניקאית וכפתור וואטסאפ”.

אם את רוצה למלא את היומן שלך, לפני שאת שולחת את ההנחה הבאה שלך פתחי את החודש שעבר, מצאי את המשבצת הבהירה ביותר באמצע השבוע ותני לה את התאריך והשעה האלה, במקום היום שבו את עובדת הכי הרבה. התחילי ב-proyecta.dev.