Come riempire la tua agenda a partire dagli orari che restano vuoti

Gabriela ha uno studio di sopracciglia e ciglia a Córdoba, Veracruz, con due tecniche, Montse e Selene. Verso fine ottobre aveva già scritto il messaggio per le sue clienti: lifting di ciglia 2x1 il sabato. Sentiva che il mese era stato debole, e per riempire la sua agenda scelse il giorno in cui più persone le chiedevano un appuntamento.

Prima di inviarlo, aprì i report della sua agenda. Il sabato alle 11:00 era stato il suo orario con più appuntamenti del mese. Gli orari vuoti erano altri: martedì e mercoledì, dall’una alle quattro del pomeriggio. La sua promozione stava per regalare uno sconto proprio negli orari che già si vendevano da soli.

Riempire la tua agenda comincia con qualcosa di meno eccitante di una promozione: sapere quali orari restano vuoti, quanti appuntamenti ti saltano e per quale servizio. Se i tuoi appuntamenti vivono già sulla tua pagina, quel conteggio è già fatto.

Perché la tua agenda ti sembra debole se il sabato non riesci a stare dietro a tutto?

Perché ricordi gli orari pieni e non quelli vuoti. Il sabato con cinque clienti di fila ti resta impresso; il martedì all’1:30 senza nessuno non lascia alcun ricordo.

Per questo il conteggio che hai in testa quasi sempre pende verso i giorni di molto lavoro. E una promozione decisa con quel conteggio di solito cade dove ce n’è meno bisogno.

Cosa sono i report della tua agenda?

I report dell’agenda sono il conteggio di quello che è davvero successo con i tuoi appuntamenti in un periodo: quanti ce ne sono stati, quanti si sono presentati, quanti sono stati cancellati e a che ora. Non devi inserire nulla, perché derivano dagli appuntamenti che hai già.

Su Proyecta si trovano in Agenda, sotto Report. Li vede solo chi amministra la pagina, perché riguardano denaro e dati delle tue clienti; il tuo team continua a usare l’agenda come sempre. Si apre su Questo mese, che include ciò che è già prenotato per i giorni che restano. Puoi vedere anche Questa settimana, Mese scorso, Ultimi 90 giorni o un periodo Personalizzato fino a un anno.

In alto compaiono i numeri del periodo: Appuntamenti, Presenze, Assenze, Cancellazioni, Nuove clienti e Occupazione, più Incassato se incassi dalla tua pagina o dalla tua cassa. In basso trovi il grafico degli appuntamenti e le tabelle per professionista e per servizio.

Come sai quanto è piena la tua agenda?

Con l’Occupazione, cioè le ore prenotate rispetto alle ore che il tuo orario offre. Se apri dalle 10 alle 19 dal lunedì al sabato e metà di quel tempo ha avuto appuntamenti, la tua occupazione è del 50%. Questo numero esce quando i tuoi calendari hanno impostato l’orario settimanale.

L’ottobre di Gabriela ha segnato il 59%. Quello che le cambiava il mese era nella tabella Per professionista o agenda: lei era all’79%, Montse al 66% e Selene al 31%. Selene era entrata a settembre e quasi nessuno la conosceva, così le clienti continuavano a chiedere Gabriela per nome.

L’occupazione si confronta con l’orario che hai oggi, quindi se a metà mese hai cambiato i tuoi orari, il mese intero viene misurato rispetto ai nuovi.

A che ora si vuota la tua agenda?

Te lo dice il riquadro Orari con più appuntamenti. Ogni casella è un’ora della settimana, e più è scura, più appuntamenti sono iniziati lì. In alto compare il tuo orario di punta per intero: «Il tuo orario con più appuntamenti: sabato, 11:00 · 12 appuntamenti».

Le caselle chiare sono i tuoi orari deboli. In quello di Gabriela, il sabato mattina appariva quasi nero, mentre il martedì e il mercoledì dopo pranzo erano quasi bianchi.

Attenzione ai servizi lunghi. Ogni appuntamento conta nell’ora in cui inizia, quindi delle extension dalle 12:00 alle 14:00 scuriscono la casella delle 12 e lasciano chiara quella dell’1, anche se quell’ora era effettivamente occupata. Prima di considerare vuoto un orario, controlla quali servizi iniziano appena prima.

Quanti dei tuoi appuntamenti saltano e per quale servizio?

La Presenza conta, tra gli appuntamenti già passati e segnati, quanti si sono presentati. Quella di Gabriela diceva «171 su 186 si sono presentati», cioè il 92%, e 15 assenze. Le Cancellazioni vanno separate e non si somma agli appuntamenti, perché quell’orario si è liberato in tempo per qualcun altro.

La tabella Per servizio le ha indicato dove stava il buco: 9 delle 15 assenze erano per extension di ciglia, un servizio di due ore a $950. Perdere un disegno di sopracciglia di mezz’ora non le pesava come una mattina di extension senza clienta. Ha deciso di chiedere un anticipo solo per quel servizio.

Perché questo numero sia utile, ogni appuntamento deve essere segnato come Presente o Assente. Quello che nessuno segna resta come «Da gestire» nel grafico anche se il giorno è già passato, e non conta né a favore né contro. Se vedi pezzi di «Da gestire» nei giorni precedenti, sono appuntamenti che hai dimenticato di segnare.

Ti mancano clienti nuove o ti mancano quelle che già venivano?

Sotto Nuove clienti compare quante sono state ricorrenti, ad esempio «8 ricorrenti · 20 in totale». Nuova è chi ha prenotato con te per la prima volta in quel periodo. Se quasi tutte sono ricorrenti, ti manca gente nuova; se quasi tutte sono nuove, la gente viene una volta e non torna. Sono due problemi diversi.

L’Origine degli appuntamenti ti dice come è arrivato ciascuno: Online, Prenotati da te, Pagati online, Paga in negozio, Pacchetto o Abbonamento. Se quasi tutto dice «Prenotati da te», la tua pagina ha già appuntamenti online ma le tue clienti continuano a prenotare via WhatsApp, con te come receptionist.

Se apri questa sezione e ti compare «I tuoi report arrivano con il prossimo aggiornamento del tuo sito», la tua pagina non ha ancora questa funzione; i tuoi appuntamenti continuano a funzionare normalmente. E con Scarica CSV ottieni una riga per ogni appuntamento da aprire in Excel o inviare al tuo contabile.

Cosa ha fatto Gabriela con i suoi numeri?

Tre cambiamenti, tutti nello stesso giorno. Ha spostato il 2x1 di lifting al martedì e mercoledì dall’una alle quattro, solo con Selene, per riempire quegli orari e al tempo stesso presentarla alle clienti che non la conoscevano. Ha chiesto un anticipo per le extension. E ha chiesto a Montse di segnare ogni appuntamento prima di andarsene, perché aveva undici appuntamenti di ottobre non segnati.

Il primo dicembre aprirà di nuovo Mese scorso per controllare due numeri: l’occupazione di Selene e le assenze nelle extension.

Come lo applico nel mio negozio?

Descrivi il tuo negozio su Proyecta con le tue parole. Qualcosa come: “una pagina per il mio studio di sopracciglia e ciglia a Córdoba, con disegno di sopracciglia, lifting ed extension con il loro prezzo e durata, appuntamenti online con ogni tecnica e pulsante WhatsApp”.

Se vuoi riempire la tua agenda, prima di inviare la tua prossima promozione apri Mese scorso, cerca la casella più chiara in settimana e metti lì la data e l’ora, invece del giorno in cui lavori di più. Comincia su proyecta.dev.