如何从空出来的时段入手,把预约表填满

Gabriela在韦拉克鲁斯州科尔多瓦经营一家美睫美眉工作室,店里有两位技师,Montse和Selene。十月底,她已经把要发给客户的消息写好了:周六睫毛烫卷买一送一。她觉得这个月生意有点冷清,为了填满预约表,她选了大家最常约的那一天来做活动。

在发出去之前,她打开了日程里的报告。本月预约最多的时段,正是周六上午11点。真正空着的时段是别的:周二和周三,下午1点到4点。她的促销活动,把折扣送给了那些本来就不缺客人的时段。

填满预约表,要从一件远没有促销活动那么让人兴奋的事开始:弄清楚哪些时段空着,又有多少预约被取消或爽约,出在哪项服务上。如果你的预约已经在你的网站上进行,这笔账其实早就算好了。

周六忙到脚不沾地,为什么还是觉得生意冷清?

因为你记住的永远是排满的时段,而不是空着的时段。周六一口气接五位客户,这种感觉会深深记在心里;周二下午1点半没人上门,却什么印象都留不下。

所以你脑子里的这笔账,几乎总是偏向生意好的那几天。而按照这种感觉做出的促销决定,往往正好砸在最不缺客人的地方。

预约表的报告,记录的是某段时间里预约真正发生的情况:一共有多少预约、有多少按时到店、有多少取消,又分布在哪些时段。你什么都不需要手动填,这些数字都是从你已有的预约里自动算出来的。

在Proyecta里,这些报告在日程下面的报告里。只有管理网站的人能看到,因为这里面涉及钱和客户的数据;你的团队还是像平时一样用日程表就行。打开默认显示本月,里面也包括剩下这几天已经约好的预约。你还可以切换到本周、上个月、最近90天,或者自己设定一个最长一年的自定义时间段。

最上面会显示这段时间的几个数字:预约数、到店率、未到店、取消、新客户和占用率,如果你是通过网站或收银台收款的,还会显示已收款。下面是预约趋势图,以及按员工和按服务分类的表格。

看占用率:它是已预约的时长,除以你营业时间能提供的总时长。如果你周一到周六上午10点开到晚上7点,这段时间里有一半被预约占满,占用率就是50%。要算出这个数字,你的日历需要先设置好每周的营业时间。

Gabriela十月的占用率是59%。真正改变这个月局面的信息,藏在按员工或日程这张表里:她自己是79%,Montse是66%,Selene只有31%。Selene九月才入职,几乎没人认识她,客户还是习惯点名要Gabriela。

占用率是拿你现在的营业时间去对比的,所以如果你月中改了营业时间,整个月都会按新的时间来算。

预约最多的时段这个表格会告诉你答案。每个小格子代表一周里的某个小时,颜色越深,说明有越多预约从这个时间点开始。上面会直接写出你最旺的时段,比如:「你预约最多的时段:周六,上午11:00 · 12个预约」。

颜色浅的格子就是你的冷清时段。在Gabriela的表里,周六上午几乎是全黑的,而周二、周三的午后几乎是全白的。

要留意那些耗时长的服务。每个预约只算在开始的那个小时,所以一个从12点到2点的接睫毛,会让12点那个格子变深,却让1点那格看起来是空的——虽然那个时段其实有人在做。在你判断某个时段真的空着之前,先看看它前面紧挨着的是不是有长服务开始。

到店率统计的是:在已经结束并标记过的预约里,有多少真正来了。Gabriela的数字是「186个里来了171个」,也就是92%,15个爽约。取消是单独算的,不计入你的预约总数,因为那个时段及时空出来给别人用了。

按服务这张表告诉她问题出在哪里:15个爽约里有9个是接睫毛,这是一项要花两个小时、收费$950的服务。丢掉一个半小时的修眉,跟丢掉一整个上午却没来客人的接睫毛,根本不是一回事。她决定只给这项服务加收预付款。

要让这个数字有意义,每个预约都得标记成已到店或未到店。没人标记的预约,即使那天已经过去,也会一直停留在图表里的「待处理」状态,既不计入正面也不计入负面。如果你在过去的日子里还看到「待处理」的记录,说明那些预约你忘了标记。

新客户这一项下面,会显示有多少是回头客,比如「8个回头客 · 共20个」。新客户指的是在这段时间里第一次跟你预约的人。如果几乎全是回头客,说明你缺的是新面孔;如果几乎全是新客户,说明大家来一次就不再回来了。这是两个完全不同的问题。

预约来源会告诉你每个预约是怎么来的:在线预约、由你安排、在线支付、到店支付、套餐或会员卡。如果大部分都显示「由你安排」,说明你的网站已经能在线预约了,但客户还是习惯通过WhatsApp找你,你还在当前台。

如果打开时看到「你的报告将随网站下次更新上线」,说明你的网站还没有这部分功能,但你的预约照常正常使用。另外,点击下载CSV,可以把每个预约导出成一行数据,方便用Excel打开,或者发给你的会计。

三个改变,全在同一天做的。她把睫毛烫卷的买一送一活动,改到了周二和周三下午1点到4点,而且只安排给Selene,一边填满这些空档,一边把她介绍给还不认识她的客户。接睫毛她要求预付款了。她还让Montse每天下班前把所有预约都标记好,因为Montse十月有十一个预约一直没标记。

到了12月1号,她打算再打开一次上个月,看两个数字:Selene的占用率,和接睫毛的爽约数。

用你自己的话,在Proyecta里描述你的生意就行。比如这样说:“给我在科尔多瓦的美睫美眉工作室做一个网站,有修眉、睫毛烫卷和接睫毛,写清楚价格和时长,可以在线预约指定技师,还要有WhatsApp按钮”。

如果你想填满自己的预约表,下次发促销之前,先打开上个月,找出工作日里颜色最浅的那个格子,把活动的日期和时间定在那里,而不是你最忙的那一天。从proyecta.dev开始吧。