Cómo llenar tu agenda empezando por las horas que se quedan vacías
Para llenar tu agenda primero necesitas saber qué horas se quedan vacías y qué citas se te caen. En Proyecta lo ves en los Reportes de tu Agenda, con tu ocupación, tus horas con más citas y quién no llegó.
Gabriela tiene un estudio de cejas y pestañas en Córdoba, Veracruz, con dos técnicas, Montse y Selene. A finales de octubre ya tenía escrito el mensaje para sus clientas: lifting de pestañas al 2x1 los sábados. Sentía que el mes había estado flojo, y para llenar su agenda escogió el día que más gente le pedía.
Antes de mandarlo abrió los reportes de su agenda. El sábado a las 11:00 había sido su hora con más citas del mes. Las horas vacías eran otras: martes y miércoles, de la 1 a las 4 de la tarde. Su promoción iba a regalar descuento justo en las horas que ya se vendían solas.
Llenar tu agenda empieza por algo menos emocionante que una promoción: saber qué horas se quedan vacías, cuántas citas se te caen y en qué servicio. Si tus citas ya viven en tu página, esa cuenta ya está hecha.
¿Por qué sientes floja tu agenda si el sábado no te das abasto?
Porque te acuerdas de las horas llenas y no de las vacías. El sábado de cinco clientas seguidas se te queda grabado; el martes a la 1:30 sin nadie no deja ningún recuerdo.
Por eso la cuenta que traes en la cabeza casi siempre se carga hacia los días de mucho trabajo. Y una promoción decidida con esa cuenta suele caer donde menos falta.
¿Qué son los reportes de tu agenda?
Los reportes de la agenda son la cuenta de lo que de verdad pasó con tus citas en un periodo: cuántas hubo, cuántas llegaron, cuántas se cancelaron y a qué horas. No tienes que capturar nada, porque salen de las citas que ya tienes.
En Proyecta están en Agenda, en Reportes. Sólo los ve quien administra la página, porque traen dinero y datos de tus clientes; tu equipo sigue usando la agenda igual que siempre. Abren en Este mes, que incluye lo que ya está reservado para los días que faltan. También puedes ver Esta semana, Mes pasado, Últimos 90 días o un periodo Personalizado de hasta un año.
Arriba salen los números del periodo: Citas, Asistencia, No asistieron, Cancelaciones, Clientes nuevos y Ocupación, más Cobrado si cobras desde tu página o tu caja. Abajo vienen la gráfica de citas y las tablas por profesional y por servicio.
¿Cómo sabes qué tan llena está tu agenda?
Con la Ocupación, que son las horas reservadas entre las horas que tu horario ofrece. Si abres de 10 a 7 de lunes a sábado y la mitad de ese tiempo tuvo cita, tu ocupación es de 50 %. Este número sale cuando tus calendarios tienen su horario de la semana.
El octubre de Gabriela dio 59 %. Lo que le cambió el mes estaba en la tabla Por profesional o agenda: ella iba en 79 %, Montse en 66 % y Selene en 31 %. Selene había entrado en septiembre y casi nadie la conocía, así que las clientas seguían pidiendo a Gabriela por nombre.
La ocupación se compara contra el horario que tienes hoy, así que si a mitad de mes cambiaste tus horas, el mes completo se mide contra las nuevas.
¿A qué hora se te vacía la agenda?
Te lo dice el cuadro Horas con más citas. Cada cuadrito es una hora de la semana, y entre más oscuro, más citas empezaron ahí. Arriba viene tu hora fuerte con todas sus letras: «Tu hora con más citas: sábado, 11:00 a.m. · 12 citas».
Los cuadros claros son tus horas flojas. En el de Gabriela, el sábado en la mañana se veía casi negro, y el martes y el miércoles después de comer, casi blancos.
Ojo con los servicios largos. Cada cita cuenta en la hora en que empieza, así que unas extensiones de 12:00 a 2:00 oscurecen el cuadro de las 12 y dejan claro el de la 1, aunque esa hora sí estuvo ocupada. Antes de dar por vacía una hora, fíjate qué servicios empiezan justo antes.
¿Cuántas de tus citas se caen y en qué servicio?
La Asistencia cuenta, de las citas que ya pasaron y quedaron marcadas, cuántas llegaron. La de Gabriela decía «171 de 186 llegaron», o sea 92 %, y 15 faltas. Las Cancelaciones van aparte y no se suman a tus citas, porque ese horario quedó libre a tiempo para alguien más.
La tabla Por servicio le dijo dónde estaba el hoyo: 9 de las 15 faltas eran de extensiones de pestañas, un servicio de dos horas a $950. Perder un diseño de ceja de media hora no le dolía igual que una mañana de extensiones sin clienta. Decidió pedir anticipo sólo para ese servicio.
Para que este número sirva, cada cita tiene que quedar marcada con Asistió o No asistió. La que nadie marca se queda como «Por atender» en la gráfica aunque el día ya pasó, y no cuenta ni a favor ni en contra. Si ves pedazos de «Por atender» en días anteriores, son citas que te faltó marcar.
¿Te faltan clientas nuevas o te faltan las que ya venían?
Debajo de Clientes nuevos sale cuántas fueron recurrentes, por ejemplo «8 recurrentes · 20 en total». Nueva es la que reservó contigo por primera vez en ese periodo. Si casi todas son recurrentes, te está faltando gente nueva; si casi todas son nuevas, la gente viene una vez y no regresa. Son dos problemas distintos.
El Origen de las citas te dice cómo llegó cada una: En línea, Agendadas por ti, Pagadas en línea, Paga en el negocio, Paquete o Membresía. Si casi todo dice «Agendadas por ti», tu página ya tiene citas en línea pero tus clientas siguen reservando por WhatsApp, contigo de recepcionista.
Si al abrirlo te sale «Tus reportes llegan con la próxima actualización de tu sitio», tu página todavía no trae esta parte; tus citas siguen funcionando igual. Y con Descargar CSV te llevas una fila por cita para abrirla en Excel o mandársela a tu contador.
¿Qué hizo Gabriela con sus números?
Tres cambios, todos el mismo día. Movió el 2x1 de lifting a los martes y miércoles de 1 a 4, sólo con Selene, para llenar esas horas y de paso presentarla con clientas que no la conocían. Pidió anticipo para las extensiones. Y le pidió a Montse marcar cada cita antes de irse, porque tenía once de octubre sin marcar.
El primero de diciembre va a abrir Mes pasado otra vez para ver dos números: la ocupación de Selene y las faltas en extensiones.
¿Cómo lo pongo en mi negocio?
Describe tu negocio en Proyecta con tus palabras. Algo así: “una página para mi estudio de cejas y pestañas en Córdoba, con diseño de ceja, lifting y extensiones con su precio y su duración, citas en línea con cada técnica y botón de WhatsApp”.
Si quieres llenar tu agenda, antes de mandar tu próxima promoción abre Mes pasado, busca el cuadro más claro entre semana y ponle ahí la fecha y la hora, en lugar del día que más trabajas. Empieza en proyecta.dev.