Как заполнить расписание, начиная с часов, которые остаются пустыми
Чтобы заполнить расписание, сначала нужно понять, какие часы остаются пустыми и какие записи срываются. В Proyecta это видно в Отчётах твоего Расписания: загруженность, самые популярные часы и кто не пришёл.
У Габриэлы студия бровей и ресниц в Кордове, штат Веракрус, с двумя мастерами, Монсе и Селене. В конце октября у неё уже было готово сообщение для клиенток: ламинирование ресниц 2 за 1 по субботам. Ей казалось, что месяц был слабым, и, чтобы заполнить расписание, она выбрала день, который клиентки просили чаще всего.
Перед тем как отправить сообщение, она открыла отчёты своего расписания. Субботние 11:00 оказались часом с наибольшим числом записей за месяц. Пустыми были другие часы: вторник и среда, с 13:00 до 16:00. Её акция дарила скидку именно на те часы, которые и без того продавались сами.
Заполнение расписания начинается с чего-то менее увлекательного, чем акция: нужно знать, какие часы остаются пустыми, сколько записей срывается и в какой услуге. Если твои записи уже живут на твоём сайте, этот подсчёт уже сделан за тебя.
Почему расписание кажется слабым, если в субботу ты не успеваешь?
Потому что в памяти остаются загруженные часы, а не пустые. Субботу с пятью клиентками подряд ты запомнишь; вторник в 13:30 без единой записи не оставляет никакого следа.
Поэтому подсчёт, который ты держишь в голове, почти всегда смещён в сторону самых загруженных дней. А акция, решённая на основе такого подсчёта, обычно попадает туда, где меньше всего нужна.
Что такое отчёты твоего расписания?
Отчёты расписания — это подсчёт того, что на самом деле произошло с твоими записями за период: сколько их было, сколько клиенток пришло, сколько отмен и в какие часы. Тебе не нужно ничего вводить вручную — отчёты строятся из тех записей, что у тебя уже есть.
В Proyecta они находятся в Расписании, в разделе Отчёты. Их видит только тот, кто управляет сайтом, потому что в них есть данные о деньгах и о клиентах; твоя команда продолжает пользоваться расписанием как обычно. Отчёты открываются на Этот месяц, куда входит и то, что уже забронировано на оставшиеся дни. Также можно посмотреть Эту неделю, Прошлый месяц, Последние 90 дней или Произвольный период до одного года.
Сверху показаны цифры за период: Записи, Явка, Не пришли, Отмены, Новые клиенты и Загруженность, а также Получено, если ты принимаешь оплату через сайт или кассу. Ниже идёт график записей и таблицы по мастерам и по услугам.
Как узнать, насколько заполнено твоё расписание?
С помощью Загруженности — это часы с записями, делённые на часы, которые предлагает твой график работы. Если ты открыта с 10 до 19 с понедельника по субботу и половина этого времени была занята записями, твоя загруженность — 50%. Эта цифра появляется, когда в твоих календарях задано недельное расписание.
У Габриэлы октябрь дал 59%. То, что изменило весь месяц, было в таблице По мастеру или расписанию: у неё самой — 79%, у Монсе — 66%, у Селене — 31%. Селене пришла в сентябре, и почти никто её ещё не знал, поэтому клиентки продолжали записываться именно к Габриэле.
В какие часы расписание пустеет?
Об этом говорит блок Часы с наибольшим числом записей. Каждая клетка — это один час недели, и чем темнее клетка, тем больше записей начиналось в этот час. Сверху прямым текстом указан твой самый загруженный час: «Твой самый загруженный час: субботa, 11:00 · 12 записей».
Светлые клетки — это твои слабые часы. У Габриэлы субботнее утро выглядело почти чёрным, а вторник и среда после обеда — почти белыми.
Будь внимательна с длинными услугами. Каждая запись учитывается в тот час, когда она начинается, поэтому наращивание ресниц с 12:00 до 14:00 делает тёмной клетку 12 часов, а клетку 13 часов оставляет светлой — хотя этот час на самом деле был занят. Перед тем как считать час пустым, проверь, какие услуги начинаются непосредственно перед ним.
Сколько твоих записей срывается и в какой услуге?
Явка считает, сколько клиенток пришло из тех записей, которые уже прошли и были отмечены. У Габриэлы было написано «171 из 186 пришли», то есть 92%, и 15 неявок. Отмены считаются отдельно и не входят в число твоих записей, потому что это время освободилось заранее и его успел занять кто-то другой.
Таблица По услуге показала, где была дыра: 9 из 15 неявок приходились на наращивание ресниц — двухчасовую услугу за $950. Потерять получасовое оформление бровей не так болезненно, как целое утро без клиентки на наращивании. Она решила брать предоплату только за эту услугу.
Чтобы эта цифра была полезной, каждую запись нужно отметить как Пришла или Не пришла. Та, которую никто не отметил, остаётся в графике как «Ожидает» даже если день уже прошёл, и не засчитывается ни в плюс, ни в минус. Если видишь куски «Ожидает» в прошедших днях — это записи, которые ты не успела отметить.
Тебе не хватает новых клиенток или тех, кто уже приходил?
Под строкой Новые клиенты указано, сколько было постоянных, например «8 постоянных · 20 всего». Новая — это та, кто записался к тебе впервые именно в этот период. Если почти все постоянные, тебе не хватает новых людей; если почти все новые, значит люди приходят один раз и не возвращаются. Это две разные проблемы.
Источник записей показывает, как пришла каждая запись: Онлайн, Записана тобой, Оплачено онлайн, Оплата в салоне, Пакет или Абонемент. Если почти везде стоит «Записана тобой», значит онлайн-запись на сайте уже есть, но клиентки всё равно записываются через WhatsApp, а ты выступаешь в роли администратора.
Если при открытии появляется надпись «Твои отчёты появятся со следующим обновлением сайта», значит на твоём сайте эта часть пока не установлена; твои записи при этом работают как обычно. А кнопка Скачать CSV даёт файл с одной строкой на каждую запись, который можно открыть в Excel или отправить своему бухгалтеру.
Что сделала Габриэла со своими цифрами?
Три изменения, все в один день. Она перенесла акцию 2 за 1 на ламинирование на вторник и среду с 13:00 до 16:00, только с Селене — чтобы заполнить эти часы и заодно познакомить с ней клиенток, которые её не знали. Попросила предоплату за наращивание. И попросила Монсе отмечать каждую запись перед уходом — у неё оставалось одиннадцать неотмеченных записей за октябрь.
Первого декабря она снова откроет Прошлый месяц, чтобы посмотреть на две цифры: загруженность Селене и неявки на наращивании.
Как внедрить это в своём бизнесе?
Опиши свой бизнес в Proyecta своими словами. Что-то в духе: «сайт для моей студии бровей и ресниц в Кордове, с оформлением бровей, ламинированием и наращиванием с указанием цены и продолжительности, онлайн-записью к каждому мастеру и кнопкой WhatsApp».
Если хочешь заполнить расписание, перед тем как отправить следующую акцию, открой Прошлый месяц, найди самую светлую клетку в будние дни и назначь акцию именно на эту дату и час — вместо дня, в который у тебя больше всего работы. Начни на proyecta.dev.