Como preencher sua agenda começando pelos horários que ficam vazios
Para preencher sua agenda, primeiro você precisa saber quais horários ficam vazios e quais agendamentos você perde. No Proyecta você vê isso nos Relatórios da sua Agenda, com sua ocupação, seus horários com mais agendamentos e quem não compareceu.
Gabriela tem um estúdio de sobrancelhas e cílios em Córdoba, Veracruz, com duas técnicas, Montse e Selene. No final de outubro, ela já tinha escrito a mensagem para suas clientes: lifting de cílios 2x1 nos sábados. Sentia que o mês tinha estado fraco, e para preencher sua agenda escolheu o dia em que mais gente pedia horário.
Antes de enviar, ela abriu os relatórios da agenda. O sábado às 11h tinha sido o horário com mais agendamentos do mês. Os horários vazios eram outros: terça e quarta, da 1h às 4h da tarde. Sua promoção ia dar desconto justamente nos horários que já se vendiam por conta própria.
Preencher sua agenda começa com algo menos emocionante que uma promoção: saber quais horários ficam vazios, quantos agendamentos você perde e em qual serviço. Se seus agendamentos já vivem no seu site, essa conta já está feita.
Por que sua agenda parece fraca se no sábado você não dá conta do recado?
Porque você se lembra dos horários cheios, não dos vazios. O sábado com cinco clientes seguidas fica gravado na memória; a terça às 13h30 sem ninguém não deixa lembrança nenhuma.
Por isso a conta que você faz de cabeça quase sempre pesa para os dias de muito trabalho. E uma promoção decidida com essa conta costuma cair justo onde menos falta.
O que são os relatórios da sua agenda?
Os relatórios da agenda são a conta do que realmente aconteceu com seus agendamentos em um período: quantos houve, quantos compareceram, quantos foram cancelados e em quais horários. Você não precisa digitar nada, porque eles saem dos agendamentos que você já tem.
No Proyecta, eles estão em Agenda, em Relatórios. Só quem administra o site tem acesso, porque envolvem dinheiro e dados dos seus clientes; sua equipe continua usando a agenda normalmente. Abrem em Este mês, que inclui o que já está reservado para os dias que faltam. Você também pode ver Esta semana, Mês passado, Últimos 90 dias ou um período Personalizado de até um ano.
No alto aparecem os números do período: Agendamentos, Comparecimento, Não compareceram, Cancelamentos, Clientes novas e Ocupação, além de Recebido se você cobra pelo site ou pelo caixa. Abaixo vêm o gráfico de agendamentos e as tabelas por profissional e por serviço.
Como saber o quanto sua agenda está cheia?
Com a Ocupação, que é o total de horas reservadas dividido pelo total de horas que seu horário oferece. Se você abre das 10h às 19h de segunda a sábado e metade desse tempo teve agendamento, sua ocupação é de 50%. Esse número aparece quando seus calendários têm o horário da semana cadastrado.
O outubro de Gabriela deu 59%. O que mudava o quadro do mês estava na tabela Por profissional ou agenda: ela estava em 79%, Montse em 66% e Selene em 31%. Selene tinha entrado em setembro e quase ninguém a conhecia, então as clientes continuavam pedindo Gabriela pelo nome.
A ocupação é comparada com o horário que você tem hoje, então se no meio do mês você mudou seus horários, o mês inteiro é medido com base nos novos.
Em que horário sua agenda fica vazia?
Quem te diz é o quadro Horários com mais agendamentos. Cada quadradinho é um horário da semana, e quanto mais escuro, mais agendamentos começaram ali. No topo vem seu horário mais forte, por extenso: «Seu horário com mais agendamentos: sábado, 11h · 12 agendamentos».
Os quadros claros são seus horários fracos. No de Gabriela, o sábado de manhã aparecia quase preto, e a terça e a quarta depois do almoço, quase brancos.
Cuidado com os serviços longos. Cada agendamento conta na hora em que começa, então umas extensões de cílios das 12h às 14h escurecem o quadro das 12h e deixam claro o da 13h, mesmo que esse horário tenha estado ocupado. Antes de considerar um horário vazio, veja quais serviços começam pouco antes.
Quantos dos seus agendamentos você perde e em qual serviço?
O Comparecimento conta, dos agendamentos que já passaram e ficaram marcados, quantos de fato aconteceram. O de Gabriela dizia «171 de 186 compareceram», ou seja, 92%, e 15 faltas. Os Cancelamentos ficam separados e não entram nessa conta, porque esse horário ficou livre a tempo para outra pessoa.
A tabela Por serviço mostrou onde estava o buraco: 9 das 15 faltas eram de extensões de cílios, um serviço de duas horas a $950. Perder um design de sobrancelha de meia hora não pesava igual a uma manhã de extensões sem cliente. Ela decidiu pedir sinal só para esse serviço.
Para esse número funcionar, cada agendamento precisa ficar marcado como Compareceu ou Não compareceu. O que ninguém marca fica como «Pendente» no gráfico mesmo depois que o dia já passou, e não conta nem a favor nem contra. Se você vir pedaços de «Pendente» em dias anteriores, são agendamentos que faltou marcar.
Faltam clientes novas ou faltam as que já vinham?
Abaixo de Clientes novas aparece quantas foram recorrentes, por exemplo «8 recorrentes · 20 no total». Nova é a que reservou com você pela primeira vez naquele período. Se quase todas são recorrentes, está faltando gente nova; se quase todas são novas, a pessoa vem uma vez e não volta. São dois problemas diferentes.
A Origem dos agendamentos diz como cada um chegou: Online, Agendado por você, Pago online, Paga no local, Pacote ou Assinatura. Se quase tudo diz «Agendado por você», seu site já tem agendamento online, mas suas clientes continuam reservando pelo WhatsApp, com você de recepcionista.
Se ao abrir aparecer «Seus relatórios chegam na próxima atualização do seu site», seu site ainda não tem essa parte; seus agendamentos continuam funcionando normalmente. E com Baixar CSV você leva uma linha por agendamento para abrir no Excel ou mandar para seu contador.
O que Gabriela fez com os números dela?
Três mudanças, todas no mesmo dia. Mudou o 2x1 de lifting para terça e quarta, da 1h às 4h da tarde, só com Selene, para preencher esses horários e, de passagem, apresentá-la a clientes que não a conheciam. Pediu sinal para as extensões. E pediu a Montse para marcar cada agendamento antes de ir, porque tinha onze de outubro sem marcar.
No dia primeiro de dezembro ela vai abrir Mês passado outra vez para ver dois números: a ocupação de Selene e as faltas em extensões.
Como eu coloco isso no meu negócio?
Descreva seu negócio no Proyecta com suas próprias palavras. Algo assim: “um site para meu estúdio de sobrancelhas e cílios em Córdoba, com design de sobrancelha, lifting e extensões com preço e duração, agendamento online com cada técnica e botão de WhatsApp”.
Se você quer preencher sua agenda, antes de enviar sua próxima promoção abra Mês passado, procure o quadro mais claro no meio da semana e coloque ali a data e o horário, em vez do dia em que você mais trabalha. Comece em proyecta.dev.