যে সময়গুলো খালি থেকে যায়, সেখান থেকে শুরু করে কীভাবে আপনার সময়সূচি ভরবেন

গ্যাব্রিয়েলার কর্দোবা, ভেরাক্রুজে একটা আইব্রো আর আইল্যাশ স্টুডিও আছে, যেখানে দুজন টেকনিশিয়ান কাজ করেন, মন্সে আর সেলেনে। অক্টোবরের শেষের দিকে তার ক্লায়েন্টদের জন্য মেসেজ লেখাই হয়ে গিয়েছিল: শনিবারে আইল্যাশ লিফটিং ২-এ-১। মাসটা তার কাছে একটু ফাঁকাই লাগছিল, আর সময়সূচি ভরতে সে বেছে নিয়েছিল সেই দিনটা, যেদিন সবচেয়ে বেশি মানুষ তার কাছে চাইতেন।

মেসেজটা পাঠানোর আগে সে তার সময়সূচির রিপোর্ট খুলে দেখল। শনিবার সকাল ১১টা ছিল মাসের সবচেয়ে বেশি অ্যাপয়েন্টমেন্টের সময়। খালি সময়গুলো ছিল অন্য জায়গায়: মঙ্গলবার আর বুধবার, দুপুর ১টা থেকে ৪টা। তার প্রোমোশনটা ঠিক সেই সময়গুলোতেই ছাড় দিতে যাচ্ছিল, যেগুলো এমনিতেই নিজে থেকে বিক্রি হয়ে যায়।

সময়সূচি ভরা শুরু হয় প্রোমোশনের চেয়ে অনেক কম উত্তেজনাপূর্ণ একটা কাজ থেকে: কোন সময়গুলো খালি থাকছে, কতগুলো অ্যাপয়েন্টমেন্ট বাতিল বা মিস হচ্ছে আর কোন সার্ভিসে—এগুলো জানা। আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো যদি আগে থেকেই আপনার ওয়েবসাইটে থাকে, তাহলে এই হিসাবটা ইতিমধ্যেই করা হয়ে গেছে।

শনিবারে সামলাতেই যদি না পারেন, তাহলে কেন সময়সূচি ফাঁকা মনে হয়?

কারণ আপনার মনে থাকে ভরা সময়গুলো, খালি সময়গুলো নয়। শনিবারে পাঁচজন ক্লায়েন্ট একের পর এক আসার কথা মনে গেঁথে যায়; মঙ্গলবার দুপুর ১টা ৩০-এ কেউ না থাকার কথা কোনো স্মৃতিই রাখে না।

এই কারণেই মাথায় যে হিসাবটা থাকে, সেটা প্রায় সবসময় বেশি কাজের দিনগুলোর দিকেই ঝুঁকে থাকে। আর সেই হিসাবের ওপর ভিত্তি করে ঠিক করা প্রোমোশন বেশিরভাগ সময় পড়ে ঠিক সেখানে, যেখানে সবচেয়ে কম প্রয়োজন।

আপনার সময়সূচির রিপোর্ট আসলে কী?

সময়সূচির রিপোর্ট হলো একটা নির্দিষ্ট সময়ে আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলোতে আসলে কী হয়েছে, তার হিসাব: কতগুলো হয়েছিল, কতজন এসেছিলেন, কতগুলো বাতিল হয়েছিল আর কখন। এখানে আপনাকে নিজে থেকে কিছু লিখতে হয় না, কারণ এটা তৈরি হয় আপনার আগে থেকে থাকা অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো থেকেই।

Proyecta-তে এটা পাবেন সময়সূচি-তে, রিপোর্ট অংশে। এটা শুধু তিনিই দেখতে পান যিনি ওয়েবসাইট পরিচালনা করেন, কারণ এতে টাকা আর আপনার ক্লায়েন্টদের তথ্য থাকে; আপনার টিম আগের মতোই সময়সূচি ব্যবহার করতে থাকে। এটা খোলে এই মাস দেখিয়ে, যার মধ্যে বাকি দিনগুলোর জন্য আগে থেকে বুক করা অ্যাপয়েন্টমেন্টও ধরা আছে। আপনি এই সপ্তাহ, গত মাস, গত ৯০ দিন বা এক বছর পর্যন্ত কাস্টম কোনো সময়কালও দেখতে পারেন।

উপরে সেই সময়কালের সংখ্যাগুলো দেখা যায়: অ্যাপয়েন্টমেন্ট, উপস্থিতি, আসেননি, বাতিল, নতুন ক্লায়েন্ট আর অকুপেন্সি, আর যদি আপনি ওয়েবসাইট বা ক্যাশ থেকে পেমেন্ট নেন তাহলে আদায় হওয়া টাকাও। নিচে থাকে অ্যাপয়েন্টমেন্টের গ্রাফ আর প্রতি প্রফেশনাল এবং প্রতি সার্ভিস অনুযায়ী টেবিল।

আপনার সময়সূচি কতটা ভরা, সেটা কীভাবে জানবেন?

অকুপেন্সি দিয়ে, যা হলো আপনার কাজের সময়ের মধ্যে কতটা সময় বুক হয়েছে তার অনুপাত। যদি আপনি সোমবার থেকে শনিবার সকাল ১০টা থেকে সন্ধ্যা ৭টা পর্যন্ত খোলা থাকেন আর তার অর্ধেক সময়ে অ্যাপয়েন্টমেন্ট থাকে, তাহলে আপনার অকুপেন্সি ৫০%। এই সংখ্যাটা তখনই দেখা যায় যখন আপনার ক্যালেন্ডারগুলোতে সপ্তাহের কাজের সময় সেট করা থাকে।

গ্যাব্রিয়েলার অক্টোবরে এটা ছিল ৫৯%। তার মাসটা আসলে কোথায় বদলে গিয়েছিল, সেটা দেখা গেল প্রফেশনাল বা সময়সূচি অনুযায়ী টেবিলে: তার নিজের ৭৯%, মন্সের ৬৬% আর সেলেনের ৩১%। সেলেনে সেপ্টেম্বরে যোগ দিয়েছিলেন আর তাকে প্রায় কেউই চিনতেন না, তাই ক্লায়েন্টরা এখনও নাম ধরে গ্যাব্রিয়েলাকেই চাইতেন।

অকুপেন্সি তুলনা করা হয় আপনার আজকের কাজের সময়ের সাথে, তাই মাসের মাঝখানে যদি আপনি সময় বদলান, তাহলে পুরো মাসটাই মাপা হবে নতুন সময়ের বিপরীতে।

কোন সময়ে আপনার সময়সূচি খালি থাকে?

এটা বলে দেয় সবচেয়ে বেশি অ্যাপয়েন্টমেন্টের সময় বক্সটা। প্রতিটা ছোট বক্স সপ্তাহের একটা ঘণ্টা বোঝায়, আর যত গাঢ়, সেই সময়ে তত বেশি অ্যাপয়েন্টমেন্ট শুরু হয়েছিল। উপরে আপনার সবচেয়ে ব্যস্ত সময়টা পুরো লেখা থাকে: «আপনার সবচেয়ে বেশি অ্যাপয়েন্টমেন্টের সময়: শনিবার, সকাল ১১:০০ · ১২টা অ্যাপয়েন্টমেন্ট»।

হালকা রঙের বক্সগুলো আপনার ফাঁকা সময়। গ্যাব্রিয়েলার বক্সে, শনিবার সকালটা দেখাচ্ছিল একদম কালোর কাছাকাছি, আর মঙ্গলবার আর বুধবার দুপুরের খাওয়ার পরের সময়টা দেখাচ্ছিল একদম সাদার কাছাকাছি।

দীর্ঘ সার্ভিসগুলোর ক্ষেত্রে একটু সাবধান থাকবেন। প্রতিটা অ্যাপয়েন্টমেন্ট গোনা হয় যে সময়ে সেটা শুরু হয়, সেই অনুযায়ী—তাই দুপুর ১২টা থেকে ২টা পর্যন্ত একটা এক্সটেনশন সার্ভিস ১২টার বক্সটাকে গাঢ় করে আর ১টার বক্সটাকে হালকা রেখে দেয়, যদিও সেই সময়টা আসলে বুক-ই ছিল। কোনো সময়কে খালি মনে করার আগে দেখে নিন, তার ঠিক আগে কোন সার্ভিসগুলো শুরু হচ্ছে।

আপনার কতগুলো অ্যাপয়েন্টমেন্ট বাতিল বা মিস হয়, আর কোন সার্ভিসে?

উপস্থিতি সংখ্যাটা বলে দেয়, যে অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলোর সময় চলে গেছে আর মার্ক করা হয়েছে, তার মধ্যে কতজন এসেছিলেন। গ্যাব্রিয়েলার ক্ষেত্রে লেখা ছিল «১৮৬-এর মধ্যে ১৭১ জন এসেছেন», অর্থাৎ ৯২%, আর ১৫টা মিস। বাতিল আলাদাভাবে ধরা হয় আর সেটা আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্টের সঙ্গে যোগ হয় না, কারণ ওই সময়টা অন্য কারো জন্য সময়মতো খালি হয়ে গিয়েছিল।

প্রতি সার্ভিস টেবিলটা তাকে দেখিয়ে দিল সমস্যাটা কোথায়: ১৫টা মিসের মধ্যে ৯টাই ছিল আইল্যাশ এক্সটেনশনের, যা দুই ঘণ্টার একটা সার্ভিস, দাম $৯৫০। আধা ঘণ্টার একটা আইব্রো ডিজাইন মিস হওয়া তার কাছে অতটা কষ্টের ছিল না, যতটা একটা পুরো সকাল এক্সটেনশনের জন্য খালি বসে থাকা। সে ঠিক করল, এই সার্ভিসের জন্য আগাম পেমেন্ট চাইবে।

এই সংখ্যাটা কাজে লাগাতে হলে প্রতিটা অ্যাপয়েন্টমেন্ট এসেছেন বা আসেননি দিয়ে মার্ক করা থাকতে হবে। যেটা কেউ মার্ক করে না, সেটা গ্রাফে «অপেক্ষমাণ» হিসেবেই থেকে যায়, দিনটা পার হয়ে গেলেও, আর এটা পক্ষে বা বিপক্ষে কোনোটাই গোনা হয় না। আগের দিনগুলোতে «অপেক্ষমাণ»-এর টুকরো দেখলে বুঝবেন, এগুলো সেই অ্যাপয়েন্টমেন্ট যেগুলো মার্ক করা বাকি ছিল।

আপনার নতুন ক্লায়েন্ট কম পড়ছে, নাকি যারা আগে থেকে আসতেন তারাই কম পড়ছে?

নতুন ক্লায়েন্ট-এর নিচে দেখা যায় কতজন ছিলেন রিপিট ক্লায়েন্ট, যেমন «৮ জন রিপিট · মোট ২০ জন»। নতুন বলতে বোঝায়, যিনি সেই সময়কালে প্রথমবার আপনার কাছে বুক করেছেন। যদি প্রায় সবাই রিপিট ক্লায়েন্ট হন, তাহলে আপনার নতুন মানুষ কম আসছে; যদি প্রায় সবাই নতুন হন, তাহলে মানুষ একবার আসছে আর ফিরছে না। এগুলো দুটো আলাদা সমস্যা।

অ্যাপয়েন্টমেন্টের উৎস বলে দেয় প্রতিটা কীভাবে এসেছে: অনলাইনে, আপনি নিজে বুক করেছেন, অনলাইনে পেমেন্ট করা, দোকানে পেমেন্ট, প্যাকেজ বা মেম্বারশিপ। যদি বেশিরভাগ জায়গায় লেখা থাকে «আপনি নিজে বুক করেছেন», তার মানে আপনার ওয়েবসাইটে অনলাইন অ্যাপয়েন্টমেন্টের ব্যবস্থা থাকলেও আপনার ক্লায়েন্টরা এখনও WhatsApp-এ বুক করছেন, আর আপনি নিজেই রিসেপশনিস্টের কাজ করছেন।

এটা খুললে যদি দেখেন «আপনার রিপোর্ট আসবে আপনার সাইটের পরের আপডেটের সাথে», তাহলে বুঝবেন আপনার ওয়েবসাইটে এখনও এই অংশটা আসেনি; আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্ট আগের মতোই কাজ করতে থাকবে। আর CSV ডাউনলোড করুন দিয়ে আপনি প্রতিটা অ্যাপয়েন্টমেন্টের একটা সারি নিয়ে নিতে পারবেন, Excel-এ খুলতে বা আপনার হিসাবরক্ষককে পাঠাতে।

গ্যাব্রিয়েলা তার সংখ্যাগুলো দিয়ে কী করলেন?

তিনটা বদল, সবগুলো একই দিনে। লিফটিংয়ের ২-এ-১ অফারটা সে সরিয়ে নিয়ে গেল মঙ্গলবার আর বুধবার দুপুর ১টা থেকে ৪টায়, শুধু সেলেনের সাথে—যাতে ওই সময়গুলো ভরে এবং সাথে সাথে তাকে না-চেনা ক্লায়েন্টদের সাথে পরিচয় করিয়ে দেওয়া যায়। এক্সটেনশনের জন্য আগাম পেমেন্ট চাওয়া শুরু করল। আর মন্সেকে বলল, যাওয়ার আগে প্রতিটা অ্যাপয়েন্টমেন্ট মার্ক করে যেতে, কারণ অক্টোবরের এগারোটা অ্যাপয়েন্টমেন্ট তার মার্ক করা বাকি ছিল।

ডিসেম্বরের ১ তারিখে সে আবার গত মাস খুলে দেখবে দুটো সংখ্যা: সেলেনের অকুপেন্সি আর এক্সটেনশনে কতগুলো মিস হচ্ছে।

আমার ব্যবসায় এটা কীভাবে চালু করব?

Proyecta-তে আপনার ব্যবসার কথা আপনার নিজের ভাষায় লিখুন। যেমন: “কর্দোবায় আমার আইব্রো আর আইল্যাশ স্টুডিওর জন্য একটা ওয়েবসাইট, যেখানে থাকবে আইব্রো ডিজাইন, লিফটিং আর এক্সটেনশন—প্রতিটার দাম আর সময়সহ, প্রতিটা টেকনিশিয়ানের সাথে অনলাইন অ্যাপয়েন্টমেন্ট আর একটা WhatsApp বাটন”।

যদি সময়সূচি ভরতে চান, তাহলে পরের প্রোমোশনটা পাঠানোর আগে গত মাস খুলুন, সপ্তাহের মধ্যে সবচেয়ে হালকা রঙের বক্সটা খুঁজুন আর সেই তারিখ ও সময়টা বেছে নিন, সবচেয়ে বেশি কাজের দিনের বদলে। শুরু করুন proyecta.dev-এ।