Cara mengisi agendamu mulai dari jam-jam yang kosong
Untuk mengisi agendamu, pertama-tama kamu perlu tahu jam mana yang kosong dan janji mana yang batal. Di Proyecta kamu bisa melihatnya di Laporan Agenda, dengan tingkat keterisianmu, jam dengan janji terbanyak, dan siapa yang tidak datang.
Gabriela punya studio alis dan bulu mata di Córdoba, Veracruz, dengan dua teknisi, Montse dan Selene. Akhir Oktober lalu, ia sudah menulis pesan untuk para pelanggannya: lifting bulu mata beli 1 gratis 1 setiap hari Sabtu. Ia merasa bulan itu agak sepi, dan untuk mengisi agendanya, ia memilih hari yang paling banyak diminta orang.
Sebelum mengirim pesan itu, ia membuka laporan agendanya. Sabtu jam 11:00 pagi ternyata adalah jam dengan janji temu terbanyak sepanjang bulan. Jam-jam yang kosong justru lain: Selasa dan Rabu, pukul 1 sampai 4 sore. Promosinya hampir saja memberi diskon tepat pada jam-jam yang memang sudah ramai dengan sendirinya.
Mengisi agendamu dimulai dari hal yang kurang seru dibanding sebuah promosi: mengetahui jam mana yang kosong, berapa banyak janji temu yang batal, dan pada layanan apa. Jika janji temumu sudah hidup di halamanmu, perhitungan itu sudah selesai dengan sendirinya.
Kenapa agendamu terasa sepi padahal hari Sabtu kamu kebanjiran pelanggan?
Karena yang kamu ingat adalah jam-jam yang penuh, bukan yang kosong. Sabtu dengan lima pelanggan berturut-turut akan terus terpatri di benakmu; Selasa jam 1:30 tanpa seorang pun datang tidak meninggalkan kesan apa-apa.
Itulah sebabnya perhitungan yang ada di kepalamu hampir selalu condong ke hari-hari sibuk. Dan sebuah promosi yang diputuskan berdasarkan perhitungan itu biasanya justru jatuh di tempat yang paling tidak membutuhkannya.
Apa itu laporan agendamu?
Laporan agenda adalah perhitungan sebenarnya dari apa yang terjadi pada janji temumu dalam suatu periode: berapa banyak yang ada, berapa yang datang, berapa yang dibatalkan, dan pada jam berapa. Kamu tidak perlu mencatat apa pun, karena semuanya diambil dari janji temu yang sudah ada.
Di Proyecta, laporan ini ada di Agenda, bagian Laporan. Hanya yang mengelola halaman yang bisa melihatnya, karena laporan ini membawa data uang dan data pelangganmu; timmu tetap memakai agenda seperti biasa. Laporan terbuka pada Bulan ini, yang mencakup apa yang sudah terbooking untuk hari-hari yang belum lewat. Kamu juga bisa melihat Minggu ini, Bulan lalu, 90 hari terakhir, atau periode Kustom hingga satu tahun.
Di bagian atas tampil angka-angka periode tersebut: Janji temu, Kehadiran, Tidak hadir, Pembatalan, Pelanggan baru, dan Tingkat keterisian, ditambah Pendapatan jika kamu menerima pembayaran dari halamanmu atau kasirmu. Di bawahnya ada grafik janji temu serta tabel per teknisi dan per layanan.
Bagaimana kamu tahu seberapa penuh agendamu?
Dengan Tingkat keterisian, yaitu jam yang sudah dibooking dibagi jam yang tersedia dalam jadwalmu. Jika kamu buka dari jam 10 sampai jam 7 malam, Senin sampai Sabtu, dan separuh waktu itu terisi janji temu, tingkat keterisianmu adalah 50%. Angka ini muncul saat kalendermu sudah punya jadwal mingguannya.
Bulan Oktober Gabriela menunjukkan angka 59%. Yang mengubah bulan itu ada pada tabel Per teknisi atau agenda: Gabriela sendiri di angka 79%, Montse di 66%, dan Selene di 31%. Selene baru masuk bulan September dan hampir tidak ada yang mengenalnya, sehingga para pelanggan tetap meminta Gabriela secara khusus.
Tingkat keterisian dibandingkan dengan jadwal yang kamu punya sekarang, jadi jika di tengah bulan kamu mengubah jam operasionalmu, seluruh bulan itu akan diukur berdasarkan jam yang baru.
Jam berapa agendamu jadi kosong?
Kotak Jam dengan janji temu terbanyak akan memberitahumu. Setiap kotak kecil mewakili satu jam dalam seminggu, dan semakin gelap warnanya, semakin banyak janji temu yang dimulai di jam itu. Di bagian atas tertulis jelas jam terkuatmu: “Jam dengan janji temu terbanyak: Sabtu, 11:00 pagi · 12 janji temu”.
Kotak-kotak terang adalah jam-jam sepimu. Pada kasus Gabriela, Sabtu pagi tampak hampir hitam, sementara Selasa dan Rabu setelah makan siang hampir putih.
Hati-hati dengan layanan yang berdurasi panjang. Setiap janji temu dihitung pada jam saat ia mulai, sehingga sesi ekstensi bulu mata dari jam 12:00 sampai jam 2:00 akan menggelapkan kotak jam 12 dan membuat kotak jam 1 tetap terang, padahal jam itu sebenarnya terisi. Sebelum menganggap suatu jam kosong, perhatikan layanan apa yang dimulai tepat sebelumnya.
Berapa banyak janji temumu yang batal, dan pada layanan apa?
Kehadiran menghitung, dari janji temu yang sudah lewat dan sudah ditandai, berapa yang benar-benar datang. Punya Gabriela menunjukkan “171 dari 186 datang”, alias 92%, dengan 15 yang tidak hadir. Pembatalan dihitung terpisah dan tidak masuk hitungan janji temumu, karena jam itu sudah kosong tepat waktu untuk orang lain.
Tabel Per layanan menunjukkan di mana letak masalahnya: 9 dari 15 yang tidak hadir adalah janji ekstensi bulu mata, layanan dua jam senilai $950. Kehilangan satu janji desain alis setengah jam tidak sesakit kehilangan satu pagi penuh ekstensi tanpa pelanggan. Ia memutuskan untuk meminta uang muka hanya untuk layanan itu.
Agar angka ini berguna, setiap janji temu harus ditandai sebagai Hadir atau Tidak hadir. Yang tidak ditandai oleh siapa pun akan tetap tercatat sebagai “Belum ditandai” dalam grafik meski harinya sudah lewat, dan tidak dihitung sebagai nilai positif maupun negatif. Jika kamu melihat bagian “Belum ditandai” pada hari-hari yang sudah lewat, itu berarti ada janji temu yang lupa kamu tandai.
Kamu kekurangan pelanggan baru, atau kekurangan yang sudah datang sebelumnya?
Di bawah Pelanggan baru tertulis berapa yang berulang, misalnya “8 berulang · 20 total”. Pelanggan baru adalah yang pertama kali booking denganmu dalam periode itu. Jika hampir semuanya berulang, berarti kamu kekurangan orang baru; jika hampir semuanya baru, berarti orang datang sekali dan tidak kembali. Itu dua masalah yang berbeda.
Asal janji temu memberitahumu bagaimana setiap janji temu masuk: Online, Dibuatkan olehmu, Dibayar online, Bayar di tempat, Paket, atau Membership. Jika hampir semuanya bertuliskan “Dibuatkan olehmu”, berarti halamanmu sudah punya fitur booking online, tapi para pelangganmu masih booking lewat WhatsApp, denganmu sebagai resepsionis.
Jika saat membukanya muncul “Laporanmu akan tersedia pada pembaruan situsmu berikutnya”, berarti halamanmu belum punya bagian ini; janji temumu tetap berjalan seperti biasa. Dan dengan Unduh CSV kamu bisa membawa satu baris per janji temu untuk dibuka di Excel atau dikirim ke akuntanmu.
Apa yang dilakukan Gabriela dengan angka-angkanya?
Tiga perubahan, semuanya di hari yang sama. Ia memindahkan promo beli 1 gratis 1 lifting ke hari Selasa dan Rabu jam 1 sampai 4, khusus dengan Selene, untuk mengisi jam-jam itu dan sekaligus mengenalkannya pada pelanggan yang belum mengenalnya. Ia meminta uang muka untuk ekstensi bulu mata. Dan ia meminta Montse menandai setiap janji temu sebelum pulang, karena ada sebelas janji temu bulan Oktober yang belum ditandai.
Tanggal satu Desember nanti, ia akan membuka Bulan lalu lagi untuk melihat dua angka: tingkat keterisian Selene dan jumlah ketidakhadiran pada ekstensi.
Bagaimana menerapkannya di bisnisku?
Jelaskan bisnismu di Proyecta dengan kata-katamu sendiri. Misalnya begini: “sebuah halaman untuk studio alis dan bulu mata saya di Córdoba, dengan desain alis, lifting, dan ekstensi beserta harga dan durasinya, janji temu online dengan masing-masing teknisi, dan tombol WhatsApp”.
Jika kamu ingin mengisi agendamu, sebelum mengirim promosi berikutnya, buka Bulan lalu, cari kotak paling terang di hari kerja, dan letakkan tanggal serta jam promosimu di sana, bukan di hari yang paling sibuk. Mulai di proyecta.dev.