Як заповнити свій розклад, починаючи з годин, що залишаються вільними
Щоб заповнити свій розклад, спершу потрібно знати, які години залишаються вільними і які візити зриваються. У Proyecta ти бачиш це в Звітах твого Розкладу — зайнятість, години з найбільшою кількістю візитів і хто не прийшов.
Габріела має студію з брів і вій у Кордові, Веракрус, з двома майстринями, Монсе і Селене. Наприкінці жовтня вона вже написала повідомлення для своїх клієнток: ламінування вій 2x1 по суботах. Їй здавалося, що місяць пройшов слабко, і щоб заповнити свій розклад, вона обрала день, на який найбільше запитів.
Перед тим як надіслати повідомлення, вона відкрила звіти свого розкладу. Субота об 11:00 була годиною з найбільшою кількістю візитів за місяць. Вільні години були іншими: вівторок і середа, з 13:00 до 16:00. Її акція мала дати знижку саме на ті години, які й так продавалися самі.
Заповнення розкладу починається з речі менш захопливої, ніж акція: потрібно знати, які години залишаються вільними, скільки візитів зривається і за яку послугу. Якщо твої записи вже живуть на твоїй сторінці, цей підрахунок уже зроблено.
Чому розклад здається слабким, якщо в суботу ти не встигаєш?
Тому що ти пам’ятаєш заповнені години, а не вільні. Субота з п’ятьма клієнтками одна за одною закарбовується в пам’яті; вівторок о 13:30 без нікого не залишає жодного спогаду.
Тому підрахунок, який ти тримаєш у голові, майже завжди зсувається до днів з великим навантаженням. А акція, вирішена на основі такого підрахунку, зазвичай потрапляє туди, де найменше потреби.
Що таке звіти твого розкладу?
Звіти розкладу — це підрахунок того, що насправді відбулося з твоїми візитами за певний період: скільки їх було, скільки прийшло, скільки скасували і в які години. Тобі нічого не потрібно вводити вручну, бо дані беруться з уже наявних записів.
У Proyecta вони в розділі Розклад, у Звітах. Їх бачить лише той, хто керує сторінкою, бо там гроші й дані твоїх клієнтів; твоя команда продовжує користуватися розкладом так само, як завжди. Відкриваються вони в режимі Цього місяця, що включає й те, що вже заброньоване на дні, які ще не минули. Також можеш подивитися Цього тижня, Минулого місяця, Останні 90 днів або Власний період до одного року.
Вгорі показані цифри за період: Візити, Присутність, Не з’явилися, Скасування, Нові клієнти й Зайнятість, а також Отримано, якщо приймаєш оплату через сторінку чи касу. Нижче — графік візитів і таблиці за майстром і за послугою.
Як дізнатися, наскільки заповнений твій розклад?
За показником Зайнятість — це заброньовані години поділені на години, які пропонує твій графік роботи. Якщо ти відкрита з 10 до 19 з понеділка по суботу і половину цього часу зайняли записи, твоя зайнятість — 50%. Це число з’являється, коли в твоїх календарях налаштований тижневий графік.
Жовтень у Габріели показав 59%. Те, що справді змінило місяць, було в таблиці За майстром або розкладом: у неї самої — 79%, у Монсе — 66%, а у Селене — 31%. Селене прийшла у вересні, і майже ніхто її ще не знав, тож клієнтки й далі записувалися саме до Габріели.
Зайнятість рахується проти графіка, який діє зараз, тож якщо ти змінила години в середині місяця, весь місяць вимірюється вже за новим графіком.
У яку годину твій розклад спорожняється?
Про це каже блок Години з найбільшою кількістю візитів. Кожна клітинка — це година тижня, і чим темніша вона, тим більше візитів починалося саме тоді. Вгорі показана твоя найсильніша година повним текстом: «Твоя година з найбільшою кількістю візитів: субота, 11:00 · 12 візитів».
Світлі клітинки — твої слабкі години. У Габріели суботній ранок виглядав майже чорним, а вівторок і середа після обіду — майже білими.
Зважай на тривалі послуги. Кожен візит рахується в ту годину, коли він починається, тож нарощування вій з 12:00 до 14:00 затемнює клітинку 12-ї години і залишає світлою клітинку 13-ї, хоча та година теж була зайнята. Перш ніж вважати годину вільною, подивись, які послуги починаються безпосередньо перед нею.
Скільки твоїх візитів зривається і за якою послугою?
Присутність рахує, з уже минулих і позначених візитів, скільки з них відбулося. У Габріели вийшло «171 з 186 прийшли», тобто 92%, і 15 неявок. Скасування рахуються окремо й не додаються до твоїх візитів, бо той час звільнився завчасно для когось іншого.
Таблиця За послугою показала, де дірка: 9 з 15 неявок були на нарощування вій — двогодинну послугу за $950. Втратити півгодинне оформлення брів не так болісно, як втратити цілий ранок на нарощування без клієнтки. Вона вирішила брати передоплату тільки за цю послугу.
Щоб це число мало сенс, кожен візит потрібно позначати Прийшла або Не прийшла. Той, який ніхто не позначив, залишається «Очікує» на графіку, навіть якщо день уже минув, і не рахується ні на плюс, ні на мінус. Якщо бачиш шматки «Очікує» в минулих днях — це візити, які ти забула позначити.
Тобі не вистачає нових клієнток чи тих, що вже приходили?
Під Нові клієнти показано, скільки з них були постійними, наприклад «8 постійних · 20 всього». Новою вважається та, що записалася до тебе вперше саме в цьому періоді. Якщо майже всі постійні — тобі не вистачає нових людей; якщо майже всі нові — люди приходять раз і не повертаються. Це дві різні проблеми.
Джерело візитів показує, як кожен з’явився: Онлайн, Записані тобою, Оплачені онлайн, Оплата в салоні, Пакет чи Абонемент. Якщо майже все каже «Записані тобою», твоя сторінка вже має онлайн-запис, але клієнтки все одно записуються через WhatsApp, а ти виконуєш роль адміністратора.
Якщо при відкритті бачиш «Твої звіти з’являться з наступним оновленням сайту», ця частина ще не додана на твою сторінку; твої записи й далі працюють як раніше. А кнопкою Завантажити CSV отримуєш по рядку на кожен візит, щоб відкрити в Excel або передати бухгалтеру.
Що зробила Габріела зі своїми цифрами?
Три зміни, усі того ж дня. Перенесла акцію 2x1 на ламінування на вівторок і середу з 13:00 до 16:00, тільки з Селене, щоб заповнити ці години й водночас познайомити з нею клієнток, які її ще не знали. Запровадила передоплату за нарощування. І попросила Монсе позначати кожен візит перед тим, як іти додому, бо в неї накопичилося одинадцять непозначених за жовтень.
Першого грудня вона знову відкриє Минулий місяць, щоб перевірити два числа: зайнятість Селене і неявки на нарощування.
Як застосувати це у своєму бізнесі?
Опиши свій бізнес у Proyecta власними словами. Наприклад: «сторінка для моєї студії брів і вій у Кордові, з оформленням брів, ламінуванням і нарощуванням, з ціною і тривалістю кожної послуги, онлайн-записом до кожної майстрині та кнопкою WhatsApp».
Якщо хочеш заповнити свій розклад, перед тим як надіслати наступну акцію, відкрий Минулий місяць, знайди найсвітлішу клітинку в будній день і поставни туди дату й час — замість дня, у який ти і так найбільше працюєш. Почни на proyecta.dev.