Så fyller du din bokningskalender – börja med de timmar som står tomma
För att fylla din bokningskalender måste du först veta vilka tider som står tomma och vilka bokningar som uteblir. I Proyecta ser du det i din Agendas rapporter – din beläggning, dina mest bokade tider och vem som inte kom.
Gabriela driver en bryn- och fransstudio i Córdoba, Veracruz, med två tekniker, Montse och Selene. I slutet av oktober hade hon redan skrivit meddelandet till sina kunder: franslyft 2 för 1 på lördagar. Hon kände att månaden varit svag, och för att fylla sin agenda valde hon den dag folk oftast frågade efter.
Innan hon skickade det öppnade hon sin agendas rapporter. Lördagen klockan 11:00 hade varit månadens mest bokade tid. De tomma timmarna låg någon annanstans: tisdagar och onsdagar, mellan 13 och 16. Hennes kampanj skulle ge rabatt precis på de timmar som redan sålde sig själva.
Att fylla din agenda börjar med något mindre spännande än en kampanj: att veta vilka timmar som står tomma, hur många bokningar som uteblir och vilken tjänst det handlar om. Om dina bokningar redan finns på din sida är den uträkningen redan gjord.
Varför känns agendan svag när du knappt hinner med på lördagar?
Därför att du minns de fulla timmarna, inte de tomma. Lördagen med fem kunder i rad fastnar i minnet; tisdagen klockan 13:30 utan en enda kund lämnar inget spår.
Därför lutar den uträkning du gör i huvudet nästan alltid åt de dagar du jobbar mest. Och en kampanj som bestäms utifrån den uträkningen hamnar ofta precis där den behövs minst.
Vad är din agendas rapporter?
Agendans rapporter är uträkningen av vad som faktiskt hände med dina bokningar under en period: hur många det blev, hur många som kom, hur många som avbokades och vilka tider. Du behöver inte registrera något själv, eftersom allt kommer från de bokningar du redan har.
I Proyecta hittar du dem under Agenda, i Rapporter. Bara den som administrerar sidan ser dem, eftersom de innehåller pengar och uppgifter om dina kunder; ditt team fortsätter använda agendan precis som vanligt. De öppnas på Denna månad, som räknar in det som redan är bokat för de dagar som är kvar. Du kan också se Denna vecka, Förra månaden, Senaste 90 dagarna eller en anpassad period på upp till ett år.
Högst upp visas periodens siffror: Bokningar, Närvaro, Uteblev, Avbokningar, Nya kunder och Beläggning, plus Intäkter om du tar betalt via din sida eller din kassa. Längre ner kommer bokningsdiagrammet och tabellerna per tekniker och per tjänst.
Hur vet du hur full din agenda är?
Med Beläggningen – de bokade timmarna delat med de timmar ditt schema erbjuder. Om du har öppet 10–19 måndag till lördag och hälften av den tiden var bokad, är din beläggning 50 %. Den siffran visas när dina kalendrar har sitt veckoschema inställt.
Gabrielas oktober gav 59 %. Det som förklarade hennes månad fanns i tabellen Per tekniker eller agenda: hon själv låg på 79 %, Montse på 66 % och Selene på 31 %. Selene hade börjat i september och nästan ingen kände henne ännu, så kunderna fortsatte be om Gabriela med namn.
Beläggningen jämförs mot det schema du har idag, så om du ändrade dina tider mitt i månaden mäts hela månaden mot de nya.
Vilka timmar står tomma i din agenda?
Det visar rutan Mest bokade tider. Varje liten ruta är en timme i veckan, och ju mörkare den är, desto fler bokningar började just då. Högst upp står din starkaste tid utskriven: «Din mest bokade tid: lördag, 11:00 · 12 bokningar».
De ljusa rutorna är dina svaga timmar. På Gabrielas karta var lördagsförmiddagen nästan svart, och tisdagen och onsdagen efter lunch nästan vita.
Tänk på de långa tjänsterna. Varje bokning räknas i den timme den börjar, så en fransförlängning från 12:00 till 14:00 gör rutan för klockan 12 mörk men lämnar klockan 13 ljus – trots att den timmen faktiskt var bokad. Innan du avskriver en timme som tom, kolla vilka tjänster som börjar strax innan.
Hur många bokningar uteblir, och i vilken tjänst?
Närvaron räknar hur många av de bokningar som redan passerat och blivit markerade som faktiskt kom. Gabrielas visade «171 av 186 kom», alltså 92 %, och 15 uteblivna. Avbokningar räknas separat och läggs inte till dina bokningar, eftersom den tiden blev ledig i tid för någon annan.
Tabellen Per tjänst visade var hålet satt: 9 av de 15 uteblivna var fransförlängningar, en tjänst på två timmar för 950 pesos. Att förlora en halvtimmes bryndesign gjorde inte lika ont som en hel förmiddags förlängningar utan kund. Hon bestämde sig för att kräva handpenning bara för den tjänsten.
För att siffran ska vara till nytta måste varje bokning markeras med Kom eller Kom inte. Den som ingen markerar förblir «Ej hanterad» i diagrammet även om dagen redan passerat, och räknas varken för eller emot. Ser du bitar av «Ej hanterad» på tidigare dagar är det bokningar du glömde markera.
Saknar du nya kunder, eller de som redan brukade komma?
Under Nya kunder visas hur många som var återkommande, till exempel «8 återkommande · 20 totalt». Ny är den som bokade hos dig för första gången under den perioden. Om nästan alla är återkommande saknar du nya kunder; om nästan alla är nya kommer folk en gång och återvänder inte. Det är två olika problem.
Bokningens ursprung visar hur varje bokning kom in: Online, Bokad av dig, Betald online, Betalar i verksamheten, Paket eller Medlemskap. Om nästan allt säger «Bokad av dig» har din sida redan onlinebokning, men dina kunder fortsätter boka via WhatsApp med dig som receptionist.
Om du istället ser «Dina rapporter kommer med nästa uppdatering av din sida» har din sida ännu inte den här delen; dina bokningar fungerar precis som förut. Och med Ladda ner CSV får du en rad per bokning att öppna i Excel eller skicka till din revisor.
Vad gjorde Gabriela med sina siffror?
Tre ändringar, alla samma dag. Hon flyttade 2-för-1-fransliftet till tisdagar och onsdagar 13–16, bara med Selene, för att fylla de timmarna och samtidigt presentera henne för kunder som inte kände henne. Hon införde handpenning för förlängningarna. Och hon bad Montse markera varje bokning innan hon gick hem, eftersom elva från oktober stod omarkerade.
Den första december tänker hon öppna Förra månaden igen för att se två siffror: Selenes beläggning och antalet uteblivna förlängningar.
Hur gör jag det i min verksamhet?
Beskriv din verksamhet i Proyecta med dina egna ord. Något i stil med: “en sida för min bryn- och fransstudio i Córdoba, med bryndesign, lift och förlängningar med pris och tid, onlinebokning hos varje tekniker och en WhatsApp-knapp”.
Vill du fylla din agenda, öppna Förra månaden innan du skickar din nästa kampanj, hitta den ljusaste rutan på en vardag och lägg kampanjen just där, istället för på den dag du jobbar mest. Kom igång på proyecta.dev.