Hoe je je agenda vult door te beginnen bij de uren die leeg blijven
Om je agenda te vullen moet je eerst weten welke uren leeg blijven en welke afspraken je misloopt. In Proyecta zie je dat in de Rapporten van je Agenda: je bezetting, je drukste uren en wie niet kwam opdagen.
Gabriela heeft een wenkbrauw- en wimperstudio in Córdoba, Veracruz, met twee technici, Montse en Selene. Eind oktober had ze het berichtje al klaar voor haar klanten: lash lifting 2x1 op zaterdag. Ze had het gevoel dat de maand rustig was geweest, en om haar agenda te vullen koos ze de dag waar de meeste mensen om vroegen.
Voordat ze het verstuurde, opende ze de rapporten van haar agenda. Zaterdag om 11:00 uur was haar drukste uur van de maand geweest. De lege uren lagen elders: dinsdag en woensdag, van 1 tot 4 uur ‘s middags. Haar promotie zou korting weggeven precies op de uren die zichzelf al verkochten.
Je agenda vullen begint met iets minder spannends dan een promotie: weten welke uren leeg blijven, hoeveel afspraken je misloopt en bij welke dienst. Als je afspraken al via je pagina lopen, is die berekening al gemaakt.
Waarom voelt je agenda rustig als je op zaterdag geen ruimte hebt?
Omdat je je de volle uren herinnert en niet de lege. De zaterdag met vijf klanten op een rij blijft hangen; de dinsdag om 1:30 uur zonder niemand laat geen enkele herinnering achter.
Daarom helt de berekening die je in je hoofd maakt bijna altijd over naar de drukke dagen. En een promotie die op basis daarvan wordt besloten, valt meestal precies waar de minste behoefte is.
Wat zijn de rapporten van je agenda?
De rapporten van de agenda zijn de telling van wat er echt is gebeurd met je afspraken in een periode: hoeveel er waren, hoeveel er kwamen, hoeveel er werden geannuleerd en op welke tijden. Je hoeft niets in te voeren, want alles komt uit de afspraken die je al hebt.
In Proyecta vind je ze onder Agenda, bij Rapporten. Alleen degene die de pagina beheert ziet ze, omdat ze geld en gegevens van je klanten bevatten; je team gebruikt de agenda verder zoals altijd. Ze openen op Deze maand, wat ook meeneemt wat al gereserveerd staat voor de dagen die nog komen. Je kunt ook kijken naar Deze week, Vorige maand, Laatste 90 dagen of een Aangepaste periode tot een jaar.
Bovenaan staan de cijfers van de periode: Afspraken, Opkomst, Niet gekomen, Annuleringen, Nieuwe klanten en Bezetting, plus Ontvangen als je via je pagina of je kassa afrekent. Daaronder staan de afsprakengrafiek en de tabellen per medewerker en per dienst.
Hoe weet je hoe vol je agenda is?
Met de Bezetting: de gereserveerde uren gedeeld door de uren die je roosters aanbieden. Als je van 10 tot 7 open bent van maandag tot zaterdag en de helft van die tijd een afspraak had, is je bezetting 50%. Dit cijfer verschijnt zodra je agenda’s hun weekrooster hebben.
Gabriela’s oktober kwam uit op 59%. Wat voor haar het verschil maakte, stond in de tabel Per medewerker of agenda: zijzelf zat op 79%, Montse op 66% en Selene op 31%. Selene was in september begonnen en nog bijna niemand kende haar, dus klanten vroegen nog steeds specifiek naar Gabriela.
De bezetting wordt vergeleken met het rooster dat je nú hebt, dus als je halverwege de maand je uren hebt veranderd, wordt de hele maand tegen de nieuwe uren gemeten.
Op welk uur loopt je agenda leeg?
Dat zie je in het vak Drukste uren. Elk vakje is een uur van de week, en hoe donkerder, hoe meer afspraken daar begonnen. Bovenaan staat je drukste uur voluit genoemd: “Je drukste uur: zaterdag, 11:00 · 12 afspraken”.
De lichte vakjes zijn je rustige uren. Bij Gabriela was zaterdagochtend bijna zwart, en dinsdag en woensdag na de lunch bijna wit.
Let op bij lange diensten. Elke afspraak telt op het uur waarop ze begint, dus extensies van 12:00 tot 2:00 maken het vakje van 12 uur donker en laten dat van 1 uur licht, ook al was dat uur wél bezet. Voordat je een uur als leeg beschouwt, kijk welke diensten er net daarvoor beginnen.
Hoeveel van je afspraken gaan niet door, en bij welke dienst?
De Opkomst telt, van de afspraken die al voorbij zijn en gemarkeerd werden, hoeveel er daadwerkelijk kwamen. Bij Gabriela stond er “171 van de 186 kwamen”, dus 92%, en 15 no-shows. Annuleringen worden apart geteld en niet meegerekend bij je afspraken, omdat dat tijdslot op tijd vrijkwam voor iemand anders.
De tabel Per dienst liet haar zien waar het gat zat: 9 van de 15 no-shows waren bij wimperextensies, een dienst van twee uur voor $950. Een wenkbrauwontwerp van een half uur missen deed minder pijn dan een hele ochtend extensies zonder klant. Ze besloot alleen voor die dienst een aanbetaling te vragen.
Om dit cijfer te laten werken, moet elke afspraak gemarkeerd worden als Kwam of Kwam niet. Een afspraak die niemand markeert blijft in de grafiek staan als “Nog te verwerken”, ook al is de dag al voorbij, en telt nergens voor of tegen. Zie je stukjes “Nog te verwerken” bij voorbije dagen, dan zijn dat afspraken die je vergeten bent te markeren.
Mis je nieuwe klanten of klanten die al terugkwamen?
Onder Nieuwe klanten staat hoeveel er terugkerend waren, bijvoorbeeld “8 terugkerend · 20 in totaal”. Nieuw is wie in die periode voor het eerst bij je reserveerde. Zijn het bijna allemaal terugkerende klanten, dan mis je nieuwe mensen; zijn het bijna allemaal nieuwe, dan komen mensen één keer en niet terug. Dat zijn twee verschillende problemen.
De Herkomst van de afspraken laat zien hoe elke afspraak binnenkwam: Online, Door jou ingepland, Online betaald, Betaalt in de zaak, Pakket of Abonnement. Staat bijna alles op “Door jou ingepland”, dan heeft je pagina al online afspraken, maar reserveren je klanten nog steeds via WhatsApp, met jou als receptioniste.
Als je bij het openen “Je rapporten komen beschikbaar bij de volgende update van je site” ziet, heeft je pagina dit onderdeel nog niet; je afspraken blijven gewoon werken zoals altijd. En met CSV downloaden krijg je één rij per afspraak om in Excel te openen of naar je boekhouder te sturen.
Wat deed Gabriela met haar cijfers?
Drie veranderingen, allemaal op dezelfde dag. Ze verplaatste de 2x1 lash lift naar dinsdag en woensdag van 1 tot 4 uur, alleen bij Selene, om die uren te vullen en haar meteen voor te stellen aan klanten die haar nog niet kenden. Ze vroeg een aanbetaling voor de extensies. En ze vroeg Montse om elke afspraak te markeren voordat ze wegging, want er stonden elf dagen uit oktober niet gemarkeerd.
Op 1 december opent ze opnieuw Vorige maand om twee cijfers te checken: Selenes bezetting en de no-shows bij extensies.
Hoe pas ik dit toe op mijn bedrijf?
Beschrijf je bedrijf aan Proyecta in je eigen woorden. Zoiets als: “een pagina voor mijn wenkbrauw- en wimperstudio in Córdoba, met wenkbrauwontwerp, lash lift en extensies met prijs en duur, online afspraken per technicus en een WhatsApp-knop”.
Als je je agenda wilt vullen, open dan vóór je volgende promotie Vorige maand, zoek het lichtste vakje op een doordeweekse dag en zet daar je datum en tijd, in plaats van op de dag waarop je al het drukst bent. Begin op proyecta.dev.