Jak wypełnić swój terminarz, zaczynając od godzin, które zostają wolne
Aby wypełnić swój terminarz, najpierw musisz wiedzieć, które godziny zostają wolne i jakie wizyty się odwołują. W Proyecta zobaczysz to w Raportach swojego Terminarza — z obłożeniem, godzinami z największą liczbą wizyt i tym, kto się nie zjawił.
Gabriela ma studio stylizacji brwi i rzęs w Córdobie, w stanie Veracruz, z dwiema technikami, Montse i Selene. Pod koniec października miała już napisaną wiadomość do swoich klientek: lifting rzęs 2 w cenie 1 w soboty. Czuła, że miesiąc był słaby, i żeby wypełnić terminarz, wybrała dzień, o który pytano ją najczęściej.
Zanim ją wysłała, otworzyła raporty swojego terminarza. Sobota, godzina 11:00, była jej godziną z największą liczbą wizyt w tym miesiącu. Wolne godziny były zupełnie inne: wtorki i środy, od 13:00 do 16:00. Jej promocja miała rozdawać rabat właśnie na godziny, które i tak sprzedawały się same.
Wypełnianie terminarza zaczyna się od czegoś mniej ekscytującego niż promocja: od wiedzy, które godziny zostają wolne, ile wizyt się odwołuje i przy jakiej usłudze. Jeśli Twoje wizyty już mieszkają na Twojej stronie, to wyliczenie jest już gotowe.
Dlaczego terminarz wydaje się słaby, jeśli w sobotę nie wyrabiasz się z klientkami?
Bo pamiętasz godziny pełne, a nie te wolne. Sobota z pięcioma klientkami pod rząd zapada w pamięć; wtorek, 13:30, bez nikogo, nie zostawia żadnego wspomnienia.
Dlatego rachunek, który masz w głowie, prawie zawsze przechyla się na stronę dni z dużym ruchem. A promocja ustalona na podstawie takiego rachunku zwykle trafia tam, gdzie najmniej jej potrzeba.
Co to są raporty Twojego terminarza?
Raporty terminarza to zestawienie tego, co naprawdę wydarzyło się z Twoimi wizytami w danym okresie: ile ich było, ile się odbyło, ile zostało odwołanych i w jakich godzinach. Nie musisz niczego wpisywać — raporty powstają z wizyt, które już masz.
W Proyecta znajdziesz je w Terminarzu, w zakładce Raporty. Widzi je tylko osoba zarządzająca stroną, bo zawierają pieniądze i dane Twoich klientów; Twój zespół korzysta z terminarza tak jak zawsze. Otwierają się w widoku Ten miesiąc, który obejmuje też to, co jest już zarezerwowane na kolejne dni. Możesz też zobaczyć Ten tydzień, Poprzedni miesiąc, Ostatnie 90 dni albo Własny okres, do roku.
Na górze widać liczby za dany okres: Wizyty, Obecność, Nie przyszli, Odwołania, Nowi klienci i Obłożenie, a także Zebrano, jeśli przyjmujesz płatności przez stronę lub kasę. Niżej znajduje się wykres wizyt oraz tabele według specjalisty i według usługi.
Jak sprawdzić, jak bardzo zapełniony jest Twój terminarz?
Dzięki Obłożeniu — to godziny zarezerwowane podzielone przez godziny, które oferuje Twój harmonogram. Jeśli jesteś otwarta od 10 do 19 od poniedziałku do soboty, a połowa tego czasu miała wizytę, Twoje obłożenie wynosi 50%. Ta liczba pojawia się, gdy Twoje kalendarze mają ustawiony harmonogram tygodnia.
Październik Gabrieli wyszedł na 59%. To, co zmieniło cały miesiąc, znalazło się w tabeli Według specjalisty lub terminarza: ona miała 79%, Montse 66%, a Selene 31%. Selene zaczęła pracę we wrześniu i prawie nikt jej nie znał, więc klientki wciąż prosiły o Gabrielę po imieniu.
Obłożenie porównuje się z harmonogramem, który masz dzisiaj, więc jeśli w połowie miesiąca zmieniłaś godziny, cały miesiąc jest mierzony według nowych.
W jakich godzinach Twój terminarz pustoszeje?
Mówi Ci o tym panel Godziny z największą liczbą wizyt. Każdy kwadracik to jedna godzina w tygodniu, a im ciemniejszy, tym więcej wizyt się w niej zaczęło. Na górze widać Twoją najsilniejszą godzinę, wypisaną wprost: «Twoja godzina z największą liczbą wizyt: sobota, 11:00 · 12 wizyt».
Jasne kwadraty to Twoje słabe godziny. U Gabrieli sobotni ranek wyglądał na niemal czarny, a wtorek i środa po obiedzie — na niemal białe.
Uważaj na długie usługi. Każda wizyta liczy się w godzinie, w której się zaczyna, więc przedłużanie rzęs od 12:00 do 14:00 zaciemni kwadrat 12:00, a kwadrat 13:00 zostanie jasny, choć ta godzina też była zajęta. Zanim uznasz jakąś godzinę za wolną, sprawdź, jakie usługi zaczynają się chwilę wcześniej.
Ile Twoich wizyt się odwołuje i przy jakiej usłudze?
Obecność liczy, z wizyt, które już się odbyły i zostały oznaczone, ile osób się zjawiło. U Gabrieli było to «171 z 186 przyszło», czyli 92%, i 15 nieobecności. Odwołania liczą się osobno i nie wliczają się do Twoich wizyt, bo ten termin zwolnił się na czas dla kogoś innego.
Tabela Według usługi pokazała jej, gdzie była dziura: 9 z 15 nieobecności dotyczyło przedłużania rzęs, usługi trwającej dwie godziny za $950. Utrata półgodzinnej stylizacji brwi nie bolała tak samo jak cały poranek przedłużania rzęs bez klientki. Zdecydowała się prosić o zaliczkę tylko przy tej usłudze.
Aby ta liczba miała sens, każda wizyta musi zostać oznaczona jako Przyszedł/Przyszła albo Nie przyszedł/Nie przyszła. Ta, którą nikt nie oznaczy, zostaje na wykresie jako «Do obsłużenia», nawet jeśli dzień już minął, i nie liczy się ani na plus, ani na minus. Jeśli widzisz fragmenty «Do obsłużenia» we wcześniejszych dniach, to wizyty, których zabrakło Ci oznaczyć.
Brakuje Ci nowych klientek czy tych, które już przychodziły?
Pod Nowi klienci widać, ile było stałych, na przykład «8 stałych · 20 łącznie». Nowa to ta, która zarezerwowała u Ciebie po raz pierwszy w danym okresie. Jeśli prawie wszystkie są stałe, brakuje Ci nowych ludzi; jeśli prawie wszystkie są nowe, ludzie przychodzą raz i nie wracają. To dwa różne problemy.
Pochodzenie wizyt mówi Ci, jak każda z nich trafiła do terminarza: Online, Zapisane przez Ciebie, Zapłacone online, Płatność w lokalu, Pakiet albo Abonament. Jeśli przy prawie wszystkich widać «Zapisane przez Ciebie», Twoja strona już ma wizyty online, ale klientki wciąż rezerwują przez WhatsApp, z Tobą w roli recepcjonistki.
Jeśli po otwarciu zobaczysz komunikat «Twoje raporty pojawią się po następnej aktualizacji Twojej strony», Twoja strona jeszcze nie ma tej funkcji; Twoje wizyty działają dalej tak samo. A dzięki Pobierz CSV otrzymujesz jeden wiersz na wizytę, żeby otworzyć go w Excelu albo przesłać do księgowości.
Co zrobiła Gabriela ze swoimi liczbami?
Trzy zmiany, wszystkie tego samego dnia. Przeniosła promocję 2 w cenie 1 na liftingu na wtorki i środy od 13:00 do 16:00, tylko u Selene, żeby wypełnić te godziny i jednocześnie przedstawić ją klientkom, które jej nie znały. Zaczęła prosić o zaliczkę przy przedłużaniu rzęs. I poprosiła Montse, żeby oznaczała każdą wizytę przed wyjściem, bo miała jedenaście nieoznaczonych z października.
Pierwszego grudnia znowu otworzy Poprzedni miesiąc, aby sprawdzić dwie liczby: obłożenie Selene i liczbę nieobecności przy przedłużaniu rzęs.
Jak wdrożyć to w moim biznesie?
Opisz swój biznes w Proyecta własnymi słowami. Coś w stylu: „strona dla mojego studia stylizacji brwi i rzęs w Córdobie, z stylizacją brwi, liftingiem i przedłużaniem rzęs, z ceną i czasem trwania każdej usługi, wizytami online u każdej z technik i przyciskiem WhatsApp”.
Jeśli chcesz wypełnić swój terminarz, zanim wyślesz następną promocję, otwórz Poprzedni miesiąc, znajdź najjaśniejszy kwadrat w dni powszednie i ustaw na nim datę i godzinę promocji, zamiast dnia, w którym pracujesz najwięcej. Zacznij na proyecta.dev.