Randevu takvimini, boş kalan saatlerden başlayarak nasıl doldurursun

Gabriela, Veracruz’un Córdoba şehrinde iki teknisyeniyle —Montse ve Selene— birlikte çalışan bir kaş ve kirpik stüdyosu işletiyor. Ekim ayının sonunda müşterilerine göndereceği mesajı çoktan yazmıştı: cumartesileri kirpik liftinginde 1 alana 1 bedava kampanyası. Ayın durgun geçtiğini düşünüyordu, randevu takvimini doldurmak için de insanların en çok istediği günü seçti.

Mesajı göndermeden önce randevu takviminin raporlarını açtı. Cumartesi saat 11:00, ayın en çok randevu alan saatiydi. Boş kalan saatler başkaydı: salı ve çarşamba, öğleden sonra 1 ile 4 arası. Kampanyası, zaten kendiliğinden satılan saatlere indirim hediye edecekti.

Randevu takvimini doldurmak, bir kampanyadan çok daha az heyecan verici bir şeyle başlar: hangi saatlerin boş kaldığını, kaç randevunun kaçtığını ve hangi hizmette kaçtığını bilmek. Randevuların zaten sitende tutuluyorsa, bu hesap çoktan yapılmış demektir.

Cumartesi günü işler başından aşkınken takvimin neden durgun hissettiriyor?

Çünkü dolu saatleri hatırlıyorsun, boş olanları değil. Art arda beş müşteri geçirdiğin cumartesi aklında kalır; saat 1:30’da kimsenin gelmediği salı ise hiçbir iz bırakmaz.

Bu yüzden kafanda tuttuğun hesap neredeyse her zaman en yoğun günlere kayar. Ve bu hesaba göre karar verilen bir kampanya da genellikle en az ihtiyaç olan yere düşer.

Randevu takviminin raporları nedir?

Randevu takvimi raporları, belirli bir dönemde randevularına gerçekte ne olduğunun hesabıdır: kaç randevu oldu, kaçı gerçekleşti, kaçı iptal edildi ve hangi saatlerde. Hiçbir şey girmen gerekmez, çünkü bu rakamlar zaten var olan randevularından çıkarılır.

Proyecta’da bunlar Randevu Takvimi bölümünün Raporlar kısmında bulunur. Bunları sadece siteyi yöneten kişi görür, çünkü para ve müşterilerinin bilgilerini içerirler; ekibin randevu takvimini her zamanki gibi kullanmaya devam eder. Bu Ay görünümüyle açılır, bu da henüz gelmemiş günler için zaten alınmış randevuları da kapsar. Ayrıca Bu Hafta, Geçen Ay, Son 90 Gün ya da bir yıla kadar Özel bir dönem de seçebilirsin.

Üstte dönemin rakamları yer alır: Randevular, Katılım, Gelmeyenler, İptaller, Yeni Müşteriler ve Doluluk, sitenden veya kasandan tahsilat yapıyorsan ayrıca Tahsil Edilen. Altında randevu grafiği ile uzmana ve hizmete göre tablolar gelir.

Randevu takviminin ne kadar dolu olduğunu nasıl anlarsın?

Doluluk ile: bu, çalışma saatlerine göre rezerve edilmiş saatlerin oranıdır. Pazartesiden cumartesiye 10’dan 7’ye kadar açıksan ve bu sürenin yarısında randevu varsa, doluluk oranın %50’dir. Bu rakam, takvimlerinin haftalık çalışma saatleri tanımlandığında çıkar.

Gabriela’nın ekim ayı %59 çıktı. Ayı değiştiren şey Uzmana veya Takvime Göre tablosundaydı: kendisi %79’da, Montse %66’da ve Selene %31’deydi. Selene eylülde işe başlamıştı ve onu neredeyse hiç kimse tanımıyordu, bu yüzden müşteriler ismen Gabriela’yı istemeye devam ediyordu.

Doluluk oranı, bugün tanımlı olan çalışma saatlerine göre hesaplanır; yani ayın ortasında saatlerini değiştirdiysen, ayın tamamı yeni saatlere göre ölçülür.

Takvimin hangi saatlerde boş kalıyor?

Bunu sana En Çok Randevu Alan Saatler tablosu söyler. Her küçük kare haftanın bir saatini gösterir ve ne kadar koyu olursa, o saatte o kadar çok randevu başlamıştır. Üstte de en yoğun saatin açıkça yazılı olarak çıkar: «En çok randevu alan saatin: cumartesi, 11:00 · 12 randevu».

Açık renkli kareler durgun saatlerindir. Gabriela’nınkinde cumartesi sabahı neredeyse siyah görünüyordu; salı ve çarşamba öğleden sonrası ise neredeyse bembeyazdı.

Uzun süren hizmetlere dikkat et. Her randevu başladığı saatte sayılır, yani 12:00’den 2:00’ye kadar süren bir kirpik uzatma, 12 saatinin karesini koyulaştırırken 1 saatinin karesini açık bırakır — o saat de dolu olsa bile. Bir saati boş diye işaretlemeden önce, hemen öncesinde hangi hizmetlerin başladığına bak.

Randevularından kaçı kaçıyor ve hangi hizmette?

Katılım, geçmiş ve işaretlenmiş randevulardan kaçının gerçekleştiğini sayar. Gabriela’nınki «186’dan 171’i geldi», yani %92, ve 15 kayıp randevu diyordu. İptaller ayrı sayılır ve randevu toplamına eklenmez, çünkü o saat başka biri için zamanında boşa çıkmıştır.

Hizmete Göre tablosu sorunun nerede olduğunu gösterdi: 15 kayıp randevudan 9’u, iki saatlik ve $950’lik bir hizmet olan kirpik uzatmalarındandı. Yarım saatlik bir kaş tasarımını kaybetmek, müşterisiz geçen bir uzatma sabahı kadar canını yakmıyordu. Sadece bu hizmet için ön ödeme istemeye karar verdi.

Bu rakamın işe yaraması için her randevunun Geldi veya Gelmedi olarak işaretlenmesi gerekir. Kimsenin işaretlemediği randevu, günü geçmiş olsa bile grafikte «Bekliyor» olarak kalır ve ne lehine ne aleyhine sayılır. Geçmiş günlerde «Bekliyor» parçaları görüyorsan, bunlar işaretlemeyi unuttuğun randevulardır.

Sana yeni müşteriler mi, yoksa eskiden gelenler mi eksik?

Yeni Müşteriler’in altında kaçının tekrar eden müşteri olduğu çıkar, örneğin «8 tekrar eden · toplam 20». Yeni müşteri, o dönemde seninle ilk kez randevu alandır. Eğer hemen hepsi tekrar eden müşteriyse, sana yeni insan eksik; hemen hepsi yeniyse, insanlar bir kez gelip geri dönmüyor. Bunlar iki farklı sorundur.

Randevuların Kaynağı her birinin nasıl geldiğini söyler: Çevrimiçi, Senin Tarafından Oluşturuldu, Çevrimiçi Ödendi, İşyerinde Ödeme, Paket veya Üyelik. Eğer hemen hepsi «Senin Tarafından Oluşturuldu» diyorsa, siten çevrimiçi randevu almaya hazır ama müşterilerin hâlâ WhatsApp’tan rezervasyon yapıyor, resepsiyonist de sen oluyorsun.

Açtığında «Raporların, sitenin bir sonraki güncellemesiyle gelecek» yazısını görüyorsan, sitende bu bölüm henüz yok; randevuların yine de aynı şekilde çalışmaya devam eder. Ve CSV İndir ile her randevu için bir satır alıp bunu Excel’de açabilir veya muhasebecine gönderebilirsin.

Gabriela rakamlarıyla ne yaptı?

Hepsi aynı gün olmak üzere üç değişiklik yaptı. Lifting kampanyasının 1 alana 1 bedava teklifini salı ve çarşamba 1-4 arasına, sadece Selene için taşıdı; böylece hem bu saatleri doldurdu hem de Selene’i onu tanımayan müşterilerle tanıştırdı. Uzatmalar için ön ödeme istemeye başladı. Ve Montse’den, işten çıkmadan önce her randevuyu işaretlemesini istedi, çünkü ekimden işaretlenmemiş on bir randevusu vardı.

1 Aralık’ta Geçen Ay’ı tekrar açıp iki rakama bakacak: Selene’in doluluk oranı ve uzatmalardaki kayıp randevular.

Bunu kendi işime nasıl uygularım?

İşini Proyecta’ya kendi cümlelerinle anlat. Şöyle bir şey: “Córdoba’da kaş ve kirpik stüdyom için, kaş tasarımı, lifting ve uzatma hizmetlerinin fiyatı ve süresiyle, her teknisyenle çevrimiçi randevu alınabilen ve WhatsApp butonu olan bir site”.

Randevu takvimini doldurmak istiyorsan, bir sonraki kampanyanı göndermeden önce Geçen Ay’ı aç, hafta içinde en açık renkli kareyi bul ve kampanyanı en çok çalıştığın gün yerine o tarihe ve saate ayarla. proyecta.dev’den başla.