Cum să îți umpli agenda începând cu orele care rămân libere
Pentru a-ți umple agenda trebuie mai întâi să știi care ore rămân libere și care programări îți pică. În Proyecta vezi asta în Rapoartele agendei tale, cu gradul tău de ocupare, orele tale cu cele mai multe programări și cine nu a venit.
Gabriela are un studio de sprâncene și gene în Córdoba, Veracruz, cu două tehniciene, Montse și Selene. Spre finalul lui octombrie avea deja scris mesajul pentru clientele ei: lifting de gene 2x1 sâmbăta. Simțea că luna fusese mai slabă, așa că pentru a-și umple agenda a ales ziua în care primea cele mai multe cereri.
Înainte să îl trimită, a deschis rapoartele agendei. Sâmbătă la 11:00 fusese ora ei cu cele mai multe programări din toată luna. Orele libere erau altele: marți și miercuri, de la 13:00 la 16:00. Promoția ei urma să ofere reducere exact la orele care deja se vindeau de la sine.
A-ți umple agenda începe cu ceva mai puțin palpitant decât o promoție: să știi care ore rămân libere, câte programări îți pică și la ce serviciu. Dacă programările tale trăiesc deja pe pagina ta, calculul acela e deja făcut.
De ce ți se pare slabă agenda dacă sâmbăta nu faci față?
Pentru că îți aduci aminte de orele pline, nu de cele libere. Sâmbăta cu cinci cliente la rând rămâne întipărită în minte; marțea de la 13:30 fără nimeni nu lasă nicio amintire.
De aceea, calculul pe care îl ai în minte se înclină aproape mereu spre zilele cu multă activitate. Și o promoție decisă pe baza acelui calcul cade de obicei exact acolo unde e cel mai puțină nevoie de ea.
Ce sunt rapoartele agendei tale?
Rapoartele agendei sunt calculul real al a ceea ce s-a întâmplat cu programările tale într-o perioadă: câte au fost, câte au venit, câte s-au anulat și la ce ore. Nu trebuie să introduci nimic manual, pentru că totul vine din programările pe care le ai deja.
În Proyecta le găsești la Agendă, în Rapoarte. Le vede doar cine administrează pagina, pentru că aduc date despre bani și despre clientele tale; echipa ta continuă să folosească agenda la fel ca până acum. Se deschid pe Luna aceasta, care include tot ce e deja rezervat pentru zilele care urmează. Mai poți vedea Săptămâna aceasta, Luna trecută, Ultimele 90 de zile sau o perioadă Personalizată de până la un an.
Sus apar cifrele perioadei: Programări, Prezență, Absențe, Anulări, Clienți noi și Ocupare, plus Încasat, dacă încasezi de pe pagina ta sau din casă. Mai jos vin graficul programărilor și tabelele pe profesionist și pe serviciu.
Cum știi cât de plină e agenda ta?
Prin Ocupare, adică orele rezervate împărțite la orele pe care programul tău le oferă. Dacă ești deschisă de la 10 la 19, de luni până sâmbătă, și jumătate din acel timp a avut programare, ocuparea ta este de 50%. Cifra aceasta apare atunci când calendarele tale au programul lor săptămânal setat.
Octombrie-ul Gabrielei a dat 59%. Ceea ce i-a schimbat luna se vedea în tabelul Pe profesionist sau agendă: ea avea 79%, Montse 66% și Selene 31%. Selene intrase în septembrie și aproape nimeni nu o cunoștea, așa că clientele continuau să ceară programare cu Gabriela, pe nume.
Ocuparea se compară față de programul pe care îl ai astăzi, așa că dacă la mijlocul lunii ai schimbat orele, luna întreagă se măsoară față de orele noi.
La ce oră ți se golește agenda?
Îți spune caseta Orele cu cele mai multe programări. Fiecare căsuță reprezintă o oră din săptămână, și cu cât e mai întunecată, cu atât au început mai multe programări în acel interval. Sus apare ora ta cea mai căutată, cu tot ce trebuie: „Ora ta cu cele mai multe programări: sâmbătă, 11:00 · 12 programări”.
Căsuțele clare sunt orele tale slabe. La Gabriela, sâmbătă dimineață se vedea aproape negru, iar marți și miercuri după-amiaza, aproape alb.
Atenție la serviciile lungi. Fiecare programare se contabilizează la ora în care începe, așa că niște extensii de la 12:00 la 14:00 întunecă căsuța orei 12 și lasă clară căsuța orei 13, chiar dacă acea oră a fost de fapt ocupată. Înainte să declari o oră liberă, verifică ce servicii începe chiar înainte de ea.
Câte dintre programările tale pică și la ce serviciu?
Prezența contorizează, din programările care au trecut deja și au fost marcate, câte au venit efectiv. Cea a Gabrielei arăta „171 din 186 au venit”, adică 92%, și 15 absențe. Anulările se contorizează separat și nu se adună la programările tale, pentru că acel interval a rămas liber la timp pentru altcineva.
Tabelul Pe serviciu i-a arătat unde era problema: 9 din cele 15 absențe erau de la extensii de gene, un serviciu de două ore, la 950 de pesos. A pierde un design de sprâncene de o jumătate de oră nu o durea la fel de mult ca o dimineață de extensii fără clientă. A decis să ceară avans doar pentru serviciul acela.
Pentru ca această cifră să fie utilă, fiecare programare trebuie marcată ca A venit sau Nu a venit. Cea pe care nimeni nu o marchează rămâne „De tratat” în grafic, chiar dacă ziua a trecut deja, și nu contează nici în favoarea, nici împotriva ta. Dacă vezi bucăți de „De tratat” în zilele trecute, sunt programări pe care ai omis să le marchezi.
Îți lipsesc cliente noi sau îți lipsesc cele care veneau deja?
Sub Clienți noi apare câte au fost recurente, de exemplu „8 recurente · 20 în total”. Nouă este cea care a rezervat cu tine pentru prima dată în acea perioadă. Dacă aproape toate sunt recurente, îți lipsește lume nouă; dacă aproape toate sunt noi, lumea vine o dată și nu se mai întoarce. Sunt două probleme diferite.
Originea programărilor îți spune cum a ajuns fiecare: Online, Programate de tine, Plătite online, Plătește la locație, Pachet sau Abonament. Dacă aproape totul spune „Programate de tine”, pagina ta are deja programări online, dar clientele tale continuă să rezerve pe WhatsApp, cu tine ca recepționistă.
Dacă la deschidere îți apare „Rapoartele tale vor fi disponibile la următoarea actualizare a site-ului tău”, pagina ta încă nu are această funcție; programările tale continuă să funcționeze la fel. Și cu Descarcă CSV îți duci acasă un rând pentru fiecare programare, pe care îl poți deschide în Excel sau îl poți trimite contabilului tău.
Ce a făcut Gabriela cu cifrele ei?
Trei schimbări, toate în aceeași zi. A mutat lifting-ul 2x1 pe marți și miercuri, de la 13:00 la 16:00, doar cu Selene, pentru a umple acele ore și, în același timp, pentru a o prezenta clientelor care nu o cunoșteau. A cerut avans pentru extensii. Și i-a cerut lui Montse să marcheze fiecare programare înainte să plece, pentru că avea unsprezece din octombrie nemarcate.
Pe 1 decembrie va deschide din nou Luna trecută pentru a vedea două cifre: ocuparea lui Selene și absențele la extensii.
Cum pun asta în practică în afacerea mea?
Descrie-ți afacerea în Proyecta cu propriile tale cuvinte. Ceva de genul: „o pagină pentru studioul meu de sprâncene și gene din Córdoba, cu design de sprâncene, lifting și extensii, fiecare cu prețul și durata lor, programări online cu fiecare tehniciană și buton de WhatsApp”.
Dacă vrei să îți umpli agenda, înainte să trimiți următoarea promoție deschide Luna trecută, caută căsuța cea mai clară din mijlocul săptămânii și pune acolo data și ora, în loc de ziua în care muncești cel mai mult. Începe pe proyecta.dev.