Cách lấp đầy lịch hẹn của bạn, bắt đầu từ những giờ còn trống

Gabriela có một studio chuyên về chân mày và mi ở Córdoba, Veracruz, với hai kỹ thuật viên, Montse và Selene. Vào cuối tháng Mười, cô đã viết sẵn tin nhắn gửi cho khách: uốn mi mua 1 tặng 1 vào các ngày thứ Bảy. Cô cảm thấy tháng này có vẻ ế, và để lấp đầy lịch hẹn, cô chọn ngày mà mọi người hay đặt nhất.

Trước khi gửi, cô mở báo cáo lịch hẹn của mình. Thứ Bảy lúc 11:00 sáng là giờ có nhiều lịch nhất trong tháng. Những giờ trống lại nằm ở nơi khác: thứ Ba và thứ Tư, từ 1 đến 4 giờ chiều. Chương trình khuyến mãi của cô sắp tặng giảm giá đúng vào những giờ đã tự bán hết từ trước.

Lấp đầy lịch hẹn bắt đầu từ một việc kém hấp dẫn hơn khuyến mãi nhiều: biết giờ nào còn trống, bao nhiêu lịch bị hủy và thuộc dịch vụ nào. Nếu lịch hẹn của bạn đã nằm sẵn trên trang web, phần tính toán này đã có sẵn rồi.

Vì sao bạn thấy lịch hẹn ế dù thứ Bảy làm không kịp thở?

Vì bạn chỉ nhớ những giờ đầy khách, không nhớ những giờ trống. Thứ Bảy với năm khách liên tiếp thì khắc sâu trong đầu; còn thứ Ba lúc 1:30 không một ai thì chẳng để lại dấu vết gì.

Vì vậy, con số bạn tự tính trong đầu hầu như luôn lệch về phía những ngày nhiều việc. Và một khuyến mãi được quyết định dựa trên con số đó thường rơi đúng vào nơi ít cần nhất.

Báo cáo lịch hẹn là gì?

Báo cáo lịch hẹn là con số thực tế về những gì đã xảy ra với các lịch hẹn trong một khoảng thời gian: có bao nhiêu lịch, bao nhiêu khách đến, bao nhiêu bị hủy và vào giờ nào. Bạn không cần nhập gì cả, vì số liệu này lấy ra từ các lịch hẹn bạn đã có.

Trên Proyecta, báo cáo nằm trong Lịch hẹn, mục Báo cáo. Chỉ người quản trị trang web mới xem được, vì đây là dữ liệu liên quan đến tiền và thông tin khách hàng; nhóm của bạn vẫn dùng lịch hẹn như bình thường. Mặc định mở ở Tháng này, bao gồm cả những gì đã được đặt cho các ngày còn lại. Bạn cũng có thể xem Tuần này, Tháng trước, 90 ngày qua hoặc một khoảng thời gian Tùy chỉnh lên đến một năm.

Phía trên hiển thị các số liệu của giai đoạn đó: Lịch hẹn, Tỷ lệ đến, Không đến, Hủy lịch, Khách mới và Tỷ lệ lấp đầy, cùng với Đã thu nếu bạn thu tiền qua trang web hoặc máy tính tiền. Phía dưới là biểu đồ lịch hẹn và các bảng theo nhân viên và theo dịch vụ.

Làm sao biết lịch hẹn của bạn đầy đến mức nào?

Bằng Tỷ lệ lấp đầy, tức là số giờ đã được đặt chia cho số giờ mà khung giờ làm việc của bạn cung cấp. Nếu bạn mở cửa từ 10 giờ đến 7 giờ, từ thứ Hai đến thứ Bảy, và một nửa thời gian đó có lịch hẹn, tỷ lệ lấp đầy của bạn là 50%. Số này chỉ hiện ra khi lịch của bạn đã có khung giờ làm việc trong tuần.

Tháng Mười của Gabriela cho ra kết quả 59%. Điều thực sự thay đổi bức tranh của tháng nằm trong bảng Theo nhân viên hoặc lịch: cô đạt 79%, Montse 66% và Selene 31%. Selene mới vào làm từ tháng Chín và hầu như chưa ai biết đến cô, nên khách vẫn cứ chỉ định đặt với Gabriela.

Lịch hẹn của bạn trống vào giờ nào?

Biểu đồ Giờ có nhiều lịch hẹn nhất sẽ cho bạn biết. Mỗi ô nhỏ là một giờ trong tuần, và càng đậm màu thì càng có nhiều lịch hẹn bắt đầu vào giờ đó. Phía trên ghi rõ giờ cao điểm của bạn: «Giờ có nhiều lịch hẹn nhất: thứ Bảy, 11:00 sáng · 12 lịch hẹn».

Những ô sáng màu là những giờ ế của bạn. Trong biểu đồ của Gabriela, sáng thứ Bảy gần như đen hoàn toàn, còn thứ Ba và thứ Tư sau giờ ăn trưa gần như trắng hoàn toàn.

Hãy để ý các dịch vụ kéo dài lâu. Mỗi lịch hẹn được tính vào giờ bắt đầu, nên một ca nối mi từ 12:00 đến 2:00 chiều sẽ làm ô 12 giờ đậm màu nhưng để ô 1 giờ sáng màu, mặc dù giờ đó thực ra vẫn đang có khách. Trước khi kết luận một giờ nào đó trống, hãy xem có dịch vụ nào bắt đầu ngay trước đó không.

Bao nhiêu lịch hẹn của bạn bị hủy, và thuộc dịch vụ nào?

Tỷ lệ đến cho biết, trong số các lịch hẹn đã qua và được đánh dấu, có bao nhiêu khách thực sự đến. Của Gabriela ghi «171 trong 186 đã đến», tức 92%, và 15 lần vắng mặt. Hủy lịch được tính riêng, không cộng vào số lịch hẹn, vì giờ đó đã được giải phóng kịp thời cho người khác.

Bảng Theo dịch vụ cho cô biết lỗ hổng nằm ở đâu: 9 trong 15 lần vắng mặt là ở dịch vụ nối mi, một dịch vụ kéo dài hai giờ với giá $950. Mất một ca tạo dáng chân mày nửa giờ không đau như mất cả buổi sáng nối mi mà không có khách. Cô quyết định chỉ yêu cầu đặt cọc cho riêng dịch vụ này.

Để con số này có ý nghĩa, mỗi lịch hẹn phải được đánh dấu Đã đến hoặc Không đến. Lịch hẹn không ai đánh dấu sẽ vẫn hiện là «Chưa xử lý» trên biểu đồ dù ngày đó đã qua, và không được tính vào cả hai phía. Nếu bạn thấy những mảng «Chưa xử lý» ở các ngày trước, đó là những lịch hẹn bạn quên đánh dấu.

Bạn thiếu khách mới, hay thiếu những khách cũ?

Ngay dưới Khách mới sẽ hiện số khách quay lại, ví dụ «8 khách quay lại · 20 tổng cộng». Khách mới là người lần đầu đặt lịch với bạn trong giai đoạn đó. Nếu hầu hết là khách quay lại, bạn đang thiếu khách mới; nếu hầu hết là khách mới, nghĩa là khách chỉ đến một lần rồi không quay lại. Đây là hai vấn đề khác nhau.

Nguồn lịch hẹn cho biết từng lịch hẹn đến từ đâu: Trực tuyến, Do bạn đặt, Đã thanh toán trực tuyến, Thanh toán tại cửa hàng, Gói dịch vụ hoặc Hội viên. Nếu hầu hết đều ghi «Do bạn đặt», trang web của bạn đã có đặt lịch trực tuyến nhưng khách vẫn đang đặt qua WhatsApp, với bạn đóng vai lễ tân.

Nếu khi mở ra bạn thấy thông báo «Báo cáo của bạn sẽ có trong lần cập nhật tới của trang web», nghĩa là trang web của bạn chưa có tính năng này; lịch hẹn vẫn hoạt động như bình thường. Và với Tải CSV, bạn sẽ có một dòng cho mỗi lịch hẹn để mở trong Excel hoặc gửi cho kế toán của mình.

Gabriela đã làm gì với những con số của mình?

Ba thay đổi, tất cả trong cùng một ngày. Cô chuyển khuyến mãi mua 1 tặng 1 cho dịch vụ uốn mi sang thứ Ba và thứ Tư từ 1 đến 4 giờ chiều, chỉ với Selene, để lấp đầy những giờ đó và đồng thời giới thiệu cô với những khách chưa biết đến. Cô yêu cầu đặt cọc cho dịch vụ nối mi. Và cô nhờ Montse đánh dấu từng lịch hẹn trước khi ra về, vì có đến mười một lịch của tháng Mười vẫn chưa được đánh dấu.

Vào ngày đầu tháng Mười Hai, cô sẽ mở lại Tháng trước để xem hai con số: tỷ lệ lấp đầy của Selene và số lần vắng mặt ở dịch vụ nối mi.

Làm sao áp dụng điều này vào công việc kinh doanh của tôi?

Hãy mô tả công việc kinh doanh của bạn trên Proyecta bằng chính lời của bạn. Chẳng hạn như: “một trang web cho studio chân mày và mi của tôi ở Córdoba, với các dịch vụ tạo dáng chân mày, uốn mi và nối mi kèm giá cả, thời gian thực hiện, đặt lịch trực tuyến với từng kỹ thuật viên và nút WhatsApp”.

Nếu bạn muốn lấp đầy lịch hẹn, trước khi gửi khuyến mãi tiếp theo, hãy mở Tháng trước, tìm ô sáng màu nhất trong tuần và đặt ngày giờ khuyến mãi vào đó, thay vì vào ngày bạn làm việc nhiều nhất. Bắt đầu tại proyecta.dev.