چطور با شروع از ساعت‌های خالی، تقویمت را پر کنی
برای پر کردن تقویمت، اول باید بدانی چه ساعت‌هایی خالی می‌مانند و چه نوبت‌هایی لغو می‌شوند. در Proyecta همه‌ی این‌ها را در گزارش‌های تقویمت می‌بینی: میزان پر بودنت، شلوغ‌ترین ساعت‌هایت و اینکه چه کسی نیامد.
گابریلا در کوردوبا، ایالت وراکروز، یک استودیوی ابرو و مژه دارد با دو تکنسین، مونتسه و سلنه. اواخر اکتبر، پیامی برای مشتری‌هایش نوشته بود: لیفت مژه با تخفیف ۲به۱ در روزهای شنبه. حس می‌کرد این ماه کم‌رونق بوده، و برای پر کردن تقویمش روزی را انتخاب کرد که بیشترین تقاضا را داشت.
قبل از فرستادنش، گزارش‌های تقویمش را باز کرد. شنبه ساعت ۱۱ صبح، شلوغ‌ترین ساعت ماه بوده. ساعت‌های خالی جای دیگری بودند: سه‌شنبه و چهارشنبه، از ساعت ۱ تا ۴ بعدازظهر. تخفیفش داشت درست همان ساعت‌هایی را هدیه می‌داد که خودشان به‌تنهایی پر می‌شدند.
پر کردن تقویم با چیزی کمتر هیجان‌انگیز از یک تخفیف شروع می‌شود: دانستن اینکه چه ساعت‌هایی خالی می‌مانند، چند نوبت لغو می‌شوند و برای کدام خدمت. اگر نوبت‌هایت از قبل در صفحه‌ات ثبت می‌شوند، این حساب‌وکتاب از قبل انجام شده است.
چرا با اینکه شنبه از پا می‌افتی، حس می‌کنی تقویمت کم‌کار است؟
چون ساعت‌های پر را یادت می‌ماند، نه ساعت‌های خالی را. شنبه‌ای که پنج مشتری پشت‌سرهم داشتی در ذهنت می‌ماند؛ سه‌شنبه ساعت ۱:۳۰ که هیچ‌کس نبود، هیچ خاطره‌ای نمی‌سازد.
به همین دلیل حساب‌وکتابی که در ذهن داری تقریباً همیشه به سمت روزهای شلوغ سنگینی می‌کند. و تخفیفی که بر اساس همین حساب تصمیم‌گیری شود، معمولاً دقیقاً جایی می‌افتد که کمترین نیاز به آن است.
گزارش‌های تقویمت چه هستند؟
گزارش‌های تقویم، حساب دقیق چیزی است که واقعاً با نوبت‌هایت در یک دوره اتفاق افتاده: چند نوبت بوده، چند نفر آمدند، چند نوبت لغو شد و در چه ساعت‌هایی. لازم نیست چیزی را دستی وارد کنی، چون این اعداد از همان نوبت‌هایی که از قبل داری به دست می‌آیند.
در Proyecta این‌ها را در تقویم، در بخش گزارش‌ها پیدا می‌کنی. فقط کسی که صفحه را مدیریت می‌کند آن‌ها را می‌بیند، چون شامل پول و اطلاعات مشتری‌هایت هستند؛ تیمت همان‌طور که همیشه بوده، به استفاده از تقویم ادامه می‌دهد. گزارش‌ها با این ماه باز می‌شوند، که شامل نوبت‌هایی هم می‌شود که از قبل برای روزهای باقی‌مانده رزرو شده‌اند. همچنین می‌توانی این هفته، ماه گذشته، ۹۰ روز اخیر یا یک بازه‌ی دلخواه تا یک سال را ببینی.
بالای صفحه اعداد همان بازه را می‌بینی: نوبت‌ها، حضور، عدم‌حضور، لغوشده‌ها، مشتری‌های جدید و میزان پر بودن، و اگر از طریق صفحه‌ات یا صندوقت پول می‌گیری، دریافتی هم اضافه می‌شود. پایین‌تر نمودار نوبت‌ها و جدول‌های بر اساس متخصص و بر اساس خدمت می‌آیند.
از کجا می‌فهمی تقویمت چقدر پر است؟
با میزان پر بودن، که همان ساعت‌های رزروشده تقسیم بر ساعت‌هایی است که برنامه‌ی کاری‌ات ارائه می‌دهد. اگر از ۱۰ صبح تا ۷ عصر، دوشنبه تا شنبه باز باشی و نیمی از آن زمان نوبت داشته باشد، میزان پر بودنت ۵۰٪ است. این عدد وقتی نمایش داده می‌شود که تقویم‌هایت برنامه‌ی هفتگی‌شان را داشته باشند.
اکتبر گابریلا ۵۹٪ شد. چیزی که ماه را برایش روشن کرد در جدول بر اساس متخصص یا تقویم بود: خودش ۷۹٪، مونتسه ۶۶٪ و سلنه ۳۱٪. سلنه در سپتامبر شروع به کار کرده بود و تقریباً کسی او را نمی‌شناخت، برای همین مشتری‌ها همچنان گابریلا را به اسم می‌خواستند.
میزان پر بودن همیشه با برنامه‌ی کاری امروز مقایسه می‌شود، پس اگر وسط ماه ساعت‌هایت را تغییر دادی، کل ماه با ساعت‌های جدید سنجیده می‌شود.
تقویمت در چه ساعتی خالی می‌ماند؟
جدول ساعت‌های پرنوبت این را به تو می‌گوید. هر خانه، یک ساعت از هفته است، و هر چه تیره‌تر باشد، نوبت بیشتری در آن ساعت شروع شده. بالای جدول، شلوغ‌ترین ساعتت به‌صراحت نوشته شده: «شلوغ‌ترین ساعتت: شنبه، ساعت ۱۱ صبح · ۱۲ نوبت».
خانه‌های روشن، ساعت‌های کم‌کارت هستند. در جدول گابریلا، صبح شنبه تقریباً سیاه بود، و سه‌شنبه و چهارشنبه بعد از ظهر تقریباً سفید.
به خدمت‌های طولانی توجه کن. هر نوبت در ساعتی که شروع می‌شود حساب می‌شود، پس یک جلسه‌ی اکستنشن از ۱۲ تا ۲ ظهر، خانه‌ی ساعت ۱۲ را تیره می‌کند و خانه‌ی ساعت ۱ را روشن باقی می‌گذارد، در حالی که آن ساعت هم واقعاً اشغال بوده. قبل از اینکه ساعتی را خالی فرض کنی، ببین چه خدمتی درست قبل از آن شروع شده.
چند نوبتت لغو می‌شود و در کدام خدمت؟
حضور از بین نوبت‌هایی که گذشته‌اند و علامت زده شده‌اند، تعداد کسانی که واقعاً آمدند را حساب می‌کند. در مورد گابریلا نوشته بود «۱۷۱ از ۱۸۶ نفر آمدند»، یعنی ۹۲٪، و ۱۵ غیبت. لغوشده‌ها جدا حساب می‌شوند و به نوبت‌هایت اضافه نمی‌شوند، چون آن ساعت به‌موقع برای کس دیگری خالی شده است.
جدول بر اساس خدمت به او گفت مشکل کجاست: ۹ از آن ۱۵ غیبت مربوط به اکستنشن مژه بودند، خدمتی دوساعته به قیمت ۹۵۰$. از دست دادن یک طراحی ابروی نیم‌ساعته برایش به اندازه‌ی از دست دادن یک صبح بدون مشتری برای اکستنشن، دردآور نبود. تصمیم گرفت فقط برای همین خدمت پیش‌پرداخت بگیرد.
برای اینکه این عدد به‌درد بخورد، هر نوبت باید با آمد یا نیامد علامت‌گذاری شود. نوبتی که هیچ‌کس علامتش را نمی‌زند، در نمودار به‌شکل «در انتظار بررسی» باقی می‌ماند، حتی اگر آن روز گذشته باشد، و نه به نفعت حساب می‌شود و نه به ضررت. اگر تکه‌هایی از «در انتظار بررسی» را در روزهای گذشته می‌بینی، یعنی نوبت‌هایی هستند که فراموش کردی علامت بزنی.
مشتری جدید کم داری یا همان‌هایی که قبلاً می‌آمدند؟
زیر مشتری‌های جدید، تعداد مشتری‌های همیشگی هم می‌آید، مثلاً «۸ همیشگی · ۲۰ در کل». مشتری جدید یعنی کسی که برای اولین‌بار در آن بازه با تو نوبت گرفته. اگر تقریباً همه همیشگی باشند، یعنی آدم جدید کم داری؛ اگر تقریباً همه جدید باشند، یعنی مردم یک‌بار می‌آیند و برنمی‌گردند. این دو مشکل کاملاً متفاوت‌اند.
منبع نوبت‌ها به تو می‌گوید هر نوبت از کجا آمده: آنلاین، ثبت‌شده توسط تو، پرداخت‌شده آنلاین، پرداخت در محل، پکیج یا اشتراک. اگر تقریباً همه‌چیز «ثبت‌شده توسط تو» باشد، یعنی صفحه‌ات امکان نوبت آنلاین دارد، اما مشتری‌هایت همچنان از طریق WhatsApp نوبت می‌گیرند و تو نقش منشی را بازی می‌کنی.
اگر وقتی آن را باز می‌کنی پیام «گزارش‌هایت با به‌روزرسانی بعدی سایتت می‌رسند» را می‌بینی، یعنی صفحه‌ات هنوز این بخش را ندارد؛ نوبت‌هایت همان‌طور که بوده‌اند کار می‌کنند. و با دانلود CSV یک ردیف برای هر نوبت می‌گیری تا در Excel بازش کنی یا برای حسابدارت بفرستی.
گابریلا با این اعداد چه کرد؟
سه تغییر، همه در یک روز. تخفیف ۲به۱ لیفت را به سه‌شنبه و چهارشنبه‌ها، از ۱ تا ۴، فقط با سلنه، منتقل کرد تا هم آن ساعت‌ها را پر کند و هم او را به مشتری‌هایی که نمی‌شناختندش معرفی کند. برای اکستنشن‌ها پیش‌پرداخت گذاشت. و از مونتسه خواست قبل از رفتن هر نوبت را علامت بزند، چون یازده نوبت از اکتبر بدون علامت مانده بود.
اول دسامبر دوباره ماه گذشته را باز می‌کند تا دو عدد را ببیند: میزان پر بودن سلنه و تعداد غیبت‌ها در اکستنشن.
چطور این را در کسب‌وکارم پیاده کنم؟
کسب‌وکارت را در Proyecta با کلمات خودت توضیح بده. چیزی شبیه این: «یک صفحه برای استودیوی ابرو و مژه‌ام در کوردوبا، با طراحی ابرو، لیفت و اکستنشن همراه با قیمت و مدت‌زمانشان، نوبت آنلاین با هر تکنسین و دکمه‌ی WhatsApp».
اگر می‌خواهی تقویمت را پر کنی، قبل از فرستادن تخفیف بعدی‌ات، ماه گذشته را باز کن، روشن‌ترین خانه‌ی وسط هفته را پیدا کن و همان تاریخ و ساعت را برایش بگذار، نه روزی که بیشترین کار را داری. از proyecta.dev شروع کن.