Wie du deinen Terminkalender füllst – beginnend mit den Stunden, die leer bleiben
Um deinen Terminkalender zu füllen, musst du zuerst wissen, welche Stunden leer bleiben und welche Termine ausfallen. In Proyecta siehst du das in den Berichten deines Terminkalenders: deine Auslastung, deine Stunden mit den meisten Terminen und wer nicht gekommen ist.
Gabriela hat ein Augenbrauen- und Wimpernstudio in Córdoba, Veracruz, mit zwei Technikerinnen, Montse und Selene. Ende Oktober hatte sie die Nachricht für ihre Kundinnen schon geschrieben: 2-für-1-Wimpernlifting samstags. Sie hatte das Gefühl, der Monat sei schwach gelaufen, und um ihren Terminkalender zu füllen, wählte sie den Tag, an dem die meisten Leute nach Terminen fragten.
Bevor sie sie verschickte, öffnete sie die Berichte ihres Terminkalenders. Der Samstag um 11:00 Uhr war ihre Stunde mit den meisten Terminen im ganzen Monat gewesen. Die leeren Stunden waren andere: dienstags und mittwochs, von 13 bis 16 Uhr. Ihre Aktion hätte den Rabatt genau in den Stunden verschenkt, die sich ohnehin schon von selbst verkauften.
Deinen Terminkalender zu füllen beginnt mit etwas weniger Aufregendem als einer Aktion: zu wissen, welche Stunden leer bleiben, wie viele Termine ausfallen und bei welcher Dienstleistung. Wenn deine Termine bereits auf deiner Seite laufen, ist diese Rechnung schon gemacht.
Warum fühlt sich dein Terminkalender schwach an, wenn du am Samstag kaum nachkommst?
Weil du dich an die vollen Stunden erinnerst und nicht an die leeren. Der Samstag mit fünf Kundinnen hintereinander bleibt dir im Kopf; der Dienstag um 13:30 Uhr ohne niemanden hinterlässt keine Erinnerung.
Deshalb neigt die Rechnung, die du im Kopf hast, fast immer dazu, sich auf die arbeitsreichen Tage zu verschieben. Und eine Aktion, die auf dieser Rechnung basiert, landet meist dort, wo sie am wenigsten nötig ist.
Was sind die Berichte deines Terminkalenders?
Die Berichte des Terminkalenders sind die Abrechnung dessen, was mit deinen Terminen in einem Zeitraum wirklich passiert ist: wie viele es gab, wie viele wahrgenommen wurden, wie viele storniert wurden und zu welchen Uhrzeiten. Du musst nichts eintragen, denn sie entstehen aus den Terminen, die du bereits hast.
In Proyecta findest du sie unter Terminkalender, in Berichte. Nur wer die Seite verwaltet, sieht sie, weil sie Geld- und Kundendaten enthalten; dein Team nutzt den Terminkalender weiterhin genauso wie immer. Sie öffnen sich standardmäßig mit Diesen Monat, was auch das bereits für die restlichen Tage Reservierte einschließt. Du kannst auch Diese Woche, Letzten Monat, Letzte 90 Tage oder einen Benutzerdefinierten Zeitraum von bis zu einem Jahr ansehen.
Oben stehen die Zahlen des Zeitraums: Termine, Erscheinungsquote, Nicht erschienen, Stornierungen, Neue Kundinnen und Auslastung, dazu Eingenommen, wenn du über deine Seite oder deine Kasse kassierst. Darunter folgen die Termingrafik und die Tabellen nach Fachkraft und nach Dienstleistung.
Wie weißt du, wie voll dein Terminkalender ist?
Mit der Auslastung: den reservierten Stunden geteilt durch die Stunden, die deine Öffnungszeiten anbieten. Wenn du montags bis samstags von 10 bis 19 Uhr öffnest und die Hälfte dieser Zeit einen Termin hatte, liegt deine Auslastung bei 50 %. Diese Zahl erscheint, wenn deine Kalender ihre Wochenöffnungszeiten eingetragen haben.
Gabrielas Oktober ergab 59 %. Was den Monat für sie veränderte, stand in der Tabelle Nach Fachkraft oder Terminkalender: Sie selbst lag bei 79 %, Montse bei 66 % und Selene bei 31 %. Selene war erst im September eingestiegen und kaum jemand kannte sie, sodass die Kundinnen weiterhin gezielt nach Gabriela fragten.
Die Auslastung wird gegen die Öffnungszeiten verglichen, die du heute hast. Wenn du also mitten im Monat deine Zeiten geändert hast, wird der ganze Monat gegen die neuen gemessen.
Zu welcher Uhrzeit bleibt dein Terminkalender leer?
Das zeigt dir die Übersicht Stunden mit den meisten Terminen. Jedes kleine Feld steht für eine Stunde der Woche, und je dunkler es ist, desto mehr Termine haben dort begonnen. Oben steht deine stärkste Stunde ausgeschrieben: „Deine Stunde mit den meisten Terminen: Samstag, 11:00 Uhr · 12 Termine”.
Die hellen Felder sind deine schwachen Stunden. Bei Gabriela sah der Samstagvormittag fast schwarz aus, und der Dienstag- und Mittwochnachmittag nach dem Essen fast weiß.
Vorsicht bei langen Dienstleistungen. Jeder Termin zählt zu der Stunde, in der er beginnt. Eine Verlängerung von 12:00 bis 14:00 Uhr verdunkelt also das Feld um 12 Uhr und lässt das Feld um 13 Uhr hell, obwohl diese Stunde tatsächlich belegt war. Bevor du eine Stunde als leer abstempelst, schau nach, welche Dienstleistungen kurz davor beginnen.
Wie viele deiner Termine fallen aus, und bei welcher Dienstleistung?
Die Erscheinungsquote zählt, von den bereits vergangenen und markierten Terminen, wie viele tatsächlich wahrgenommen wurden. Bei Gabriela stand dort „171 von 186 erschienen”, also 92 %, und 15 Fehlzeiten. Die Stornierungen werden separat gezählt und nicht zu deinen Terminen gerechnet, weil diese Zeit rechtzeitig für jemand anderen frei wurde.
Die Tabelle Nach Dienstleistung zeigte ihr, wo das Loch lag: 9 der 15 Fehlzeiten betrafen Wimpernverlängerungen, eine zweistündige Dienstleistung zu $950. Einen halbstündigen Augenbrauendesign-Termin zu verlieren tat nicht so weh wie einen ganzen Vormittag mit Verlängerungen ohne Kundin. Sie entschied, nur für diese Dienstleistung eine Anzahlung zu verlangen.
Damit diese Zahl aussagekräftig ist, muss jeder Termin mit Erschienen oder Nicht erschienen markiert werden. Ein Termin, den niemand markiert, bleibt in der Grafik als „Noch zu bearbeiten” stehen, auch wenn der Tag schon vorbei ist, und zählt weder dafür noch dagegen. Wenn du Reste von „Noch zu bearbeiten” an vergangenen Tagen siehst, sind das Termine, die du vergessen hast zu markieren.
Fehlen dir neue Kundinnen oder die, die schon kamen?
Unter Neue Kundinnen steht, wie viele davon Stammkundinnen waren, zum Beispiel „8 Stammkundinnen · 20 insgesamt”. Neu ist, wer in diesem Zeitraum zum ersten Mal bei dir gebucht hat. Wenn fast alle Stammkundinnen sind, fehlt dir neues Publikum; wenn fast alle neu sind, kommen die Leute einmal und kehren nicht zurück. Das sind zwei verschiedene Probleme.
Die Herkunft der Termine zeigt dir, wie jeder einzelne zustande kam: Online, Von dir eingetragen, Online bezahlt, Zahlung im Geschäft, Paket oder Mitgliedschaft. Wenn fast überall „Von dir eingetragen” steht, hat deine Seite bereits Online-Termine, aber deine Kundinnen buchen weiterhin über WhatsApp, mit dir als Rezeptionistin.
Wenn beim Öffnen „Deine Berichte kommen mit dem nächsten Update deiner Seite” erscheint, hat deine Seite diesen Teil noch nicht; deine Termine funktionieren trotzdem weiterhin ganz normal. Und mit CSV herunterladen nimmst du eine Zeile pro Termin mit, um sie in Excel zu öffnen oder an deinen Buchhalter zu schicken.
Was hat Gabriela mit ihren Zahlen gemacht?
Drei Änderungen, alle am selben Tag. Sie verschob das 2-für-1-Lifting auf dienstags und mittwochs von 13 bis 16 Uhr, nur bei Selene, um diese Stunden zu füllen und sie gleichzeitig Kundinnen vorzustellen, die sie noch nicht kannten. Sie verlangte eine Anzahlung für die Verlängerungen. Und sie bat Montse, jeden Termin zu markieren, bevor sie geht, denn elf Termine aus dem Oktober waren noch nicht markiert.
Am ersten Dezember wird sie Letzten Monat erneut öffnen, um zwei Zahlen zu prüfen: Selenes Auslastung und die Fehlzeiten bei den Verlängerungen.
Wie setze ich das in meinem Geschäft um?
Beschreibe dein Geschäft in Proyecta mit deinen eigenen Worten. Etwa so: „eine Seite für mein Augenbrauen- und Wimpernstudio in Córdoba, mit Augenbrauendesign, Lifting und Verlängerungen samt Preis und Dauer, Online-Terminen bei jeder Technikerin und einem WhatsApp-Button”.
Wenn du deinen Terminkalender füllen willst, öffne vor deiner nächsten Aktion Letzten Monat, suche das hellste Feld innerhalb der Woche und lege dort Datum und Uhrzeit fest – statt an dem Tag, an dem du am meisten arbeitest. Starte auf proyecta.dev.