Comment remplir ton agenda en commençant par les heures qui restent vides
Pour remplir ton agenda, il faut d'abord savoir quelles heures restent vides et quels rendez-vous t'échappent. Sur Proyecta, tu le vois dans les Rapports de ton Agenda, avec ton taux d'occupation, tes heures les plus demandées et qui ne s'est pas présenté.
Gabriela a un studio de cils et sourcils à Córdoba, dans le Veracruz, avec deux techniciennes, Montse et Selene. Fin octobre, elle avait déjà rédigé le message pour ses clientes : lifting de cils en 2x1 le samedi. Elle sentait que le mois avait été calme, et pour remplir son agenda, elle a choisi le jour où on lui demandait le plus de rendez-vous.
Avant de l’envoyer, elle a ouvert les rapports de son agenda. Le samedi à 11h00 avait été son heure la plus demandée du mois. Les heures vides, elles, étaient ailleurs : le mardi et le mercredi, de 13h à 16h. Sa promotion allait offrir une réduction juste sur les heures qui se vendaient déjà toutes seules.
Remplir ton agenda commence par quelque chose de moins excitant qu’une promotion : savoir quelles heures restent vides, combien de rendez-vous t’échappent et sur quel service. Si tes rendez-vous vivent déjà sur ta page, ce calcul est déjà fait.
Pourquoi ton agenda te semble calme si le samedi tu ne t’en sors pas ?
Parce que tu te souviens des heures pleines, pas des heures vides. Le samedi avec cinq clientes à la suite, ça reste gravé ; le mardi à 13h30 sans personne, ça ne laisse aucun souvenir.
C’est pour ça que le calcul que tu portes dans la tête penche presque toujours vers les jours de forte activité. Et une promotion décidée sur cette base tombe souvent là où le besoin est le plus faible.
C’est quoi les rapports de ton agenda ?
Les rapports de l’agenda, c’est le bilan réel de ce qui s’est passé avec tes rendez-vous sur une période : combien il y en a eu, combien se sont présentés, combien ont annulé et à quelles heures. Tu n’as rien à saisir, car tout vient des rendez-vous que tu as déjà.
Sur Proyecta, ils se trouvent dans Agenda, sous Rapports. Seule la personne qui administre la page peut les voir, car ils contiennent de l’argent et des données sur tes clientes ; ton équipe continue d’utiliser l’agenda comme d’habitude. Ils s’ouvrent sur Ce mois-ci, qui inclut ce qui est déjà réservé pour les jours restants. Tu peux aussi voir Cette semaine, Le mois dernier, Les 90 derniers jours ou une période Personnalisée allant jusqu’à un an.
En haut s’affichent les chiffres de la période : Rendez-vous, Présence, Absences, Annulations, Nouvelles clientes et Taux d’occupation, plus Encaissé si tu encaisses depuis ta page ou ta caisse. En bas viennent le graphique des rendez-vous et les tableaux par professionnelle et par service.
Comment savoir à quel point ton agenda est remplie ?
Grâce au Taux d’occupation, qui correspond aux heures réservées divisées par les heures que couvre ton horaire. Si tu ouvres de 10h à 19h du lundi au samedi et que la moitié de ce temps a eu un rendez-vous, ton taux d’occupation est de 50 %. Ce chiffre apparaît quand tes agendas ont leur horaire de la semaine renseigné.
Le mois d’octobre de Gabriela donnait 59 %. Ce qui a changé son mois se trouvait dans le tableau Par professionnelle ou agenda : elle était à 79 %, Montse à 66 % et Selene à 31 %. Selene était arrivée en septembre et presque personne ne la connaissait encore, si bien que les clientes continuaient à demander Gabriela par son nom.
Le taux d’occupation se compare à l’horaire que tu as aujourd’hui, donc si tu as changé tes heures en cours de mois, le mois entier est mesuré par rapport aux nouvelles.
À quelle heure ton agenda se vide-t-elle ?
C’est ce que te dit le tableau Heures les plus demandées. Chaque case correspond à une heure de la semaine, et plus elle est foncée, plus de rendez-vous y ont commencé. En haut s’affiche ton heure forte en toutes lettres : « Ton heure la plus demandée : samedi, 11h00 · 12 rendez-vous ».
Les cases claires sont tes heures creuses. Chez Gabriela, le samedi matin apparaissait presque noir, et le mardi et mercredi après-midi, presque blancs.
Attention aux services longs. Chaque rendez-vous compte à l’heure où il commence, donc des extensions de 12h à 14h foncent la case de midi et laissent claire celle de 13h, même si cette heure-là était bien occupée. Avant de considérer une heure comme vide, vérifie quels services commencent juste avant.
Combien de tes rendez-vous t’échappent, et sur quel service ?
La Présence compte, parmi les rendez-vous déjà passés et marqués, combien se sont présentés. Celle de Gabriela indiquait « 171 sur 186 présentes », soit 92 %, et 15 absences. Les Annulations sont comptées à part et ne s’ajoutent pas à tes rendez-vous, car ce créneau s’est libéré à temps pour quelqu’un d’autre.
Le tableau Par service lui a montré où était le trou : 9 des 15 absences concernaient des extensions de cils, un service de deux heures à 950 $. Perdre un dessin de sourcils d’une demi-heure ne lui faisait pas aussi mal qu’une matinée d’extensions sans cliente. Elle a décidé de demander un acompte uniquement pour ce service.
Pour que ce chiffre soit utile, chaque rendez-vous doit être marqué Présente ou Absente. Celui que personne ne marque reste en « À traiter » dans le graphique même si le jour est déjà passé, et ne compte ni pour ni contre. Si tu vois des morceaux de « À traiter » sur des jours antérieurs, ce sont des rendez-vous que tu as oublié de marquer.
Te manque-t-il des nouvelles clientes, ou celles qui venaient déjà ?
Sous Nouvelles clientes s’affiche combien étaient récurrentes, par exemple « 8 récurrentes · 20 au total ». Est nouvelle celle qui a réservé avec toi pour la première fois sur cette période. Si presque toutes sont récurrentes, il te manque des nouvelles personnes ; si presque toutes sont nouvelles, les gens viennent une fois et ne reviennent pas. Ce sont deux problèmes différents.
L’Origine des rendez-vous te dit comment chacun est arrivé : En ligne, Planifiés par toi, Payés en ligne, Payé sur place, Forfait ou Abonnement. Si presque tout indique « Planifiés par toi », ta page propose déjà des rendez-vous en ligne, mais tes clientes continuent de réserver par WhatsApp, avec toi comme réceptionniste.
Si tu vois « Tes rapports arrivent avec la prochaine mise à jour de ton site » en l’ouvrant, ta page n’a pas encore cette fonctionnalité ; tes rendez-vous continuent de fonctionner normalement. Et avec Télécharger le CSV, tu récupères une ligne par rendez-vous pour l’ouvrir dans Excel ou l’envoyer à ton comptable.
Qu’a fait Gabriela avec ses chiffres ?
Trois changements, tous le même jour. Elle a déplacé le 2x1 de lifting au mardi et mercredi de 13h à 16h, uniquement avec Selene, pour remplir ces heures et au passage la faire connaître aux clientes qui ne la connaissaient pas. Elle a demandé un acompte pour les extensions. Et elle a demandé à Montse de marquer chaque rendez-vous avant de partir, car elle en avait onze d’octobre non marqués.
Le premier décembre, elle rouvrira Le mois dernier pour regarder deux chiffres : le taux d’occupation de Selene et les absences sur les extensions.
Comment l’appliquer à mon activité ?
Décris ton activité sur Proyecta avec tes mots. Quelque chose comme : « une page pour mon studio de cils et sourcils à Córdoba, avec dessin de sourcils, lifting et extensions avec leur prix et leur durée, des rendez-vous en ligne avec chaque technicienne et un bouton WhatsApp ».
Si tu veux remplir ton agenda, avant d’envoyer ta prochaine promotion, ouvre Le mois dernier, cherche la case la plus claire en semaine et mets-y cette date et cette heure, plutôt que le jour où tu travailles le plus. Commence sur proyecta.dev.