अपना कैलेंडर भरने के लिए खाली घंटों से शुरुआत कैसे करें

गैब्रिएला का कॉर्डोबा, वेराक्रूज़ में एक आइब्रो और आईलैश स्टूडियो है, जिसमें दो तकनीशियन हैं, मॉन्से और सेलीन। अक्तूबर के अंत तक उसने अपनी क्लाइंट्स के लिए मैसेज लिख लिया था: शनिवार को आईलैश लिफ्टिंग पर 2x1। उसे लग रहा था कि महीना ढीला रहा है, और अपना कैलेंडर भरने के लिए उसने वही दिन चुना जिसकी सबसे ज़्यादा डिमांड रहती थी।

मैसेज भेजने से पहले उसने अपने कैलेंडर की रिपोर्ट्स खोलीं। शनिवार सुबह 11:00 बजे महीने का सबसे ज़्यादा अपॉइंटमेंट वाला समय था। खाली घंटे कहीं और थे: मंगलवार और बुधवार, दोपहर 1 से 4 बजे तक। उसका प्रोमोशन उन्हीं घंटों पर डिस्काउंट दे रहा था जो वैसे भी अपने आप बिक जाते थे।

अपना कैलेंडर भरने की शुरुआत किसी प्रोमोशन से कहीं कम दिलचस्प चीज़ से होती है: यह जानने से कि कौन से घंटे खाली रह जाते हैं, कितनी अपॉइंटमेंट छूट जाती हैं और किस सर्विस में। अगर आपकी अपॉइंटमेंट पहले से आपकी वेबसाइट पर हैं, तो यह हिसाब पहले से ही तैयार है।

अगर शनिवार को वक्त ही नहीं मिलता, तो कैलेंडर ढीला क्यों लगता है?

क्योंकि आपको भरे हुए घंटे याद रहते हैं, खाली घंटे नहीं। शनिवार को लगातार पाँच क्लाइंट्स वाला दिन दिमाग में बस जाता है; मंगलवार को दोपहर 1:30 बजे का सुनसान समय कोई याद नहीं छोड़ता।

इसीलिए जो हिसाब आपके दिमाग में रहता है, वह अक्सर व्यस्त दिनों की तरफ़ झुका होता है। और इस हिसाब से तय किया गया प्रोमोशन अक्सर वहीं गिरता है जहाँ उसकी सबसे कम ज़रूरत होती है।

आपके कैलेंडर की रिपोर्ट्स क्या हैं?

कैलेंडर की रिपोर्ट्स यह बताती हैं कि किसी समय-सीमा में आपकी अपॉइंटमेंट के साथ असल में क्या हुआ: कितनी हुईं, कितनी क्लाइंट्स आईं, कितनी कैंसिल हुईं और किस समय। आपको कुछ भी अलग से दर्ज नहीं करना पड़ता, क्योंकि यह सब आपकी मौजूदा अपॉइंटमेंट से ही निकलता है।

Proyecta में यह कैलेंडर सेक्शन के अंदर रिपोर्ट्स में मिलती हैं। इन्हें सिर्फ़ वही देख सकता है जो वेबसाइट एडमिन करता है, क्योंकि इनमें पैसे और आपकी क्लाइंट्स की जानकारी होती है; आपकी टीम हमेशा की तरह कैलेंडर इस्तेमाल करती रहती है। यह इस महीने से खुलती हैं, जिसमें बाकी बचे दिनों की पहले से बुक अपॉइंटमेंट भी शामिल हैं। आप इस हफ़्ते, पिछला महीना, पिछले 90 दिन या एक साल तक का कस्टम समय भी देख सकते हैं।

ऊपर उस समय-सीमा के आँकड़े दिखते हैं: अपॉइंटमेंट, अटेंडेंस, नहीं आए, कैंसिलेशन, नई क्लाइंट्स और ऑक्यूपेंसी, और अगर आप अपनी वेबसाइट या अपने काउंटर से पेमेंट लेते हैं तो कलेक्ट की गई रकम भी। नीचे अपॉइंटमेंट का ग्राफ़ और प्रोफेशनल व सर्विस के हिसाब से टेबल आती हैं।

आपको कैसे पता चलता है कि आपका कैलेंडर कितना भरा है?

ऑक्यूपेंसी से, जो यह बताती है कि आपके तय समय में से कितने घंटे बुक हुए। अगर आप सोमवार से शनिवार सुबह 10 से शाम 7 बजे तक खुलते हैं और उस समय का आधा हिस्सा अपॉइंटमेंट से भरा था, तो आपकी ऑक्यूपेंसी 50% है। यह आँकड़ा तभी दिखता है जब आपके कैलेंडर में हफ़्ते का शेड्यूल सेट हो।

गैब्रिएला के अक्तूबर की ऑक्यूपेंसी 59% निकली। जिस चीज़ ने उसका महीना बदल दिया, वह प्रोफेशनल या कैलेंडर के हिसाब से टेबल में थी: वह खुद 79% पर थी, मॉन्से 66% पर और सेलीन 31% पर। सेलीन सितंबर में जुड़ी थी और लगभग कोई उसे जानता नहीं था, इसलिए क्लाइंट्स अब भी नाम लेकर गैब्रिएला को ही बुला रही थीं।

आपका कैलेंडर किस समय खाली रह जाता है?

यह आपको सबसे ज़्यादा अपॉइंटमेंट वाले घंटे वाला बॉक्स बताता है। हर छोटा बॉक्स हफ़्ते का एक घंटा है, और जितना गहरा रंग, उतनी ज़्यादा अपॉइंटमेंट उस समय शुरू हुईं। ऊपर आपका सबसे व्यस्त समय साफ़ लिखा मिलता है: «आपका सबसे ज़्यादा अपॉइंटमेंट वाला समय: शनिवार, सुबह 11:00 बजे · 12 अपॉइंटमेंट»।

हल्के रंग के बॉक्स आपके फीके घंटे होते हैं। गैब्रिएला के बॉक्स में, शनिवार की सुबह लगभग काली दिख रही थी, और मंगलवार-बुधवार दोपहर के बाद का समय लगभग सफ़ेद।

लंबी सर्विसेज़ का ध्यान रखें। हर अपॉइंटमेंट उस घंटे में गिनी जाती है जब वह शुरू होती है, इसलिए 12:00 से 2:00 बजे तक की एक्सटेंशन सर्विस 12 बजे के बॉक्स को गहरा कर देती है और 1 बजे के बॉक्स को हल्का छोड़ देती है, भले ही वह समय असल में भरा हुआ था। किसी घंटे को खाली मानने से पहले देख लें कि उसके ठीक पहले कौन सी सर्विस शुरू होती है।

आपकी कितनी अपॉइंटमेंट छूटती हैं और किस सर्विस में?

अटेंडेंस यह गिनती है कि जो अपॉइंटमेंट पहले से गुज़र चुकी हैं और मार्क की जा चुकी हैं, उनमें से कितनी क्लाइंट्स आईं। गैब्रिएला की रिपोर्ट में लिखा था «186 में से 171 आईं», यानी 92%, और 15 ग़ायब। कैंसिलेशन अलग गिनी जाती हैं और आपकी अपॉइंटमेंट में नहीं जुड़तीं, क्योंकि वह समय वक्त रहते किसी और के लिए खाली हो गया था।

सर्विस के हिसाब से टेबल ने उसे बता दिया कि गड़बड़ कहाँ थी: 15 में से 9 ग़ायब अपॉइंटमेंट आईलैश एक्सटेंशन की थीं, जो दो घंटे की सर्विस है और $950 की। आधे घंटे की आइब्रो डिज़ाइन छूटने से उतना फ़र्क़ नहीं पड़ता जितना एक्सटेंशन के बिना बीती सुबह से पड़ता है। उसने तय किया कि सिर्फ़ इस सर्विस के लिए एडवांस पेमेंट माँगेगी।

यह आँकड़ा काम करे, इसके लिए हर अपॉइंटमेंट को आई या नहीं आई मार्क किया जाना चाहिए। जिसे कोई मार्क नहीं करता, वह ग्राफ़ में «पेंडिंग» ही बनी रहती है, भले ही वह दिन निकल चुका हो, और उसका हिसाब न फ़ायदे में जुड़ता है न नुकसान में। अगर आपको पिछले दिनों में भी «पेंडिंग» के टुकड़े दिखें, तो समझ लें वे अपॉइंटमेंट हैं जिन्हें आप मार्क करना भूल गए।

आपको नई क्लाइंट्स की कमी है या पुरानी क्लाइंट्स की?

नई क्लाइंट्स के नीचे यह भी दिखता है कि कितनी रिपीट क्लाइंट्स थीं, जैसे «8 रिपीट · कुल 20»। नई वह मानी जाती है जिसने उस समय-सीमा में पहली बार आपके साथ बुकिंग की। अगर लगभग सभी रिपीट हैं, तो आपको नए लोगों की कमी है; अगर लगभग सभी नई हैं, तो लोग एक बार आते हैं और फिर लौटते नहीं। यह दो अलग-अलग समस्याएँ हैं।

अपॉइंटमेंट का सोर्स यह बताता है कि हर एक कैसे बुक हुई: ऑनलाइन, आपके द्वारा बुक की गई, ऑनलाइन पेमेंट के साथ, बिज़नेस में पेमेंट, पैकेज या मेंबरशिप। अगर लगभग सब कुछ «आपके द्वारा बुक की गई» दिखाता है, तो इसका मतलब है आपकी वेबसाइट पर ऑनलाइन बुकिंग तो है, लेकिन आपकी क्लाइंट्स अब भी WhatsApp पर बुक करती हैं, और आप खुद रिसेप्शनिस्ट बने रहते हैं।

अगर इसे खोलने पर आपको «आपकी रिपोर्ट्स आपकी वेबसाइट के अगले अपडेट के साथ आएँगी» दिखे, तो इसका मतलब आपकी वेबसाइट में अभी यह हिस्सा नहीं आया है; आपकी अपॉइंटमेंट हमेशा की तरह चलती रहेंगी। और CSV डाउनलोड करें से आपको हर अपॉइंटमेंट की एक लाइन मिल जाती है, जिसे आप Excel में खोल सकते हैं या अपने अकाउंटेंट को भेज सकते हैं।

गैब्रिएला ने अपने आँकड़ों के साथ क्या किया?

तीन बदलाव, सब एक ही दिन में। उसने लिफ्टिंग का 2x1 मंगलवार और बुधवार दोपहर 1 से 4 बजे के लिए शिफ्ट किया, सिर्फ़ सेलीन के साथ, ताकि वे घंटे भी भर जाएँ और साथ ही उसे उन क्लाइंट्स से मिलवाया जा सके जो उसे नहीं जानती थीं। एक्सटेंशन के लिए उसने एडवांस पेमेंट माँगना शुरू किया। और मॉन्से से कहा कि जाने से पहले हर अपॉइंटमेंट मार्क कर दे, क्योंकि अक्तूबर की ग्यारह अपॉइंटमेंट अभी भी मार्क नहीं हुई थीं।

पहली दिसंबर को वह फिर से पिछला महीना खोलेगी, ताकि दो आँकड़े देख सके: सेलीन की ऑक्यूपेंसी और एक्सटेंशन में ग़ायब होने की संख्या।

इसे अपने बिज़नेस में कैसे लागू करूँ?

Proyecta में अपने बिज़नेस को अपने शब्दों में बताएँ। कुछ ऐसा: “कॉर्डोबा में मेरे आइब्रो और आईलैश स्टूडियो के लिए एक वेबसाइट, जिसमें आइब्रो डिज़ाइन, लिफ्टिंग और एक्सटेंशन उनकी कीमत और समय के साथ हों, हर तकनीशियन के साथ ऑनलाइन अपॉइंटमेंट और WhatsApp बटन हो”।

अगर आप अपना कैलेंडर भरना चाहते हैं, तो अपना अगला प्रोमोशन भेजने से पहले पिछला महीना खोलें, हफ़्ते के बीच का सबसे हल्का बॉक्स ढूँढें और उसी तारीख़ और समय पर प्रोमोशन रखें — उस दिन के बजाय जिस दिन आप सबसे ज़्यादा काम करते हैं। proyecta.dev से शुरू करें।