איך לראות את סדר היום שלך במייל לפני שאת עוזבת את הבית

דניאלה היא תזונאית ומנהלת את המרפאה שלה בזיטאקוארו. התורים שלה מוזמנים על ידי אנשים מהעמוד שלה, אז כל בוקר, לפני שהיא יוצאת, הייתה פותחת את הפאנל לראות מה יש לה. יום שני אחד היא פתחה אותו כבר באוטו, ברמזור, ולא ראתה שמטופלת של השעה 9:00 עדיין לא אישרה. היא הגיעה ב-8:50, המטופלת לא הגיעה בכלל, והשעה התבזבזה.

שום דבר לא היה מקולקל. התור היה ביומן שלה, כל מה שחסר היה שמישהו יגיד לה את זה בשעה 7:00 מבלי שהיא תצטרך לחפש את זה בעצמה. זה מה שזה סדר יום במייל, וב-Proyecta זה כבר מוכן.

מה זה סדר היום במייל?

זה מייל שמגיע אלייך פעם ביום עם התורים שיש לך היום, מסודרים לפי שעה. ב-Proyecta זה נקרא היומן שלך להיום ואת מקבלת אותו למייל של בעלת העסק, שהוא אותו מייל שאליו כבר מגיעות ההתראות על הזמנות חדשות.

את לא צריכה לפתוח את הפאנל או לזכור לבדוק שום דבר. את קוראת את זה בנייד בזמן שאת אוכלת ארוחת בוקר, וכבר יודעת איך הולך להיות היום.

מה יש במייל?

כל תור הוא שורה, והשורה מכילה את מה שאת צריכה כדי להחליט משהו לפני שאת יוצאת:

1. השעה של התור, או «כל היום» אם אין לו שעה קבועה.
2. שם הלקוח. אם האדם לא השאיר שם, כתוב «לקוח בלי שם».
3. השירות, ואם מגיע יותר מאדם אחד, כמה הם. אם לעסק שלך יש כמה סניפים, גם איזה סניף.
4. «לאישור», כשהתור עדיין מחכה שתאשרי אותו.
5. מצב התשלום: שולם, מקדמה שולמה, תשלום בהמתנה, משלם בעסק, חבילה או מנוי.

בהמשך יש כפתור, פתחי את היומן שלי, שמעביר אותך ישר ליומן שלך. אם יש לך כמה יומנים, למשל אחד לכל איש צוות, התורים מופיעים מקובצים תחת השם של כל אחד. אם יש לך רק יומן אחד, אין כותרות.

כבר בנושא המייל כתוב הדבר החשוב ביותר, בלי לפתוח אותו: «היומן שלך להיום במרפאת דניאלה: 4 תורים».

באיזו שעה המייל מגיע, ומתי הוא לא מגיע?

כברירת מחדל המייל מגיע בשעה 7:00 בבוקר, לפי השעון של העסק שלך. אם המערכת נתקלה בתקלה באותה שעה, היא עדיין שולחת אותו במשך שלוש השעות הבאות, אבל לא יותר מזה: יומן להיום שמגיע בארבע בצהריים לא עוזר לכלום, ולכן הוא לא נשלח.

והוא מגיע רק בימים שיש לך בהם תורים. ביום ראשון בלי אף תור קבוע את לא מקבלת מייל ריק שאומר «היום אין לך שום דבר». אם אין תורים, אין מייל.

הוא גם לא מגיע פעמיים באותו היום. גם אם המערכת מתאתחלת, הסיכום של היום נשלח פעם אחת בלבד.

איך מפעילים או מכבים את זה?

זה מגיע מופעל. כדי לכבות את זה, נכנסים ליומן, ואז להגדרות, ותחת «התראות בשבילך» יש את המתג סיכום יומי של היומן שלך, ולידו השעה שבה הוא מגיע. באותו מייל יש בסוף גם ההוראה איך לכבות אותו.

באותו מקום את רואה לאיזה מייל ההתראות שלך מגיעות. אם כתוב שחסר לך מייל, ההתראות לא מגיעות, וכדאי לתקן את זה לפני שמצפים לסיכום של יום שני.

מה השתנה במרפאה של דניאלה?

שלושה דברים, ואף אחד מהם מסובך.

הראשון: «לאישור» כבר לא בורח לה. המייל של יום שני מסמן לה את התור של 9:00 כבר מהשעה 7:00, ובאותה שעה היא כותבת למטופלת בוואטסאפ לשאול אם היא בכלל מגיעה. המטופלת עונה שהיא לא יכולה, ודניאלה מציעה את השעה הזו למישהי אחרת.

השני: היא יודעת מי כבר שילם. התור הראשון דורש מקדמה, ובמייל היא רואה «מקדמה שולמה» לצד השם. תורי המעקב כתוב בהם «משלם בעסק», כך שהיא כבר יודעת מה לגבות בסוף.

השלישי הוא הדבר שדניאלה לא ציפתה לו: גם העוזרת שלה, אירמה, מקבלת את המייל, כי היא רשומה כמנהלת של העמוד. שתיהן מגיעות למרפאה עם אותו ידע, בלי שדניאלה תצטרך לשלוח לה את היומן בהודעה.

האם זה מחליף את הצפייה ביומן שלי?

לא. זה צילום מצב של השעה 7:00 בבוקר. אם מישהו מזמין תור בשעה 11:00 או מבטל בשעה 10:00, המייל של היום לא יודע את זה; בשביל זה יש את ההתראות על כל הזמנה וכל ביטול, שמגיעות בנפרד, בזמן אמת. הסיכום משמש כדי לפתוח את היום. לכל מה שקורה במהלכו, היומן שלך הוא עדיין הקובע.

אם יש לך הרבה תורים, המייל מציג את 80 הראשונים, ובסוף כותב לך כמה עוד יש לך ביומן («ועוד 4 תורים ביומן שלך»).

איך מפעילים את זה בעסק שלי?

תארי את העסק שלך ב-Proyecta במילים שלך. למשל: “עמוד למרפאת התזונה שלי בזיטאקוארו, עם השירותים והמחירים שלי, תורים אונליין עם מקדמה לפגישה הראשונה וכפתור וואטסאפ”.

כשהעמוד שלך מתפרסם והתורים מופעלים, הסיכום של השעה 7:00 כבר מגיע מופעל. מחר, עם התור הראשון שלך קבוע ביומן, תבדקי את המייל לפני שאת פותחת כל דבר אחר. תתחילי ב-proyecta.dev.