家を出る前に、今日の予約をメールで確認する方法

ダニエラは栄養士で、シタクアロ（Zitácuaro）にクリニックを構えている。予約はお客様が自分のページから入れる仕組みなので、毎朝出かける前にパネルを開いて今日の予定を確認していた。ある月曜、車の中、信号待ちの間にパネルを開いたところ、9時の患者がまだ確認されていないことに気づかなかった。8時50分にクリニックに着いたが、その患者は結局現れず、その時間は無駄になってしまった。

何も壊れていたわけではない。予約はきちんとカレンダーに入っていた。足りなかったのは、わざわざ自分で見に行かなくても、午前7時に誰かがそれを教えてくれることだけだった。それこそが「メールで届く今日の予約表」であり、Proyectaにはすでに備わっている機能だ。

メールで届く今日の予約表とは？

1日に1回届くメールで、今日の予約が時間順に並んでいる。Proyectaでは**「今日の予約表」**という名前で、オーナーのメールアドレス宛てに届く。新しい予約の通知と同じ届き先だ。

パネルを開く必要もないし、確認を忘れる心配もない。朝食をとりながらスマホで読めば、その日の流れがすぐにわかる。

メールには何が書かれている？

予約はひとつずつ1行で表示され、各行には家を出る前に判断するために必要な情報が入っている。

時間。予約の時刻を指す。決まった時間がない場合は「終日」と表示される。
**お客様の名前。**名前を入力しなかった場合は「名前未登録のお客様」と表示される。
サービス、2人以上で来る場合は人数も示される。複数店舗を運営している場合は、どの店舗かも表示される。
「確認待ち」、まだあなたが確認していない予約につく表示。
**支払い状況：**支払い済み、前払い済み、支払い待ち、店舗で支払い、パッケージ、メンバーシップのいずれか。

下部には**「予約表を開く」**というボタンがあり、タップすると予約表に直接移動する。スタッフごとなど複数のカレンダーを使っている場合、予約はそれぞれの名前の下にグループ分けされて表示される。カレンダーが1つだけの場合は見出しはつかない。

メールの件名を見るだけで、開く前に一番大事な情報がわかる。「Consultorio Danielaの今日の予約：4件」といった具合だ。

何時に届く？届かないのはいつ？

初期設定では、お店の現地時間で午前7時に届く。もしその時間にシステムに不具合があった場合でも、その後3時間以内であれば送信される。ただしそれ以降は送られない。午後4時になって届く「今日の予約表」は意味がないからだ。

届くのは予約がある日だけだ。誰も予約していない日曜日に「今日は予約がありません」という空のメールが届くことはない。予約がなければ、メールも届かない。

同じ日に2回届くこともない。システムが再起動しても、その日の要約が送られるのは一度だけだ。

オンとオフはどう切り替える？

最初からオンになっている。オフにするには**「予約」から「設定」に入り、「あなた宛ての通知」の中にある「予約の日次要約」**のスイッチを切る。隣には届く時刻も表示されている。メール自体の末尾にも、オフにする方法が書かれている。

同じ画面で、通知がどのメールアドレスに届いているかも確認できる。メールアドレスが未設定と表示されている場合は通知が届いていないということなので、月曜の要約を待つ前に設定しておくとよい。

ダニエラのクリニックでは何が変わった？

3つのことが変わった。どれも難しいことではない。

1つ目は、「確認待ち」をもう見逃さなくなったこと。月曜のメールには午前7時の時点で9時の予約に「確認待ち」の表示がついていて、その時間にWhatsAppで患者に本当に来られるか確認する。来られないと返事がくれば、その時間を別の人に回すこともできる。

2つ目は、誰がすでに支払っているかがわかること。初診では前払いをお願いしているが、メールには名前の横に「前払い済み」と表示される。再診は「店舗で支払い」となっているので、最後に何を請求すればいいかもあらかじめわかる。

3つ目はダニエラも予想していなかったことだ。アシスタントのイルマもこのメールを受け取っている。ページの管理者として登録されているからだ。ダニエラがわざわざメッセージで予約表を送らなくても、2人は同じ情報を持ってクリニックに到着できる。

これで予約表の確認が不要になる？

いいえ、不要になるわけではない。このメールは午前7時時点のスナップショットだ。11時に新しい予約が入ったり、10時にキャンセルが出たりしても、今日のメールにはその情報は反映されない。そのためには、予約や取り消しごとに個別に届く通知がある。要約は1日の始まりに使うものであり、日中に起こることについては、やはり予約表そのものを見る必要がある。

予約件数が多い日は、メールには最初の80件までが表示され、最後に残りの件数が示される（「ほかにも予約表に4件あります」のように）。

自分のお店で使うには？

Proyectaに、自分の言葉でお店について説明するだけでいい。たとえば、*「シタクアロの栄養相談室のページを作りたい。サービスと料金、初診のみ前払いが必要なオンライン予約、WhatsAppボタンをつけて」*といった具合だ。

ページを公開し、予約機能をオンにすれば、午前7時の要約はすでに有効になっている。最初の予約が入ったら、翌朝は他のことより先にメールを確認してみてほしい。proyecta.devから始めよう。