Cara melihat agenda hari ini di email sebelum keluar rumah

Daniela adalah ahli gizi dan memiliki praktik di Zitácuaro. Orang-orang memesan jadwal temu lewat halamannya, jadi setiap pagi, sebelum berangkat, dia membuka panelnya untuk melihat apa yang ada hari itu. Suatu hari Senin dia membukanya di dalam mobil, saat lampu merah, dan tidak melihat bahwa pasien jam 9:00 belum mengonfirmasi. Dia tiba pukul 8:50, pasiennya tidak pernah datang, dan jam itu pun terbuang.

Tidak ada yang rusak. Jadwal temunya memang ada di agendanya, yang kurang hanyalah ada yang memberitahunya pukul 7:00 tanpa dia harus mencarinya sendiri. Itulah agenda harian lewat email, dan di Proyecta fitur ini sudah tersedia.

Apa itu agenda harian lewat email?

Ini adalah email yang masuk sekali sehari, berisi jadwal temu hari itu, diurutkan berdasarkan jam. Di Proyecta, email ini disebut Agenda Hari Ini dan kamu menerimanya di email pemilik bisnis, tempat yang sama di mana notifikasi reservasi baru biasanya masuk.

Kamu tidak perlu membuka panel atau mengingat-ingat untuk memeriksa apa pun. Cukup baca di ponsel sambil sarapan, dan kamu sudah tahu bagaimana harimu akan berjalan.

Apa isi emailnya?

Setiap jadwal temu ditulis dalam satu baris, dan baris itu membawa semua yang kamu butuhkan untuk mengambil keputusan sebelum berangkat:

1. Jam jadwal temu, atau «Sepanjang hari» jika tidak punya jam pasti.
2. Nama pelanggan. Jika orang tersebut tidak mencantumkan namanya, tertulis «Pelanggan tanpa nama».
3. Layanannya, dan jika yang datang lebih dari satu orang, berapa jumlahnya. Jika bisnismu punya beberapa cabang, juga disebutkan cabang mana.
4. «Menunggu konfirmasi», saat jadwal temu tersebut masih menunggu kamu konfirmasi.
5. Status pembayaran: Lunas, Uang muka dibayar, Pembayaran tertunda, Bayar di tempat usaha, Paket, atau Keanggotaan.

Di bawahnya ada tombol Buka Agenda Saya, yang membawamu langsung ke agendamu. Jika kamu punya beberapa kalender, misalnya satu per tenaga profesional, jadwal temu akan dikelompokkan di bawah nama masing-masing. Jika kamu hanya punya satu kalender, tidak ada judul kelompok yang ditampilkan.

Subjek emailnya sudah memberitahumu hal paling penting tanpa perlu membukanya: «Agenda Hari Ini di Konsultorio Daniela: 4 jadwal temu».

Jam berapa email ini masuk, dan kapan tidak masuk?

Secara default, email ini masuk pukul 7:00 pagi, sesuai waktu bisnismu. Jika sistem mengalami gangguan tepat pada jam itu, email masih bisa terkirim dalam tiga jam berikutnya, tetapi tidak lebih lambat dari itu: agenda hari ini yang baru masuk pukul empat sore sudah tidak ada gunanya, jadi tidak akan dikirim.

Email ini hanya datang pada hari-hari kamu punya jadwal temu. Hari Minggu tanpa jadwal apa pun, kamu tidak akan menerima email kosong yang bertuliskan «hari ini kamu tidak punya apa-apa». Kalau tidak ada jadwal temu, tidak ada email.

Email ini juga tidak akan masuk dua kali di hari yang sama. Meskipun sistemnya restart, ringkasan hari itu hanya dikirim sekali.

Bagaimana cara menyalakan atau mematikannya?

Fitur ini sudah aktif secara default. Untuk mematikannya, masuk ke Agenda, lalu Pengaturan, dan di bagian «Notifikasi untukmu» ada sakelar Ringkasan harian agendamu, dengan jam pengirimannya di sebelahnya. Email yang sama juga menyertakan instruksi untuk mematikannya di bagian bawah.

Di tempat yang sama, kamu bisa melihat ke alamat email mana notifikasimu dikirim. Jika tertulis bahwa emailmu belum diisi, notifikasi tidak akan masuk, dan sebaiknya kamu perbaiki itu dulu sebelum menunggu ringkasan hari Senin.

Apa yang berubah di praktik Daniela?

Tiga hal, tidak ada yang rumit.

Yang pertama: label «Menunggu konfirmasi» tidak lagi terlewat olehnya. Email hari Senin sudah menandai jadwal temu pukul 9:00 sejak pukul 7:00, dan pada jam itu dia langsung menghubungi pasiennya lewat WhatsApp untuk menanyakan apakah benar akan datang. Pasiennya menjawab tidak bisa, dan Daniela menawarkan jam itu ke orang lain.

Yang kedua: dia tahu siapa yang sudah membayar. Konsultasi pertama kalinya mewajibkan uang muka, dan di email dia melihat «Uang muka dibayar» di samping nama pasien. Konsultasi lanjutan tertulis «Bayar di tempat usaha», jadi dia sudah tahu apa yang harus ditagih di akhir.

Yang ketiga adalah hal yang tidak diduga Daniela: asistennya, Irma, juga menerima email yang sama, karena dia terdaftar sebagai admin halaman. Keduanya tiba di praktik dengan informasi yang sama, tanpa Daniela perlu mengirimkan agenda lewat pesan.

Apakah ini menggantikan kebiasaan memeriksa agenda?

Tidak. Ini hanyalah potret keadaan pukul 7:00 pagi. Jika seseorang memesan jadwal pukul 11:00 atau membatalkan pukul 10:00, email hari itu tidak akan tahu; untuk itulah ada notifikasi setiap reservasi dan setiap pembatalan, yang masuk secara terpisah saat kejadiannya. Ringkasan ini berguna untuk memulai hari. Untuk apa yang terjadi selama hari itu berlangsung, agendamu tetap jadi acuan utama.

Jika jadwal temumu sangat banyak, email akan menampilkan daftar 80 yang pertama dan di bagian akhir memberitahumu berapa lagi yang ada di agendamu («Dan 4 jadwal temu lainnya di agendamu»).

Bagaimana cara mengaktifkannya di bisnisku?

Jelaskan bisnismu di Proyecta dengan kata-katamu sendiri. Misalnya seperti ini: “sebuah halaman untuk praktik gizi saya di Zitácuaro, dengan layanan dan harga saya, jadwal temu online dengan uang muka untuk konsultasi pertama, dan tombol WhatsApp”.

Setelah halamanmu dipublikasikan dan jadwal temu diaktifkan, ringkasan pukul 7:00 sudah otomatis menyala. Besok, begitu jadwal temu pertamamu sudah tercatat, periksa emailmu sebelum membuka apa pun yang lain. Mulai di proyecta.dev.