Como ver a agenda do dia no seu e-mail antes de saber de casa

Daniela é nutricionista e tem seu consultório em Zitácuaro. Os agendamentos são feitos pelos clientes direto na página dela, então toda manhã, antes de saber, ela abria o painel para ver o que tinha no dia. Numa segunda-feira, abriu já no carro, no sinal de trânsito, e não viu que uma paciente das 9h continuava sem confirmar. Chegou às 8h50, a paciente nunca apareceu e o horário se perdeu.

Nada estava quebrado. O compromisso estava na agenda dela, só faltava alguém avisar às 7h sem que ela precisasse ir procurar. Isso é uma agenda do dia por e-mail, e no Proyecta ela já vem pronta.

O que é a agenda do dia por e-mail?

É um e-mail que chega uma vez por dia com os compromissos de hoje, em ordem de horário. No Proyecta se chama Sua agenda de hoje e você recebe no e-mail do dono do negócio, o mesmo onde já chegam os avisos de novas reservas.

Você não precisa abrir o painel nem lembrar de checar nada. Lê no celular enquanto toma café e já sabe como vem o dia.

O que o e-mail traz?

Cada compromisso é uma linha, e a linha traz o que você precisa para decidir algo antes de saber:

1. O horário do compromisso, ou «Dia todo» se não tiver horário fixo.
2. O nome do cliente. Se a pessoa não deixou o nome, aparece «Cliente sem nome».
3. O serviço, e se for mais de uma pessoa, quantas são. Se o seu negócio tem várias unidades, também qual delas.
4. «A confirmar», quando o compromisso ainda espera que você confirme.
5. Como está o pagamento: Pago, Sinal pago, Pagamento pendente, Paga no local, Pacote ou Assinatura.

Abaixo tem um botão, Abrir minha agenda, que leva direto para a sua agenda. Se você tem vários calendários, por exemplo um por profissional, os compromissos aparecem agrupados sob o nome de cada um. Se tiver só um, não aparecem cabeçalhos.

O assunto do e-mail já conta o mais importante sem você precisar abrir: «Sua agenda de hoje no Consultório Daniela: 4 compromissos».

Que horas chega e quando não chega?

Por padrão chega às 7h da manhã, no horário do seu negócio. Se o sistema tiver algum problema nesse horário, ainda assim envia nas três horas seguintes, mas não depois disso: uma agenda de hoje chegando às quatro da tarde não serve para nada, então não é enviada.

E chega só nos dias em que você tem compromissos. Num domingo sem ninguém agendado, você não recebe um e-mail vazio dizendo «hoje você não tem nada». Se não há compromissos, não há e-mail.

Também não chega duas vezes no mesmo dia. Mesmo que o sistema reinicie, o resumo de hoje é enviado uma única vez.

Como eu ativo ou desativo?

Ele já vem ativado. Para desativar, entre em Agenda, depois em Configurações, e em «Avisos para você» está a chave Resumo diário da sua agenda, com o horário de envio ao lado. O próprio e-mail traz no final a instrução para desativar.

Lá mesmo você vê para qual e-mail estão chegando os seus avisos. Se disser que falta o seu e-mail, os avisos não estão chegando, e vale a pena resolver isso antes de esperar o resumo de segunda-feira.

O que mudou no consultório da Daniela?

Três coisas, nenhuma complicada.

A primeira: o «a confirmar» não passa mais batido. O e-mail de segunda já marca o compromisso das 9h desde as 7h, e nesse horário ela escreve para a paciente pelo WhatsApp perguntando se ela realmente vem. A paciente responde que não pode, e Daniela oferece o horário para outra pessoa.

A segunda: ela sabe quem já pagou. A consulta de primeira vez pede sinal, e no e-mail aparece «Sinal pago» ao lado do nome. As de retorno dizem «Paga no local», então ela já sabe o que cobrar no final.

A terceira é a que Daniela não esperava: sua assistente Irma também recebe o e-mail, porque está cadastrada como administradora da página. As duas chegam ao consultório sabendo a mesma coisa, sem que Daniela precise mandar a agenda por mensagem.

Isso substitui checar minha agenda?

Não. É uma foto das 7h da manhã. Se alguém reservar às 11h ou cancelar às 10h, o e-mail de hoje não sabe disso; para isso existem os avisos de cada reserva e cada cancelamento, que chegam separados na hora. O resumo serve para começar o dia. Para o que acontece durante o dia, a sua agenda continua sendo quem manda.

Se você tem muitos compromissos, o e-mail lista os primeiros 80 e no final diz quantos mais você tem na agenda («E mais 4 compromissos na sua agenda»).

Como eu ativo isso no meu negócio?

Descreva o seu negócio no Proyecta com suas próprias palavras. Algo como: “uma página para o meu consultório de nutrição em Zitácuaro, com meus serviços e preços, agendamento online com sinal para a primeira consulta e botão de WhatsApp”.

Com a sua página publicada e os agendamentos ativados, o resumo das 7h já vem ligado. Amanhã, com o primeiro compromisso agendado, confira o seu e-mail antes de abrir qualquer outra coisa. Comece em proyecta.dev.