كيف تشاهد أجندة اليوم في بريدك الإلكتروني قبل أن تخرج من المنزل

دانييلا أخصائية تغذية ولديها عيادتها في زيتاكوارو. يحجز الناس مواعيدهم من صفحتها، فكانت تفتح لوحة التحكم كل صباح قبل الخروج لترى ما يخصّها. يوم اثنين فتحتها وهي في السيارة، عند إشارة المرور، ولم تلحظ أن مريضة موعد التاسعة لم تؤكد حضورها بعد. وصلت الساعة 8:50، ولم تظهر المريضة أبدًا، وضاعت تلك الساعة.

لم يكن هناك أي خلل. كان الموعد موجودًا في أجندتها، وكل ما كان ناقصًا هو أن يُخبرها أحد بذلك عند الساعة 7:00 دون أن تضطر للبحث عنه. هذا ما تفعله أجندة اليوم عبر البريد الإلكتروني، وفي Proyecta تأتي جاهزة من الأساس.

ما هي أجندة اليوم عبر البريد الإلكتروني؟

هي رسالة بريدية تصلك مرة واحدة في اليوم بمواعيد اليوم، مرتّبة بحسب الوقت. في Proyecta تُسمّى أجندتك اليوم وتصلك إلى بريد صاحب النشاط، وهو نفس البريد الذي تصلك إليه إشعارات الحجوزات الجديدة.

لا تحتاج لفتح لوحة التحكم ولا لتتذكّر مراجعة أي شيء. تقرأها على هاتفك وأنت تتناول فطورك، وتعرف فورًا كيف سيكون يومك.

ما الذي تحتويه الرسالة؟

كل موعد هو سطر، والسطر يحمل ما تحتاجه لاتخاذ قرار قبل الخروج:

1. الوقت المحدد للموعد، أو «طوال اليوم» إذا لم يكن له وقت ثابت.
2. اسم العميل. إذا لم يترك الشخص اسمه، تظهر عبارة «عميل بلا اسم».
3. الخدمة، وإذا كان الحضور لأكثر من شخص، فعددهم. وإذا كان لنشاطك أكثر من فرع، يُذكر أيّ فرع أيضًا.
4. «بانتظار التأكيد»، عندما يكون الموعد لا يزال في انتظار تأكيدك له.
5. حالة الدفع: مدفوع، تم دفع العربون، الدفع معلّق، يُدفع في مكان النشاط، باقة، أو عضوية.

في الأسفل يوجد زر، فتح أجندتي، يأخذك مباشرة إلى أجندتك. إذا كان لديك أكثر من تقويم، مثلاً تقويم لكل أخصائي، تظهر المواعيد مجمّعة تحت اسم كل واحد منهم. وإذا كان لديك تقويم واحد فقط، فلا تُوضع أي عناوين فرعية.

عنوان الرسالة نفسه يخبرك بالأهم دون أن تفتحها: «أجندتك اليوم في Consultorio Daniela: 4 مواعيد».

في أي وقت تصل ومتى لا تصل؟

تصل افتراضيًا الساعة 7:00 صباحًا، بتوقيت نشاطك. وإذا حدث عطل في النظام في ذلك الوقت، فإنها تُرسل خلال الثلاث ساعات التالية، ولكن ليس بعد ذلك: أجندة اليوم عند الساعة الرابعة عصرًا لا تفيد في شيء، ولهذا لا تُرسل.

وتصل فقط في الأيام التي لديك فيها مواعيد. يوم أحد بلا أي حجز لا تستقبل فيه رسالة فارغة تقول «لا شيء لديك اليوم». إن لم توجد مواعيد، لا توجد رسالة.

ولا تصلك مرتين في اليوم نفسه. حتى لو أُعيد تشغيل النظام، يُرسل ملخص اليوم مرة واحدة فقط.

كيف أفعّلها أو أعطّلها؟

تأتي مفعّلة من الأساس. لإيقافها، تدخل إلى الأجندة، ثم إلى الإعدادات، وفي «إشعارات لك» ستجد مفتاح التفعيل ملخص يومي لأجندتك، مع الوقت الذي تصل فيه بجانبه. وفي نهاية الرسالة نفسها تجد تعليمات إيقافها.

وفي نفس المكان ترى البريد الإلكتروني الذي تصل إليه إشعاراتك. وإذا ظهرت رسالة تفيد بأن بريدك الإلكتروني غير مُسجّل، فهذا يعني أن الإشعارات لا تصلك، ومن الأفضل إصلاح ذلك قبل انتظار ملخص الاثنين.

ما الذي تغيّر في عيادة دانييلا؟

ثلاثة أمور، لا شيء منها معقّد.

الأمر الأول: لم تعد عبارة «بانتظار التأكيد» تفوتها. رسالة يوم الاثنين تُظهر لها موعد التاسعة منذ الساعة السابعة، وفي تلك اللحظة تكتب للمريضة عبر WhatsApp لتسألها إن كانت ستأتي فعلاً. تردّ المريضة أنها لا تستطيع، فتعرض دانييلا تلك الساعة على شخص آخر.

الأمر الثاني: تعرف من دفع بالفعل. استشارتها الأولى تتطلب عربونًا، وفي الرسالة ترى عبارة «تم دفع العربون» بجانب الاسم. أما مواعيد المتابعة فتظهر «يُدفع في مكان النشاط»، فتعرف بذلك ما عليها تحصيله في النهاية.

والأمر الثالث هو الذي لم تتوقعه دانييلا: مساعدتها إيرما تستلم الرسالة أيضًا، لأنها مسجّلة كمديرة للصفحة. تصل كلتاهما إلى العيادة وهما تعرفان نفس الشيء، دون أن تضطر دانييلا لإرسال الأجندة لها برسالة.

هل هذا يُلغي الحاجة لمراجعة أجندتي؟

لا. فهي لقطة لما كانت عليه الأمور عند الساعة السابعة صباحًا. فإذا حجز أحدهم موعدًا عند الساعة الحادية عشرة أو ألغى موعدًا عند العاشرة، فإن رسالة اليوم لا تعرف بذلك؛ ولهذا توجد إشعارات كل حجز وكل إلغاء، التي تصل كل واحدة على حدة وفي لحظتها. الملخص يفيدك في بداية يومك. أما ما يحدث خلال اليوم، فأجندتك هي التي تظل المرجع.

وإذا كان لديك عدد كبير من المواعيد، تسرد الرسالة أول 80 موعدًا، وفي النهاية تخبرك بعدد المواعيد الإضافية الموجودة في أجندتك («و4 مواعيد أخرى في أجندتك»).

كيف أُفعّلها في نشاطي؟

صِف نشاطك في Proyecta بكلماتك الخاصة. شيء من هذا القبيل: “صفحة لعيادة التغذية في زيتاكوارو، تضم خدماتي وأسعاري، ومواعيد عبر الإنترنت مع عربون للاستشارة الأولى وزر WhatsApp”.

بعد نشر صفحتك وتفعيل المواعيد، يكون ملخص الساعة السابعة مفعّلاً بالفعل. وفي صباح أول موعد تحجزه، راجع بريدك الإلكتروني قبل أن تفتح أي شيء آخر. ابدأ من proyecta.dev.