Cum să vezi agenda zilei pe e-mail înainte să pleci de acasă

Daniela este nutriționistă și are cabinetul ei în Zitácuaro. Programările i le fac oamenii direct de pe pagina ei, așa că în fiecare dimineață, înainte să plece, deschidea panoul ca să vadă ce avea. Într-o luni l-a deschis deja în mașină, la semafor, și nu a observat că o pacientă de la 9:00 era încă neconfirmată. A ajuns la 8:50, pacienta nu s-a prezentat niciodată, iar ora s-a pierdut.

Nimic nu era stricat. Programarea era în agenda ei, singurul lucru care lipsea era ca cineva să-i spună asta la 7:00, fără să fie nevoită să se ducă să caute informația. Asta este agenda zilei pe e-mail, și în Proyecta vine deja făcută.

Ce este agenda zilei pe e-mail?

Este un e-mail care îți ajunge o dată pe zi, cu programările pe care le ai astăzi, ordonate după oră. În Proyecta se numește Agenda ta de azi și îl primești la e-mailul proprietarului afacerii, cel la care îți ajung deja notificările de rezervări noi.

Nu trebuie să deschizi panoul, nici să-ți amintești să verifici ceva. Îl citești pe telefon cât timp iei micul dejun și deja știi cum vine ziua.

Ce conține e-mailul?

Fiecare programare este un rând, și rândul conține ce ai nevoie pentru a decide ceva înainte să pleci:

1. Ora programării, sau «Toată ziua» dacă nu are o oră fixă.
2. Numele clientului. Dacă persoana nu a lăsat numele ei, apare «Client fără nume».
3. Serviciul, și dacă vin mai multe persoane, câte sunt. Dacă afacerea ta are mai multe sucursale, și care dintre ele.
4. «De confirmat», când programarea încă așteaptă confirmarea ta.
5. Cum stă plata: Plătit, Avans plătit, Plată în așteptare, Plătește la afacere, Pachet sau Abonament.

Mai jos este un buton, Deschide agenda mea, care te duce direct la agenda ta. Dacă ai mai multe calendare, de exemplu unul pentru fiecare specialist, programările apar grupate sub numele fiecăruia. Dacă ai doar unul, nu se pun titluri.

Subiectul e-mailului îți spune deja ce e mai important, fără să-l deschizi: «Agenda ta de azi la Cabinetul Daniela: 4 programări».

La ce oră ajunge și când nu ajunge?

Implicit ajunge la 7:00 dimineața, în ora locală a afacerii tale. Dacă sistemul a avut o problemă chiar atunci, îl trimite tot în următoarele trei ore, dar nu mai târziu: o agendă de azi primită la ora patru după-amiaza nu mai are rost și nu se trimite.

Și ajunge doar în zilele în care ai programări. Într-o duminică fără nimeni programat nu primești un e-mail gol care să spună «azi nu ai nimic». Dacă nu sunt programări, nu este e-mail.

Nici nu îți ajunge de două ori în aceeași zi. Chiar dacă sistemul se reporniește, rezumatul de azi se trimite o singură dată.

Cum îl activez sau îl dezactivez?

Vine activat. Pentru a-l dezactiva, intri în Agendă, apoi în Setări, iar la «Notificări pentru tine» găsești comutatorul Rezumat zilnic al agendei tale, cu ora la care îți ajunge, scrisă alături. Chiar e-mailul aduce la final instrucțiunea pentru a-l dezactiva.

Chiar acolo vezi la ce adresă de e-mail îți ajung notificările. Dacă apare că îți lipsește e-mailul, notificările nu îți ajung, și e bine să rezolvi asta înainte să te bazezi pe rezumatul de luni.

Ce s-a schimbat la cabinetul Danielei?

Trei lucruri, niciunul complicat.

Primul: «De confirmat» nu mai îi scapă. E-mailul de luni îi marchează programarea de la 9:00 chiar de la 7:00, iar la ora aceea îi scrie pacientei pe WhatsApp să o întrebe dacă vine. Pacienta răspunde că nu poate, iar Daniela îi oferă ora respectivă altcuiva.

Al doilea: știe cine a plătit deja. Consultația ei pentru prima vizită cere avans, și în e-mail vede «Avans plătit» lângă nume. Cele de control spun «Plătește la afacere», așa că deja știe ce să ceară la final.

Al treilea e cel pe care Daniela nu îl aștepta: asistenta ei, Irma, primește și ea e-mailul, pentru că este înregistrată ca administratoare a paginii. Amândouă ajung la cabinet știind același lucru, fără ca Daniela să fie nevoită să-i trimită agenda printr-un mesaj.

Asta înlocuiește verificarea agendei mele?

Nu. Este o fotografie a orei 7:00 dimineața. Dacă cineva face o rezervare la 11:00 sau anulează la 10:00, e-mailul de azi nu știe asta; pentru asta există notificările pentru fiecare rezervare și fiecare anulare, care ajung separat, pe moment. Rezumatul servește pentru a începe ziua. Pentru ce se întâmplă în timpul zilei, agenda ta rămâne cea care decide.

Dacă ai multe programări, e-mailul le listează pe primele 80 și la final îți spune câte mai ai în agendă («Și încă 4 programări în agenda ta»).

Cum îl pun în afacerea mea?

Descrie-ți afacerea în Proyecta cu propriile tale cuvinte. Ceva de genul: „o pagină pentru cabinetul meu de nutriție din Zitácuaro, cu serviciile și prețurile mele, programări online cu avans pentru prima consultație și buton de WhatsApp”.

Cu pagina ta publicată și programările activate, rezumatul de la 7:00 vine deja activat. Mâine, cu prima ta programare făcută, verifică-ți e-mailul înainte să deschizi orice altceva. Începe pe proyecta.dev.