Come vedere l'agenda del giorno nella tua email prima di uscire di casa

Daniela è nutrizionista e ha il suo studio a Zitácuaro. I suoi appuntamenti li prenotano i clienti dalla sua pagina, così ogni mattina, prima di uscire, apriva il pannello per vedere cosa aveva in programma. Un lunedì lo aprì già in macchina, al semaforo, e non si accorse che una paziente delle 9:00 non aveva ancora confermato. Arrivò alle 8:50, la paziente non si presentò mai e l’ora andò persa.

Non si era rotto nulla. L’appuntamento era nella sua agenda, l’unica cosa che mancava era che qualcuno glielo dicesse alle 7:00 senza che lei dovesse andarselo a cercare. Questo è l’agenda del giorno via email, e in Proyecta arriva già pronta.

Cos’è l’agenda del giorno via email?

È un’email che ti arriva una volta al giorno con gli appuntamenti che hai oggi, ordinati per orario. In Proyecta si chiama La tua agenda di oggi e la ricevi nell’email del titolare dell’attività, la stessa dove già ti arrivano gli avvisi delle nuove prenotazioni.

Non devi aprire il pannello né ricordarti di controllare niente. La leggi sul cellulare mentre fai colazione e sai già come si presenta la giornata.

Cosa contiene l’email?

Ogni appuntamento è una riga, e la riga contiene quello che ti serve per decidere qualcosa prima di uscire:

1. L’orario dell’appuntamento, oppure «Tutto il giorno» se non ha un orario fisso.
2. Il nome del cliente. Se la persona non ha lasciato il suo nome, compare «Cliente senza nome».
3. Il servizio, e se arriva più di una persona, quante sono. Se la tua attività ha più sedi, anche quale.
4. «Da confermare», quando l’appuntamento è ancora in attesa della tua conferma.
5. Lo stato del pagamento: Pagato, Anticipo pagato, Pagamento in sospeso, Paga in sede, Pacchetto o Abbonamento.

In basso c’è un pulsante, Apri la mia agenda, che ti porta direttamente alla tua agenda. Se hai più calendari, per esempio uno per ogni professionista, gli appuntamenti escono raggruppati sotto il nome di ciascuno. Se ne hai solo uno, non compaiono intestazioni.

L’oggetto dell’email ti dice già la cosa più importante senza doverla aprire: «La tua agenda di oggi in Consultorio Daniela: 4 appuntamenti».

A che ora arriva e quando non arriva?

Per impostazione predefinita arriva alle 7:00 del mattino, nel fuso orario della tua attività. Se il sistema ha avuto un intoppo a quell’ora, la invia comunque nelle tre ore successive, ma non più tardi: un’agenda di oggi alle quattro del pomeriggio non serve a niente e non viene inviata.

E arriva solo nei giorni in cui hai appuntamenti. Una domenica senza nessuno in agenda non ricevi un’email vuota che dice «oggi non hai niente». Se non ci sono appuntamenti, non c’è email.

Non ti arriva nemmeno due volte lo stesso giorno. Anche se il sistema si riavvia, il riepilogo di oggi viene inviato una sola volta.

Come lo attivo o lo disattivo?

Arriva già attivo. Per disattivarlo entra in Agenda, poi in Impostazioni, e sotto «Avvisi per te» trovi l’interruttore Riepilogo giornaliero della tua agenda, con accanto l’orario in cui arriva. La stessa email riporta in fondo le istruzioni per disattivarlo.

Nello stesso punto vedi a quale email stanno arrivando i tuoi avvisi. Se indica che manca la tua email, gli avvisi non ti arrivano, ed è meglio risolverlo prima di aspettarti il riepilogo di lunedì.

Cosa è cambiato nello studio di Daniela?

Tre cose, nessuna complicata.

La prima: il «Da confermare» non le scappa più. L’email del lunedì le segnala l’appuntamento delle 9:00 già dalle 7:00, e a quell’ora scrive alla paziente su WhatsApp per chiederle se viene davvero. La paziente risponde che non può e Daniela offre quell’orario a un’altra persona.

La seconda: sa chi ha già pagato. La sua prima visita richiede un anticipo, e nell’email vede «Anticipo pagato» accanto al nome. I controlli successivi dicono «Paga in sede», così sa già cosa riscuotere alla fine.

La terza è quella che Daniela non si aspettava: anche la sua assistente Irma riceve l’email, perché è registrata come amministratrice della pagina. Arrivano entrambe allo studio sapendo le stesse cose, senza che Daniela debba mandarle l’agenda via messaggio.

Questo sostituisce il controllo della mia agenda?

No. È una fotografia delle 7:00 del mattino. Se qualcuno prenota alle 11:00 o annulla alle 10:00, l’email di oggi non lo sa; per questo ci sono gli avvisi di ogni prenotazione e di ogni cancellazione, che arrivano separatamente nel momento in cui accadono. Il riepilogo serve per iniziare la giornata. Per quello che succede durante il giorno, la tua agenda resta quella che comanda.

Se hai molti appuntamenti, l’email elenca i primi 80 e alla fine ti dice quanti altri ne hai in agenda («E altri 4 appuntamenti nella tua agenda»).

Come lo attivo nella mia attività?

Descrivi la tua attività a Proyecta con le tue parole. Qualcosa come: “una pagina per il mio studio di nutrizione a Zitácuaro, con i miei servizi e prezzi, appuntamenti online con anticipo per la prima visita e pulsante WhatsApp”.

Con la tua pagina pubblicata e gli appuntamenti attivati, il riepilogo delle 7:00 arriva già attivo. Domani, con il tuo primo appuntamento in agenda, controlla la tua email prima di aprire qualsiasi altra cosa. Inizia su proyecta.dev.