বাড়ি থেকে বেরোনোর আগে ইমেইলে দিনের সূচি কীভাবে দেখবেন

দানিয়েলা একজন পুষ্টিবিদ এবং জিতাকুয়ারোতে তার চেম্বার আছে। তার অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো মানুষ তার পেজ থেকেই বুক করে, তাই প্রতিদিন সকালে, বেরোনোর আগে, সে প্যানেল খুলে দেখত আজ কী আছে। একদিন সোমবার সে গাড়িতে বসেই, ট্রাফিক সিগন্যালে, প্যানেল খুলল এবং খেয়াল করল না যে সকাল ৯টার একজন রোগী এখনও কনফার্ম করেননি। সে ৮:৫০-এ পৌঁছাল, রোগী কখনো এলেন না, এবং সময়টা নষ্ট হয়ে গেল।

কিছুই ভাঙা ছিল না। অ্যাপয়েন্টমেন্টটা তার সূচিতেই ছিল, শুধু অভাব ছিল কেউ তাকে সকাল ৭টায় এটা বলে দেওয়ার, যাতে তাকে নিজে খুঁজতে যেতে না হয়। এটাই হলো ইমেইলে দিনের সূচি, এবং Proyecta-তে এটা আগে থেকেই তৈরি করা আছে।

ইমেইলে দিনের সূচি আসলে কী?

এটা একটা ইমেইল যা দিনে একবার আসে, আজকের অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো সময় অনুযায়ী সাজানো থাকে। Proyecta-তে এটাকে বলা হয় তোমার আজকের সূচি এবং এটা আসে ব্যবসার মালিকের ইমেইলে, যেখানে নতুন বুকিংয়ের নোটিফিকেশনও আগে থেকেই আসে।

তোমাকে প্যানেল খোলার বা কিছু চেক করার কথা মনে রাখার দরকার নেই। সকালের নাস্তা করার সময় মোবাইলে পড়ে নিলেই বুঝে যাবে দিনটা কেমন যাবে।

ইমেইলে কী কী থাকে?

প্রতিটা অ্যাপয়েন্টমেন্ট একটা লাইন, এবং সেই লাইনে থাকে বেরোনোর আগে কিছু সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য যা প্রয়োজন:

1. অ্যাপয়েন্টমেন্টের সময়, বা নির্দিষ্ট সময় না থাকলে «সারাদিন»।
2. গ্রাহকের নাম। যদি সেই ব্যক্তি নাম না দিয়ে থাকেন, তাহলে লেখা থাকে «নামবিহীন গ্রাহক»।
3. সার্ভিস, এবং একের বেশি মানুষ আসলে কতজন। তোমার ব্যবসার একাধিক শাখা থাকলে, কোন শাখা তাও।
4. «কনফার্ম করা বাকি», যখন অ্যাপয়েন্টমেন্টটা এখনো তোমার কনফার্মেশনের অপেক্ষায় আছে।
5. পেমেন্ট কেমন চলছে: পরিশোধিত, অগ্রিম পরিশোধিত, পেমেন্ট বাকি, ব্যবসায় পরিশোধ করবে, প্যাকেজ বা মেম্বারশিপ।

নিচে একটা বাটন থাকে, আমার সূচি খুলুন, যা সরাসরি তোমার সূচিতে নিয়ে যায়। যদি একাধিক ক্যালেন্ডার থাকে, যেমন প্রতিটা পেশাজীবীর জন্য একটা করে, তাহলে অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো প্রত্যেকের নামের নিচে গ্রুপ করে দেখানো হয়। একটাই থাকলে, কোনো হেডিং দেওয়া হয় না।

ইমেইলের সাবজেক্ট লাইনেই সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্যটা বলে দেয়, না খুলেও: «Consultorio Daniela-তে তোমার আজকের সূচি: ৪টি অ্যাপয়েন্টমেন্ট»।

এটা কখন আসে, আর কখন আসে না?

ডিফল্ট হিসেবে এটা তোমার ব্যবসার সময় অনুযায়ী সকাল ৭:০০টায় আসে। সেই সময়ে সিস্টেমে কোনো সমস্যা হলে, পরের তিন ঘণ্টার মধ্যে এটা পাঠানো হয়, কিন্তু তার বেশি দেরি হয় না: বিকেল চারটায় আজকের সূচি পাঠানো অর্থহীন, তাই সেটা পাঠানো হয় না।

এবং এটা আসে শুধু সেই দিনগুলোতে যখন তোমার অ্যাপয়েন্টমেন্ট থাকে। কারো বুকিং ছাড়া একটা রবিবারে তুমি একটা খালি ইমেইল পাবে না যেখানে লেখা থাকবে «আজ তোমার কিছু নেই»। অ্যাপয়েন্টমেন্ট না থাকলে, ইমেইলও নেই।

একই দিনে এটা দুইবারও আসে না। সিস্টেম রিস্টার্ট হলেও, আজকের সারাংশ শুধু একবারই পাঠানো হয়।

এটা কীভাবে চালু বা বন্ধ করব?

এটা আগে থেকেই চালু থাকে। বন্ধ করতে Agenda তে যাও, তারপর Ajustes তে, এবং «তোমার জন্য নোটিফিকেশন»-এ পাবে তোমার সূচির দৈনিক সারাংশ সুইচটা, পাশে কখন আসে তার সময় লেখা থাকবে। ইমেইলের শেষেই বন্ধ করার নির্দেশনা দেওয়া থাকে।

সেখানেই দেখতে পাবে কোন ইমেইলে তোমার নোটিফিকেশনগুলো আসছে। যদি লেখা থাকে তোমার ইমেইল নেই, তাহলে নোটিফিকেশন তোমার কাছে পৌঁছাবে না, তাই সোমবারের সারাংশের অপেক্ষা করার আগেই এটা ঠিক করে নেওয়া ভালো।

দানিয়েলার চেম্বারে কী বদলে গেল?

তিনটা জিনিস, একটাও জটিল নয়।

প্রথমটা: «কনফার্ম করা বাকি» এখন আর তার চোখ এড়িয়ে যায় না। সোমবারের ইমেইলে সকাল ৭টা থেকেই সকাল ৯টার অ্যাপয়েন্টমেন্টটা চিহ্নিত থাকে, এবং সে তখনই রোগীকে WhatsApp-এ লিখে জিজ্ঞাসা করে সে আসবে কিনা। রোগী উত্তর দেয় সে আসতে পারবে না, আর দানিয়েলা সেই সময়টা অন্য কাউকে দিয়ে দেয়।

দ্বিতীয়টা: সে জানে কে ইতিমধ্যে পরিশোধ করেছে। তার প্রথমবারের কনসাল্টেশনে অগ্রিম লাগে, এবং ইমেইলে নামের পাশে «অগ্রিম পরিশোধিত» দেখতে পায়। ফলো-আপ অ্যাপয়েন্টমেন্টে লেখা থাকে «ব্যবসায় পরিশোধ করবে», তাই শেষে কী নিতে হবে তা সে আগে থেকেই জানে।

তৃতীয়টা দানিয়েলা আশা করেনি: তার সহকারী ইরমাও এই ইমেইল পায়, কারণ তাকে পেজের অ্যাডমিনিস্ট্রেটর হিসেবে যুক্ত করা আছে। দুজনেই একই তথ্য জেনে চেম্বারে পৌঁছায়, দানিয়েলাকে আলাদা করে মেসেজে সূচি পাঠাতে হয় না।

এটা কি আমার সূচি দেখার বিকল্প?

না। এটা সকাল ৭টার একটা স্ন্যাপশট মাত্র। কেউ যদি ১১টায় বুকিং করে বা ১০টায় ক্যানসেল করে, আজকের ইমেইল সেটা জানবে না; এর জন্য আছে প্রতিটা বুকিং ও ক্যানসেলেশনের আলাদা নোটিফিকেশন, যা ঘটার সঙ্গে সঙ্গেই আসে। সারাংশটা দিন শুরু করার জন্য। দিনের মাঝে যা ঘটে, তার জন্য তোমার সূচিই চূড়ান্ত।

যদি তোমার অনেক অ্যাপয়েন্টমেন্ট থাকে, ইমেইলে প্রথম ৮০টা তালিকায় থাকে এবং শেষে বলে দেয় সূচিতে আর কতগুলো আছে («এবং সূচিতে আরও ৪টি অ্যাপয়েন্টমেন্ট»)।

আমার ব্যবসায় এটা কীভাবে চালু করব?

Proyecta-তে তোমার নিজের ভাষায় তোমার ব্যবসার বর্ণনা দাও। যেমন: “জিতাকুয়ারোতে আমার নিউট্রিশন চেম্বারের জন্য একটা পেজ, আমার সার্ভিস ও দাম সহ, প্রথম কনসাল্টেশনের জন্য অগ্রিম সহ অনলাইন অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং WhatsApp বাটন”।

তোমার পেজ প্রকাশিত হলে এবং অ্যাপয়েন্টমেন্ট চালু থাকলে, সকাল ৭টার সারাংশ আগে থেকেই চালু হয়ে যাবে। আগামীকাল, তোমার প্রথম অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুক হয়ে গেলে, আর কিছু খোলার আগে ইমেইলটা চেক করো। শুরু করো proyecta.dev-এ।