So siehst du den Tagesplan per E-Mail, bevor du aus dem Haus gehst

Daniela ist Ernährungsberaterin und hat ihre Praxis in Zitácuaro. Ihre Termine werden von den Kunden über ihre Website gebucht, also öffnete sie jeden Morgen vor dem Rausgehen das Panel, um zu sehen, was anstand. An einem Montag öffnete sie es schon im Auto, an der Ampel, und übersah, dass eine Patientin um 9:00 Uhr noch nicht bestätigt hatte. Sie kam um 8:50 Uhr an, die Patientin tauchte nie auf, und die Stunde war vertan.

Nichts war kaputt. Der Termin stand in ihrer Agenda, es fehlte nur, dass ihr das jemand um 7:00 Uhr sagte, ohne dass sie selbst danach suchen musste. Genau das ist ein Tagesplan per E-Mail, und bei Proyecta ist er schon fertig eingerichtet.

Was ist der Tagesplan per E-Mail?

Es ist eine E-Mail, die einmal täglich bei dir ankommt, mit den Terminen, die du heute hast, nach Uhrzeit geordnet. Bei Proyecta heißt sie Deine Agenda für heute, und du bekommst sie an die E-Mail-Adresse des Geschäftsinhabers, an die auch schon die Benachrichtigungen über neue Buchungen gehen.

Du musst das Panel nicht öffnen oder dich daran erinnern, irgendetwas zu checken. Du liest sie auf dem Handy beim Frühstück und weißt schon, wie der Tag aussieht.

Was steht in der E-Mail?

Jeder Termin ist eine Zeile, und die Zeile enthält, was du brauchst, um schon vor dem Rausgehen etwas zu entscheiden:

1. Die Uhrzeit des Termins, oder „Ganztägig”, wenn er keine feste Uhrzeit hat.
2. Der Name des Kunden. Wenn die Person ihren Namen nicht angegeben hat, steht dort „Kunde ohne Namen”.
3. Die Leistung, und falls mehr als eine Person kommt, wie viele es sind. Wenn dein Unternehmen mehrere Standorte hat, auch welcher.
4. „Noch zu bestätigen”, wenn der Termin noch auf deine Bestätigung wartet.
5. Wie es mit der Zahlung steht: Bezahlt, Anzahlung bezahlt, Zahlung ausstehend, Zahlung vor Ort, Paket oder Mitgliedschaft.

Weiter unten gibt es einen Button, Meine Agenda öffnen, der dich direkt zu deiner Agenda bringt. Wenn du mehrere Kalender hast, zum Beispiel einen pro Fachkraft, werden die Termine unter dem jeweiligen Namen gruppiert angezeigt. Wenn du nur einen hast, gibt es keine Überschriften.

Der Betreff der E-Mail verrät dir schon das Wichtigste, ohne dass du sie öffnen musst: „Deine Agenda für heute bei Consultorio Daniela: 4 Termine”.

Um wie viel Uhr kommt sie an, und wann kommt sie nicht an?

Standardmäßig kommt sie um 7:00 Uhr morgens an, in der Zeitzone deines Unternehmens. Wenn das System zu dieser Zeit gestolpert ist, wird sie noch innerhalb der folgenden drei Stunden versendet, aber nicht später: eine Tagesagenda um vier Uhr nachmittags bringt nichts und wird nicht verschickt.

Und sie trifft nur an den Tagen ein, an denen du Termine hast. An einem Sonntag ohne Buchungen bekommst du keine leere E-Mail, die „Heute hast du nichts” sagt. Keine Termine, keine E-Mail.

Sie trifft auch nicht zweimal am selben Tag ein. Selbst wenn das System neu startet, wird die heutige Zusammenfassung nur einmal versendet.

Wie schalte ich sie an oder aus?

Sie ist standardmäßig aktiviert. Um sie auszuschalten, gehst du zu Agenda, dann zu Einstellungen, und unter „Benachrichtigungen für dich” findest du den Schalter Tägliche Zusammenfassung deiner Agenda, daneben die Uhrzeit, zu der sie dir zugeschickt wird. Die E-Mail selbst enthält am Ende die Anleitung, wie du sie abschaltest.

Dort siehst du auch, an welche E-Mail-Adresse deine Benachrichtigungen gehen. Wenn dort steht, dass deine E-Mail-Adresse fehlt, kommen die Benachrichtigungen nicht an, und du solltest das klären, bevor du auf die Zusammenfassung am Montag wartest.

Was hat sich in Danielas Praxis verändert?

Drei Dinge, keine davon kompliziert.

Das Erste: Das „Noch zu bestätigen” entgeht ihr nicht mehr. Die Montags-E-Mail markiert ihr den Termin um 9:00 Uhr schon ab 7:00 Uhr, und zu dieser Zeit schreibt sie der Patientin über WhatsApp, um zu fragen, ob sie wirklich kommt. Die Patientin antwortet, dass sie nicht kann, und Daniela bietet die Stunde jemand anderem an.

Das Zweite: Sie weiß, wer schon bezahlt hat. Bei der Erstberatung wird eine Anzahlung verlangt, und in der E-Mail sieht sie „Anzahlung bezahlt” neben dem Namen. Bei den Folgeterminen steht „Zahlung vor Ort”, sodass sie schon weiß, was sie am Ende abrechnen muss.

Das Dritte ist das, mit dem Daniela nicht gerechnet hatte: Ihre Assistentin Irma erhält die E-Mail ebenfalls, weil sie als Administratorin der Website eingetragen ist. Beide kommen mit demselben Wissen in die Praxis, ohne dass Daniela ihr die Agenda per Nachricht schicken muss.

Ersetzt das die Kontrolle meiner Agenda?

Nein. Es ist eine Momentaufnahme von 7:00 Uhr morgens. Wenn jemand um 11:00 Uhr bucht oder um 10:00 Uhr storniert, weiß die heutige E-Mail nichts davon; dafür gibt es die Benachrichtigungen zu jeder Buchung und jeder Stornierung, die einzeln und sofort eintreffen. Die Zusammenfassung ist dafür da, den Tag zu starten. Für das, was während des Tages passiert, ist weiterhin deine Agenda maßgebend.

Wenn du viele Termine hast, listet die E-Mail die ersten 80 auf und sagt dir am Ende, wie viele weitere du in deiner Agenda hast („Und 4 weitere Termine in deiner Agenda”).

Wie richte ich das für mein Unternehmen ein?

Beschreibe dein Unternehmen bei Proyecta mit deinen eigenen Worten. Zum Beispiel so: „eine Website für meine Ernährungspraxis in Zitácuaro, mit meinen Leistungen und Preisen, Online-Terminen mit Anzahlung für die Erstberatung und einem WhatsApp-Button”.

Sobald deine Website veröffentlicht und die Terminbuchung aktiviert ist, ist die Zusammenfassung um 7:00 Uhr schon eingeschaltet. Wenn du morgen deinen ersten Termin gebucht hast, schau in deine E-Mails, bevor du irgendetwas anderes öffnest. Starte auf proyecta.dev.