Evden çıkmadan önce günün ajandasını e-postanda nasıl görürsün

Daniela bir diyetisyen ve kliniği Zitácuaro’da. Randevularını insanlar kendi sitesinden alıyor, bu yüzden her sabah evden çıkmadan önce panele girip gününe bakıyordu. Bir pazartesi panele arabada, kırmızı ışıkta bakmıştı ve saat 9:00’daki hastasının hâlâ onaylanmadığını fark etmemişti. 8:50’de kliniğe vardı, hasta hiç gelmedi ve o randevu saati boşa gitti.

Hiçbir şey bozuk değildi. Randevu ajandasındaydı; tek eksik olan, saat 7:00’de bunu ona kendisi aramadan birinin söylemesiydi. Günün ajandasının e-postayla gelmesi tam olarak bu demek, ve Proyecta’da bu özellik zaten hazır geliyor.

Günün ajandası e-postayla ne demek?

Bu, günde bir kez gelen ve bugünkü randevularını saatine göre sıralı şekilde gösteren bir e-posta. Proyecta’da buna Bugünkü Ajandan denir ve bunu, yeni rezervasyon bildirimlerinin de zaten geldiği işletme sahibi e-postasında alırsın.

Paneli açmana ya da bir şeyi kontrol etmeyi hatırlamana gerek yok. Kahvaltı yaparken telefonundan okuyorsun ve günün nasıl geçeceğini zaten biliyorsun.

E-postada ne var?

Her randevu bir satır, ve her satır evden çıkmadan önce bir karar vermen için gereken bilgiyi taşıyor:

1. Randevunun saati, sabit bir saati yoksa «Tüm gün».
2. Müşterinin adı. Kişi adını bırakmadıysa «Adsız müşteri» yazar.
3. Hizmet, ve birden fazla kişi geliyorsa kaç kişi olduğu. İşletmenin birden fazla şubesi varsa, hangi şube olduğu da.
4. «Onay bekliyor», randevu hâlâ senin onayını bekliyorsa.
5. Ödeme durumu: Ödendi, Kapora ödendi, Ödeme bekliyor, İşletmede öder, Paket veya Üyelik.

Altında seni doğrudan ajandana götüren Ajandamı Aç butonu var. Birden fazla takvimin varsa, örneğin her uzman için ayrı bir takvim, randevular her birinin adı altında gruplanır. Tek takvimin varsa, başlık eklenmez.

E-postanın konusu, açmadan önce en önemli bilgiyi zaten veriyor: «Consultorio Daniela’da bugünkü ajandan: 4 randevu».

Hangi saatte gelir, hangi durumda gelmez?

Varsayılan olarak sabah 7:00’de, işletmenin saat diliminde gelir. Sistemde o saatte bir sorun olursa, sonraki üç saat içinde yine gönderilir, ama daha sonra göndermez: öğleden sonra dörtte gelen bir günlük ajanda işe yaramaz, bu yüzden gönderilmez.

Ve sadece randevun olan günlerde gelir. Kimsenin randevu almadığı bir pazar günü «bugün hiçbir şeyin yok» diyen boş bir e-posta almazsın. Randevu yoksa e-posta da yok.

Aynı gün iki kez de gelmez. Sistem yeniden başlasa bile, günün özeti sadece bir kez gönderilir.

Nasıl açar veya kapatırım?

Varsayılan olarak açık gelir. Kapatmak için Ajanda’ya, sonra Ayarlar’a gir; «Senin İçin Bildirimler» bölümünde Günlük Ajanda Özeti anahtarı var, yanında sana geldiği saat yazılı. Aynı e-postanın sonunda da kapatma talimatı bulunur.

Orada bildirimlerinin hangi e-postaya geldiğini de görürsün. E-postanın eksik olduğunu gösteriyorsa, bildirimler sana ulaşmıyor demektir; pazartesi özetini beklemeden bunu düzeltmen iyi olur.

Daniela’nın kliniğinde ne değişti?

Üç şey değişti, hiçbiri karmaşık değil.

Birincisi: «Onay bekliyor» artık gözünden kaçmıyor. Pazartesi e-postası saat 7:00’den itibaren 9:00’daki randevuyu işaretliyor, ve o saatte Daniela hastaya WhatsApp’tan yazıp gelip gelmeyeceğini soruyor. Hasta gelemeyeceğini söylüyor, Daniela da o saati başka birine veriyor.

İkincisi: kimin zaten ödeme yaptığını biliyor. İlk muayenesi kapora istiyor, ve e-postada adın yanında «Kapora ödendi» yazdığını görüyor. Takip randevularında «İşletmede öder» yazıyor, böylece sonunda ne tahsil edeceğini önceden biliyor.

Üçüncüsü ise Daniela’nın beklemediği bir şey: asistanı Irma da bu e-postayı alıyor, çünkü sitenin yöneticisi olarak kayıtlı. İkisi de kliniğe aynı bilgiyle geliyor, Daniela’nın ajandayı ona mesajla göndermesine gerek kalmadan.

Bu, ajandamı kontrol etmemin yerini tutar mı?

Hayır. Bu sadece sabah 7:00’deki bir fotoğraf. Biri saat 11:00’de randevu alırsa veya 10:00’da iptal ederse, bugünkü e-posta bunu bilmez; işte bunun için her rezervasyon ve her iptal için ayrı ve anında gelen bildirimler var. Özet, günü başlatmak için. Gün içinde olanlar için hâlâ karar veren ajandan.

Çok randevun varsa, e-posta ilk 80’ini listeler ve sonunda ajandanda kaç tane daha olduğunu söyler («Ve ajandanda 4 randevu daha»).

Bunu işletmemde nasıl kurarım?

İşletmeni Proyecta’da kendi kelimelerinle anlat. Şöyle bir şey: “Zitácuaro’daki beslenme kliniğim için hizmetlerim ve fiyatlarımla, ilk muayene için kaporalı online randevu ve WhatsApp butonu olan bir sayfa”.

Sayfan yayınlandığında ve randevular açıldığında, 7:00 özeti zaten açık gelir. Yarın, ilk randevun ayarlandığında, başka bir şey açmadan önce e-postana bak. proyecta.dev adresinden başla.