집을 나서기 전에 메일로 오늘의 예약 일정 확인하기

다니엘라는 영양사이고 시타쿠아로에서 진료실을 운영한다. 예약은 사람들이 그녀의 페이지에서 직접 잡기 때문에, 매일 아침 집을 나서기 전에 패널을 열어 오늘 일정을 확인하는 게 습관이었다. 어느 월요일, 그녀는 차 안에서, 신호등 앞에서 패널을 열었고, 9시 환자가 아직 예약을 확인하지 않았다는 걸 보지 못했다. 8시 50분에 도착했지만 환자는 끝내 나타나지 않았고, 그 시간은 그대로 날아갔다.

고장 난 건 아무것도 없었다. 예약은 분명히 일정에 있었고, 유일하게 없던 건 오전 7시에 누군가가 그 사실을 알려주는 것, 그것도 그녀가 직접 찾아보지 않아도 되는 방식으로 알려주는 것뿐이었다. 그게 바로 메일로 받는 오늘의 예약 일정이고, Proyecta에는 이미 준비돼 있다.

메일로 받는 오늘의 예약 일정이란?

하루에 한 번, 오늘 예약된 일정을 시간순으로 정리해 보내주는 메일이다. Proyecta에서는 이를 오늘의 일정이라고 부르며, 사업주의 메일로 발송된다. 새 예약 알림도 이미 그 메일로 받고 있을 테니 같은 곳이다.

패널을 열 필요도, 뭔가 확인해야 한다는 걸 기억할 필요도 없다. 아침 식사를 하며 휴대폰으로 읽기만 하면 오늘 하루가 어떻게 흘러갈지 바로 알 수 있다.

메일에는 무엇이 담겨 있나?

예약 하나당 한 줄로 정리되고, 각 줄에는 집을 나서기 전에 뭔가 결정하는 데 필요한 정보가 담겨 있다.

예약 시간. 정해진 시간이 없으면 “종일”로 표시된다.
고객 이름. 이름을 남기지 않았다면 “이름 없는 고객”으로 표시된다.
서비스명, 그리고 한 명 이상이 함께 온다면 몇 명인지. 지점이 여러 곳인 사업이라면 어느 지점인지도 표시된다.
“확인 필요”, 아직 예약 확인이 안 된 경우에 표시된다.
결제 상태: 결제 완료, 예약금 결제 완료, 결제 대기, 현장 결제, 패키지 또는 멤버십.

아래에는 내 일정 열기 버튼이 있어, 바로 일정 화면으로 이동할 수 있다. 캘린더가 여러 개라면, 예를 들어 담당자별로 하나씩 있다면, 예약 건들이 각 담당자 이름 아래로 묶여서 나온다. 캘린더가 하나뿐이라면 이런 구분 제목은 붙지 않는다.

메일 제목만 봐도 핵심은 이미 알 수 있다. “Consultorio Daniela의 오늘 일정: 예약 4건.”

몇 시에 오고, 안 올 때는 언제인가?

기본적으로는 사업장 기준 시간으로 오전 7시에 도착한다. 만약 그 시각에 시스템에 문제가 있었다면 그 뒤 세 시간 동안은 계속 보내려고 시도하지만, 그 이후로는 보내지 않는다. 오후 4시에 받는 오늘의 일정은 아무 의미가 없기 때문에, 그런 경우엔 발송되지 않는다.

그리고 예약이 있는 날에만 온다. 아무도 예약하지 않은 일요일이라면 “오늘은 예약이 없습니다”라는 빈 메일을 받는 일은 없다. 예약이 없으면 메일 자체가 오지 않는다.

같은 날 두 번 오는 일도 없다. 시스템이 재시작되더라도 오늘의 요약은 한 번만 발송된다.

어떻게 켜거나 끄나?

기본값은 켜짐이다. 끄려면 일정으로 들어가 설정을 열고, “나에게 보내는 알림” 항목에서 일정 일일 요약 스위치를 찾으면 된다. 바로 옆에 발송 시간도 함께 표시된다. 같은 메일 맨 아래에도 끄는 방법이 안내돼 있다.

같은 화면에서 알림이 어떤 메일로 가고 있는지도 확인할 수 있다. 메일 주소가 없다고 나오면 알림이 전혀 도착하지 않고 있다는 뜻이니, 월요일 요약을 기다리기 전에 먼저 고쳐두는 게 좋다.

다니엘라의 진료실에서 무엇이 달라졌나?

세 가지가 달라졌는데, 어느 것도 복잡하지 않다.

첫째, “확인 필요” 표시가 더 이상 그녀를 비껴가지 않는다. 월요일 메일은 오전 7시부터 9시 예약에 그 표시를 달아주고, 그 시간에 다니엘라는 WhatsApp으로 환자에게 정말 올 수 있는지 미리 물어본다. 환자가 못 온다고 답하면 다니엘라는 그 시간을 다른 사람에게 내준다.

둘째, 누가 이미 결제했는지 바로 안다. 첫 진료 예약은 예약금을 요구하는데, 메일에서 이름 옆에 “예약금 결제 완료”라고 표시된다. 재진 예약들은 “현장 결제”로 나오니, 마지막에 무엇을 받아야 하는지 미리 알 수 있다.

셋째는 다니엘라가 예상하지 못했던 부분이다. 조수인 이르마도 같은 메일을 받는데, 그녀가 페이지 관리자로 등록되어 있기 때문이다. 둘은 다니엘라가 따로 메시지로 일정을 전달할 필요 없이, 같은 정보를 가지고 진료실에 도착한다.

이게 일정을 직접 확인하는 걸 대신하나?

아니다. 이건 오전 7시 시점의 스냅샷일 뿐이다. 만약 누군가 오전 11시에 예약을 하거나 10시에 취소한다면, 오늘의 메일은 그걸 모른다. 그런 건 예약 알림과 취소 알림이 따로, 실시간으로 처리해준다. 이 요약은 하루를 시작하는 용도이고, 하루 중에 벌어지는 일은 여전히 실제 일정이 알려준다.

예약이 많은 경우, 메일에는 처음 80건까지만 나열되고 마지막에 나머지 건수를 알려준다(“일정에 예약 4건이 더 있습니다”).

내 사업에 어떻게 적용하나?

Proyecta에 당신의 사업을 당신의 말로 설명하면 된다. 예를 들면: *“시타쿠아로에 있는 내 영양 상담 진료실용 페이지인데, 서비스와 가격, 첫 상담은 예약금을 받는 온라인 예약, 그리고 WhatsApp 버튼이 필요해”*처럼.

페이지가 게시되고 예약 기능이 켜져 있다면, 오전 7시 요약은 이미 켜진 상태로 시작된다. 내일, 첫 예약이 잡히면 다른 어떤 것보다 먼저 메일을 확인해 보자. proyecta.dev에서 시작할 수 있다.