Comment voir l'agenda du jour dans votre e-mail avant de sortir de chez vous

Daniela est nutritionniste et a son cabinet à Zitácuaro. Ses clients réservent leurs rendez-vous depuis sa page, alors chaque matin, avant de sortir, elle ouvrait le tableau de bord pour voir ce qui l’attendait. Un lundi, elle l’a ouvert déjà dans la voiture, au feu rouge, et n’a pas vu qu’une patiente de 9h00 n’avait toujours pas confirmé. Elle est arrivée à 8h50, la patiente n’est jamais venue, et le créneau a été perdu.

Rien n’était cassé. Le rendez-vous était bien dans son agenda ; il manquait juste que quelqu’un le lui dise à 7h00, sans qu’elle ait à aller le chercher elle-même. C’est exactement ce qu’est un agenda du jour par e-mail, et sur Proyecta, c’est déjà prêt.

Qu’est-ce que l’agenda du jour par e-mail ?

C’est un e-mail qui vous arrive une fois par jour avec les rendez-vous du jour, classés par heure. Sur Proyecta, il s’appelle Votre agenda du jour et vous le recevez à l’adresse e-mail du propriétaire de l’entreprise, celle où vous recevez déjà les notifications de nouvelles réservations.

Vous n’avez pas besoin d’ouvrir le tableau de bord ni de vous souvenir de vérifier quoi que ce soit. Vous le lisez sur votre téléphone pendant le petit-déjeuner, et vous savez déjà comment se présente la journée.

Que contient l’e-mail ?

Chaque rendez-vous est une ligne, et cette ligne contient ce qu’il vous faut pour décider quelque chose avant de sortir :

1. L’heure du rendez-vous, ou « Toute la journée » si aucune heure fixe n’est définie.
2. Le nom du client. Si la personne n’a pas laissé son nom, l’e-mail indique « Client sans nom ».
3. Le service, et si plusieurs personnes viennent, combien elles sont. Si votre entreprise a plusieurs établissements, il indique aussi lequel.
4. « À confirmer », quand le rendez-vous attend encore votre confirmation.
5. L’état du paiement : Payé, Acompte payé, Paiement en attente, Paiement sur place, Forfait ou Abonnement.

En bas, un bouton, Ouvrir mon agenda, vous amène directement à votre agenda. Si vous avez plusieurs calendriers, par exemple un par professionnel, les rendez-vous apparaissent regroupés sous le nom de chacun. Si vous n’en avez qu’un seul, aucun en-tête n’est affiché.

L’objet de l’e-mail vous donne déjà l’essentiel sans même l’ouvrir : « Votre agenda du jour chez Consultorio Daniela : 4 rendez-vous ».

À quelle heure arrive-t-il, et quand n’arrive-t-il pas ?

Par défaut, il arrive à 7h00 du matin, à l’heure de votre entreprise. Si le système a eu un couac à ce moment-là, il continue de l’envoyer pendant les trois heures suivantes, mais pas plus tard : un agenda du jour reçu à quatre heures de l’après-midi ne sert à rien, et il n’est donc pas envoyé.

Et il n’arrive que les jours où vous avez des rendez-vous. Un dimanche sans personne au programme, vous ne recevez pas un e-mail vide qui dirait « vous n’avez rien aujourd’hui ». S’il n’y a pas de rendez-vous, il n’y a pas d’e-mail.

Il ne vous arrive pas non plus deux fois le même jour. Même si le système redémarre, le résumé du jour n’est envoyé qu’une seule fois.

Comment l’activer ou le désactiver ?

Il est activé par défaut. Pour le désactiver, allez dans Agenda, puis dans Paramètres ; dans « Notifications pour vous », vous trouverez l’interrupteur Résumé quotidien de votre agenda, avec l’heure d’envoi à côté. L’e-mail lui-même indique, à la fin, comment le désactiver.

Au même endroit, vous voyez à quelle adresse arrivent vos notifications. S’il indique qu’il manque votre e-mail, les notifications ne vous parviennent pas, et il vaut mieux corriger cela avant d’attendre le résumé du lundi.

Qu’est-ce qui a changé au cabinet de Daniela ?

Trois choses, aucune compliquée.

La première : le « à confirmer » ne lui échappe plus. L’e-mail du lundi lui signale le rendez-vous de 9h00 dès 7h00, et à cette heure-là, elle écrit à la patiente sur WhatsApp pour lui demander si elle vient bien. La patiente répond qu’elle ne peut pas, et Daniela propose ce créneau à quelqu’un d’autre.

La deuxième : elle sait qui a déjà payé. Sa première consultation demande un acompte, et dans l’e-mail, elle voit « Acompte payé » à côté du nom. Les consultations de suivi indiquent « Paiement sur place », donc elle sait déjà quoi faire payer à la fin.

La troisième, Daniela ne l’attendait pas : son assistante Irma reçoit aussi l’e-mail, car elle est inscrite comme administratrice de la page. Les deux arrivent au cabinet en sachant la même chose, sans que Daniela ait à lui envoyer l’agenda par message.

Est-ce que cela remplace la vérification de mon agenda ?

Non. C’est une photo prise à 7h00 du matin. Si quelqu’un réserve à 11h00 ou annule à 10h00, l’e-mail du jour ne le sait pas ; c’est le rôle des notifications pour chaque réservation et chaque annulation, qui arrivent séparément, au moment où elles se produisent. Le résumé sert à démarrer la journée. Pour ce qui se passe pendant la journée, c’est toujours votre agenda qui fait foi.

Si vous avez beaucoup de rendez-vous, l’e-mail en liste les 80 premiers et vous indique à la fin combien il en reste dans votre agenda (« Et 4 rendez-vous de plus dans votre agenda »).

Comment le mettre en place pour mon entreprise ?

Décrivez votre entreprise sur Proyecta avec vos propres mots. Quelque chose comme : « une page pour mon cabinet de nutrition à Zitácuaro, avec mes services et mes tarifs, des rendez-vous en ligne avec acompte pour la première consultation, et un bouton WhatsApp ».

Une fois votre page publiée et les rendez-vous activés, le résumé de 7h00 est déjà activé. Demain, avec votre premier rendez-vous programmé, consultez votre e-mail avant d’ouvrir quoi que ce soit d’autre. Commencez sur proyecta.dev.