Så ser du dagens bokningar i din e-post innan du går hemifrån

Daniela är nutritionist och har sin mottagning i Zitácuaro. Kunderna bokar sina tider via hennes sida, så varje morgon innan hon gick hemifrån öppnade hon panelen för att se vad som väntade. En måndag öppnade hon den redan i bilen, vid ett rödljus, och såg inte att en patient klockan 9:00 fortfarande inte hade bekräftat. Hon kom dit klockan 8:50, patienten dök aldrig upp och tiden gick förlorad.

Ingenting var trasigt. Bokningen fanns i hennes agenda, det enda som saknades var att någon berättade det för henne klockan 7:00 utan att hon behövde leta efter det själv. Det är precis vad en daglig agenda via e-post gör, och i Proyecta kommer den redan inbyggd.

Vad är den dagliga agendan via e-post?

Det är ett mejl som kommer en gång om dagen med dagens bokningar, sorterade efter tid. I Proyecta kallas det Din agenda idag och du får det till företagsägarens e-postadress, samma adress som redan tar emot aviseringar om nya bokningar.

Du behöver inte öppna panelen eller komma ihåg att kolla något. Du läser det i mobilen medan du äter frukost, och sedan vet du hur dagen ser ut.

Vad innehåller mejlet?

Varje bokning är en rad, och raden innehåller det du behöver för att kunna fatta ett beslut innan du går hemifrån:

Tiden för bokningen, eller «Hela dagen» om den inte har en fast tid.
Kundens namn. Om personen inte lämnade sitt namn står det «Kund utan namn».
Tjänsten, och om det kommer fler än en person, hur många. Om ditt företag har flera filialer, även vilken.
«Att bekräfta», när bokningen fortfarande väntar på att du bekräftar den.
Betalningsstatus: Betald, Förskott betalt, Betalning väntar, Betalar på plats, Paket eller Medlemskap.

Längst ner finns en knapp, Öppna min agenda, som tar dig direkt till din agenda. Om du har flera kalendrar, till exempel en per yrkesperson, grupperas bokningarna under varje persons namn. Om du bara har en kalender visas inga rubriker.

Ämnesraden i mejlet säger redan det viktigaste utan att du behöver öppna det: «Din agenda idag på Consultorio Daniela: 4 bokningar».

Vilken tid kommer det, och när kommer det inte?

Som standard kommer det klockan 7:00 på morgonen, enligt ditt företags tidszon. Om systemet skulle krångla vid den tiden skickas det fortfarande under de tre följande timmarna, men inte senare: en dagsagenda klockan fyra på eftermiddagen är till ingen nytta och skickas inte.

Och det kommer bara de dagar du har bokningar. En söndag utan några bokade tider får du inget tomt mejl som säger «du har inget idag». Om det inte finns några bokningar skickas inget mejl.

Det kommer heller inte två gånger samma dag. Även om systemet startas om skickas dagens sammanfattning bara en gång.

Hur sätter jag på eller stänger av det?

Det är aktiverat från början. För att stänga av det går du in på Agenda, sedan Inställningar, och under «Aviseringar till dig» finns reglaget Daglig sammanfattning av din agenda, med klockslaget för leverans bredvid. Mejlet självt har instruktionen för att stänga av det längst ner.

Där ser du också vilken e-postadress dina aviseringar skickas till. Om det står att din e-post saknas kommer aviseringarna inte fram, och det är bäst att ordna det innan du väntar dig måndagens sammanfattning.

Vad förändrades på Danielas mottagning?

Tre saker, inga av dem komplicerade.

Den första: «Att bekräfta» glider inte längre förbi henne. Måndagens mejl markerar bokningen klockan 9:00 redan klockan 7:00, och vid den tiden skriver hon till patienten på WhatsApp för att fråga om hon verkligen kommer. Patienten svarar att hon inte kan, och Daniela erbjuder tiden till någon annan.

Den andra: hon vet vem som redan har betalat. Hennes förstabesök kräver förskott, och i mejlet ser hon «Förskott betalt» bredvid namnet. Uppföljningsbesöken säger «Betalar på plats», så hon vet redan vad hon ska ta betalt för i slutet.

Den tredje var den Daniela inte förväntade sig: hennes assistent Irma får också mejlet, eftersom hon är registrerad som administratör för sidan. Båda kommer till mottagningen med samma information, utan att Daniela behöver skicka agendan till henne i ett meddelande.

Ersätter det här att jag kollar min agenda?

Nej. Det är en ögonblicksbild från klockan 7:00 på morgonen. Om någon bokar klockan 11:00 eller avbokar klockan 10:00 vet dagens mejl ingenting om det; för det finns aviseringarna för varje bokning och varje avbokning, som kommer separat i realtid. Sammanfattningen är till för att starta dagen. För det som händer under dagen är det fortfarande din agenda som gäller.

Om du har många bokningar listar mejlet de första 80 och talar om i slutet hur många fler du har i din agenda («Och 4 bokningar till i din agenda»).

Hur aktiverar jag det i mitt företag?

Beskriv ditt företag i Proyecta med dina egna ord. Något i stil med: “en sida för min nutritionsmottagning i Zitácuaro, med mina tjänster och priser, onlinebokning med förskott för första besöket och en WhatsApp-knapp”.

När din sida är publicerad och bokningar är aktiverade är sammanfattningen klockan 7:00 redan igång. I morgon, när din första bokning är inlagd, kolla din e-post innan du öppnar något annat. Börja på proyecta.dev.