Hoe je de dagagenda in je e-mail bekijkt voordat je de deur uit gaat

Daniela is diëtiste en heeft haar praktijk in Zitácuaro. Mensen boeken hun afspraken via haar website, dus elke ochtend, voordat ze de deur uit ging, opende ze het dashboard om te zien wat er aankwam. Op een maandag opende ze het al in de auto, bij het stoplicht, en zag ze niet dat een patiënte van 9:00 nog steeds niet had bevestigd. Ze kwam aan om 8:50, de patiënte kwam nooit opdagen en het tijdslot ging verloren.

Er was niets kapot. De afspraak stond in haar agenda, het enige dat ontbrak was dat iemand het haar om 7:00 vertelde, zonder dat ze het zelf moest opzoeken. Dat is een dagagenda per e-mail, en in Proyecta is die al klaar voor gebruik.

Wat is de dagagenda per e-mail?

Het is een e-mail die je één keer per dag ontvangt met de afspraken van vandaag, op tijd gesorteerd. In Proyecta heet dit Jouw agenda van vandaag en je ontvangt het op het e-mailadres van de eigenaar van het bedrijf, hetzelfde adres waarop je al meldingen van nieuwe boekingen krijgt.

Je hoeft het dashboard niet te openen of te onthouden dat je iets moet controleren. Je leest het op je telefoon tijdens het ontbijt en weet meteen hoe de dag eruitziet.

Wat staat er in de e-mail?

Elke afspraak is een regel, en die regel bevat alles wat je nodig hebt om vóór het vertrek een beslissing te nemen:

1. De tijd van de afspraak, of «Hele dag» als er geen vaste tijd is.
2. De naam van de klant. Als de persoon geen naam heeft achtergelaten, staat er «Klant zonder naam».
3. De dienst, en als er meer dan één persoon komt, hoeveel het er zijn. Als je bedrijf meerdere vestigingen heeft, ook welke.
4. «Nog te bevestigen», wanneer de afspraak nog op jouw bevestiging wacht.
5. Hoe het met de betaling staat: Betaald, Aanbetaling betaald, Betaling in behandeling, Betaalt in de zaak, Pakket of Lidmaatschap.

Onderaan staat een knop, Mijn agenda openen, die je rechtstreeks naar je agenda brengt. Als je meerdere kalenders hebt, bijvoorbeeld één per medewerker, worden de afspraken gegroepeerd onder de naam van elke kalender. Heb je er maar één, dan komen er geen kopjes.

Het onderwerp van de e-mail vertelt je al het belangrijkste zonder dat je hem hoeft te openen: «Jouw agenda van vandaag bij Consultorio Daniela: 4 afspraken».

Hoe laat komt hij aan, en wanneer komt hij niet?

Standaard komt hij om 7:00 uur ‘s ochtends, in de tijdzone van je bedrijf. Als het systeem op dat moment een hapering had, wordt hij nog verstuurd binnen de drie uur daarna, maar niet later: een dagagenda om vier uur ‘s middags heeft geen zin, en die wordt dan ook niet verstuurd.

En hij komt alleen op dagen dat je afspraken hebt. Op een zondag zonder iemand in de agenda krijg je geen leeg mailtje dat zegt «vandaag heb je niets». Geen afspraken, geen e-mail.

Je krijgt hem ook nooit twee keer op dezelfde dag. Zelfs als het systeem opnieuw opstart, wordt de samenvatting van vandaag maar één keer verstuurd.

Hoe zet ik dit aan of uit?

Het staat standaard aan. Om het uit te zetten ga je naar Agenda, dan naar Instellingen, en bij «Meldingen voor jou» vind je de schakelaar Dagelijkse samenvatting van je agenda, met daarnaast het tijdstip waarop je hem ontvangt. Onderaan de e-mail zelf staat ook de instructie om hem uit te zetten.

Op dezelfde plek zie je naar welk e-mailadres je meldingen gaan. Staat er dat je e-mailadres ontbreekt, dan komen de meldingen niet aan, en is het beter dat op te lossen vóórdat je de samenvatting van maandag verwacht.

Wat veranderde er in Daniela’s praktijk?

Drie dingen, geen van allen ingewikkeld.

Het eerste: «Nog te bevestigen» ontglipt haar niet meer. De e-mail van maandag markeert de afspraak van 9:00 al om 7:00, en om dat tijdstip stuurt ze de patiënte een WhatsApp-bericht om te vragen of ze echt komt. De patiënte antwoordt dat ze niet kan, en Daniela biedt dat tijdslot aan iemand anders aan.

Het tweede: ze weet wie al betaald heeft. Voor haar eerste consult vraagt ze een aanbetaling, en in de e-mail ziet ze «Aanbetaling betaald» naast de naam. Bij de vervolgconsulten staat «Betaalt in de zaak», dus ze weet meteen wat ze aan het einde moet innen.

Het derde is iets wat Daniela niet had verwacht: haar assistente Irma krijgt de e-mail ook, omdat zij als beheerder van de website staat geregistreerd. Ze komen allebei bij de praktijk aan met dezelfde informatie, zonder dat Daniela haar de agenda via een bericht moet doorsturen.

Vervangt dit het checken van mijn agenda?

Nee. Het is een foto van 7:00 uur ‘s ochtends. Als iemand om 11:00 boekt of om 10:00 annuleert, weet de e-mail van vandaag daar niets van; daarvoor zijn de meldingen bij elke boeking en elke annulering, die apart en op het moment zelf binnenkomen. De samenvatting is om de dag te beginnen. Voor wat er tijdens de dag gebeurt, blijft je agenda de bepalende factor.

Heb je heel veel afspraken, dan vermeldt de e-mail de eerste 80 en staat er onderaan hoeveel er nog meer in je agenda staan («En nog 4 afspraken in je agenda»).

Hoe stel ik dit in voor mijn bedrijf?

Beschrijf je bedrijf in Proyecta met je eigen woorden. Iets als: “een website voor mijn diëtistenpraktijk in Zitácuaro, met mijn diensten en prijzen, online afspraken met aanbetaling voor het eerste consult en een WhatsApp-knop”.

Zodra je website live staat en de afspraken zijn geactiveerd, staat de samenvatting van 7:00 al aan. Check morgen, met je eerste afspraak in de agenda, je e-mail vóór je iets anders opent. Begin op proyecta.dev.